Úkoly ležící před DMS systémem

Dvěma hlavními úkoly bylo zlepšit podporu zákazníků a zjednodušit práci našim zaměstnancům. Oba dva úkoly jsou spolu velmi těsně provázané. Když například zavolá zákazník a je třeba, aby se rychle vyhledalo číslo zakázky staré několik let, nepůsobí moc dobře, když přislíbíte číslo vyhledat a zavolat později. To je nyní po zavedení DMS systému naštěstí minulostí. Čísla zakázek byla zvolena jako vyhledávací kritérium a požadovaná zakázka je téměř okamžitě zobrazena na monitoru. „To byl velký pokrok oproti minulosti, vzpomíná Daniel Zimmermann, vedoucí projektu.

Dalším cílem bylo vyvarovat se opakování stejné práce, když například přišla objednávka, navazující na nějakou jinou, velmi starou objednávku. Mechanické kartáče se většinou dělají na míru přesně podle specifikací odběratele, takže musíte najít staré výkresy, zkontrolovat a znovu je dodat do výroby. V tomto nám DMS také velmi pomohl.

Výběr ELOprofessional

Spolupráce s ELO začala již před deseti lety. První analýzy, prováděné pod vedením Petera Zimmermanna, ukázaly, že aby bylo možné dojít k nějakému závěru, je třeba zapojit celý tým, který by se věnoval jen revizi firemních procesů. V důsledku tohoto zjištění se otázka elektronického archivačního systému neustále odkládala. To, co se nepodařilo stihnout za působení Petera Zimmermanna, se podařilo po nástupu jeho syna Daniela Zimmermanna do společnosti v roce 2003.

Daniel začal na začátku roku 2003 s analýzou jednotlivých DMS systémů, tato fáze trvala od března do června a jako vítěz z ní vyšel systém ELOprofessional.

„Zdálo se mi, že systémy, které jsme vedle ELO porovnávaly, tak úplně nesedí potřebám středně velké společnosti, kterou jsme", říká Daniel Zimmermann. „Provedli jsme instalaci systému na 80 počítačů, nevynechali jsme ani počítače starších zaměstnanců. Ve firmě není nyní jediný zaměstnanec, který by s ELO nepřišel nějakým způsobem do styku. A nikdo už se nechce vrátit zpět k řešení tun papírových dokumentů".

Daniel Zimmermann vypráví: „Společně s integrátorem ELO jsme si prošli firemní procesy, abychom systém připravili přímo nám na míru. Načrtli jsme pár návrhů a dohodli se na dalším postupu, dařilo se i dodržet časový rozvrh. Chtěli jsme systém brzy uvést do provozu a to se podařilo".

Výhody práce s ELOprofessional

Než se do společnosti zavedl DMS systém, byly objednávky zákazníků shromažďovány na jedné pracovní stanici. Logicky byl ale problém pro ostatní uživatele efektivně s těmito dokumenty pracovat.

Dokumenty jsou zařazovány do archivu s číslem potvrzení objednávky, příchozí objednávky tak nejsou ihned skenovány a tím se dá také ušetřit nějaký čas. Objednávka je naskenována až po schválení, které je otázkou několika interních procesů. Objednávky se nyní dají v elektronickém archivu lépe vyhledat ať už podle zákazníka nebo časového období, ve kterém byla objednávka přijata.

Historie projektu a časový harmonogram

Červenec 2003

Výběr ELOprofessional

Září 2003

Plánovací fáze

02.10.2003

První projektová setkání a analýza

Od 24.10.2003 do 21.11.2003

Pilotní projekt

Říjen 2003 až Leden 2004

Skenování více jak 90 000 výkresů a vyplnění jejich evidenčních karet. Hlavním požadavkem v této fázi bylo nevyplňovat do evidenčních karet více, než naprosté minimum informací. Vyplněné kolonky byly omezené na zákazníka a číslo výrobku. Tyto dvě položky stačily pro vytvoření specifického identifikátoru. Všechny ostatní informace byly importovány z excelové tabulky.

