Mnichovské letiště je pro nespočet lidí nejen prostorem, kde startují a přistávají letadla, ale i místem jednání, setkávání lidí a obecně místem, kde lidé tráví dost svého času. O to, aby tento čas byl strávený co nejpříjemněji se stará společnost Allresto Flughafen München Hotel und Gaststätten GmbH. Firma byla založena v roce 1978 jako Flughafen München Restauration GmbH a je 100% dceřinou společností firmy Flughafen München GmbH. Společnost Allresto GmbH řídí gastronomické služby v terminálech, v přilehlých konferenčních prostorách letiště a nejrůznějších franšízových podnicích. Pro vedení letištního hotelu "Kempinski Hotel Airport" a kasina byla uzavřena smlouva se společností Eurest GmbH.

Zavedení systému

V rámci zavádění DMS systému se zvažovalo několik věcí. Primárně to byla racionalizace struktury podniku a jeho fungování - ELO bylo nejdříve jen jedním z článků celého řetězu. Elektronický archiv však přiměl projektovou skupinu, aby své úvahy zásadně pozměnila a přidala ELO mnohem větší roli v procesu transformace. Allresto pracuje s americkým pokladním systémem. Hromadná data z tohoto systému (krabice s bony z restaurací) bylo nutno z fyzických úložišt přesunout do elektronického archivu. ELO zpracovává tato tisková data pomocí jednoduchého skriptu, jehož vytvoření bylo otázkou jednoho dne. Dnes má Allresto okamžitý přístup do elektronického archivu ELO a tím ke všem svým dokladům. "Pro nás je důležité, aby každý zákazník dostal účet", říká Roland Düngfelder. "Následně se vyhodnocují peněžní deníky a pokladní bony se porovnávají se seznamy tak, abychom zabránili nesrovnalostem" pokračuje pan Düngfelder. Finanční přehledy z pokladních systémů musí být strukturovány tak, aby obrat zboží odpovídal finančnímu obratu, zároveň se musí shodovat s daňovým přiznáním a způsobem platby - nesmí zde vznikat žádné rozdíly.

Informace stisknutím klávesy

Kromě zpracování hromadných dat byl kladen velký důraz na zpřístupnění fulltextového vyhledávání v dokumentech. Vedení firmy také zvláště apelovalo na okamžitou dostupnost důležitých dat. Množství dokumentů zařazených s možností fulltextového vyhledávání je samozřejmě menší, ale rychlý přístup má právě v této oblasti velký význam. Zatímco účetní oddělení pracuje výhradně s evidenčními kartami, management firmy používá zejména fulltextové vyhledávání. Modul fulltextového vyhledávání byl součástí balíku ELOprofessional. Manuální zpracování přijatých faktur bylo zcela odstraněno, protože celý proces je dnes kompletně řešen pomocí sofistikovaného workflow. Poté, co jsou přijaté faktury decentralizovaně naskenovány na skenerech umístěných u pracovních stanic, pokračují v souladu s workflow ke kontrole k patřičným referentům a poté jsou okamžitě zaúčtovány. Stav měsíčních příjmů/výdajů se nepřetržitě aktualizuje, což zaručuje vždy aktuální přehled o situaci.

"B-číslo"

Okolo takzvaného "B-čísla" se točila spousta okolností při zvažování DMS systému. Toto číslo je klíčem k ERP systému Navision. Podařilo se zautomatizovat tok téměř všech objednávek a faktur. Objednávky se nyní provádí elektronickou formou, což dodavatelům dává mnohem větší flexibilitu při nakládkách zboží. Od objednávky přes dodací list až po fakturu - a v případě potřeby upomínku - ELO umožnilo realizovat celý řetězec elektronicky. A co je nejdůležitější je, že systém jsou úspěšně schopni používat i počítačově méně zkušení zaměstnanci. Mnoho dodavatelů společnosti nyní dostává místo velkého počtu jednotlivých objednávek data, která načtou přímo do svého vlastního systému. Naopak, v případě že Allresto obdrží například jejich nový katalog, změny v cenách se okamžitě promítnou do informačního systému. Dodavatelé si na systém již zvykli a obecně je řešení hodnoceno velmi kladně.

Centrální archiv

Díky archivu ELO nebylo nutné instalovat ve skladu ERP systém, což ušetřilo náklady na licence, protože všechny informace jsou pomocí B-čísel nebo jiných atributů kdykoliv a kdekoliv k dispozici také z archivu ELO. Do systému byly zahrnuty také požadavky personálního oddělení. Jakmile se v ERP systému vytvoří nový zaměstnanec, ELO automaticky vytvoří nový šanon s odpovídajícími složkami, takže od tohoto okamžiku je možná archivace relevantních dokumentů do konkrétního spisu zaměstnance. Žádný zaměstnanec už nemusí do sklepa, aby hledal něco k krabicích a skříních. Není potřeba ani někam volat, protože všechny informace, které zaměstnanci potřebují, jsou k dispozici na obrazovce.

Dlouhodobá archivace

V současnosti se archivují také plány projektů pro stavební záměry v mnohamilionové výši. Do archivu mají být dodatečně přeneseny staré archivované dokumenty až po hranici zákonem stanovených lhůt pro úschovu. Jedná se přitom o hory papírů - například srovnávací nabídky, u kterých byly archivovány jednotlivé verze.

Ve zkratce

• Stát: Německo
• Obor: gastronomie
• Firma: Společnost Allresto GmbH řídí gastronomické provozy s cca 800 zaměstnanci v terminálech, v konferenčních prostorách a nejrůznějších franšízových podnicích. Firma, které je podřízeno 40 provozoven s obratem cca. 55 mil. euro ročně, je 100% dceřinou společností firmy Flughafen München GmbH.
• Úkol: Racionalizace struktury podniku a jeho fungování, rychlý přístup k požadovaným datům, odstranění papírového archivu
• Řešení: Pomocí workflow v ELOprofessional je automatizován tok všech faktur a objednávek, celý řetězec zpracování je nyní řešen elektronicky, hromadná data jsou archivována do zabezpečeného archivu, přes ELO lze přistupovat k datům z ERP systému Navision.
• Užitek: 18% úspory v materiálovém hospodářství, podstatné úspory nákladů na tisk, úspory nájemného za prostory pro archivaci, které již nejsou zapotřebí; 100 sloučených nákladových středisek ve finančním účetnictví; 1,5 mil. stránek ročně v administrativě ihned k dispozici, automatická archivace 15.000 pokladních bonů denně. Dostupnost systému: 24 hodin - 7 dní v týdnu i o svátcích (všechny pokladní bony i přehledy se do archivu přenáší v noci elektronicky)

Co říká zákazník

"Referenční zákazníci, které jsme navštívili, pracovali přesně tak, jak jsme to vlastně chtěli - jednoduše, přehledně, jasně. Návštěvy těchto zákazníků nám ukázaly, že naše cíle můžeme uskutečnit s malým množstvím personálu a jednoduchými prostředky. Náš administrátor má koneckonců na starosti mnohem vícevěcí, než jen péči o DMS systém."

Společnost Allresto si přála DMS systém, "který nebude středně velkou firmu nutit vytvářet další personální zdroje."

"Jen dobrý software nestačí, potřebujete také dodavatele, který svůj software zná a umí svým zákazníkům hned od začátku říct, na co mají dbát a co je u takového systému důležité."

"Já to považuji za naprosto geniální, otevřu si svoje úkoly a okamžitě vidím, co všechno je dnes důležité." Roland Düngfelder, vedoucí obchodní správy.