Prosinec 2003

Nákup nového serveru IBM. Přenos dat z původního systému.

Leden 2004

Přenos všech dokumentů z ERP systému FORMAT (potvrzení objednávek, dodací listy, faktury)

Od ledna 2004

Přenos všech nabídek zákazníkům (průměrně se přenášelo 60 nabídek denně)
Veškeré výkresy byly začátkem roku naskenovány a uskutečnil se přenos části dokumentů obchodního oddělení z ERP do elektronického archivu. Pro tento účel byl využit modul Cold.

Únor 2004

Skenování zbytku dokumentů obchodního oddělení (jinak nezařaditelné dokumenty, objednávky, korespondence, protokoly o návštěvách atd.) a příprava evidenčních karet pro zařazení těchto dokumentů.

Březen 2004

Veškerá agenda obchodního oddělení je již přemístěna do elektronického archivu. Nepotřebné fyzické pořadače byly přemístěny do nových kanceláří. V obchodním oddělení dokumenty obíhají pouze v digitální podobě. Po menších skupinkách zároveň probíhá školení zaměstnanců.

Reakce zaměstnanců

Spokojenost zákazníků, pramenící z rychlého přístupu k informaci, se promítá i do spokojenosti zaměstnanců. V dotazníku, který nechalo vedení zaměstnance vyplnit, se nejčastěji vyskytoval komentář „ke všemu se teď dostanu rychleji".

Fakta

Obchodní oddělení Mink Brushes již plně přešlo na digitální archivaci. Ačkoliv se přílivpříchozích papírových dokumentů nezmenšil, odpadla nutnost hledání v neproniknutelných fyzických archivech. „Všechno běží perfektně", shrnuje Daniel Zimmermann, odpovědný za projekt. Firma již přešla na digitální archivaci, kromě oddělení lidských zdrojů a účetního oddělení. Do budoucna bychom rádi zařadili do archivu i manuály na ovládání strojů a jejich nastavení.

Aktivity plynoucí ze zavedení ELO ve společnosti

V dubnu 2004 se zrodil nápad odesílat faktury pouze pomocí faxu nebo emailu. Jelikož veškeré faktury byly již automaticky z ERP systému FORMAT do ELO archivovány, hledalo se řešení jejich automatizovaného odesílání. Cíl byl následující: 150-200 faktur denně již nemělo být zákazníkům odesíláno standardně poštou, čímž se firma zbaví činností jako je tisk faktury, zalepení do obálky, opatření známkou atd. Tím se mělo ušetřit na administrativních nákladech a papíru. Zároveň si společnost slibovala od opatření zlepšení poskytovaných služeb zákazníkům.

Na čele pelotonu

V Mink Brushes všechny ohromil dopad tohoto rozhodnutí. Po zavedení elektronického odesílání faktur (za dodržení všech právních aspektů), se rozhodlo 94 % zákazníků společnosti pro přechod na tento typ příjmu faktur. Mink Brushes se stala první společností v Německu, která tento proces zautomatizovala zároveň za použití digitálního podpisu, vyžadovaného zákonem.

Výsledky

• Spokojenost zákazníků i zaměstnanců - okamžitě dostupné informace
• Aktuální informace - Zákazníci nyní mohou vidět stav odeslání svého zboží (dosaženo pomocí linku na UPS)
• Tím se rapidně zmenšil počet dotazů typu „Jak to vypadá s objednávkou?"

Fakta a čísla

• Počet stran měsíčně zařazených do archivu (naskenovaných, či převedených z ERP): 55 000
• Celkový počet stran zařazených do archivu od spuštění projektu: 1,3 milionu
• Počet naskenovaných stran měsíčně: 27 500
• Celkový počet naskenovaných stran zařazených do archivu od spuštění projektu: 600 000
• Průměrné diskové místo pro jednu stranu: 35 kB
• Zatím zaplněný diskový prostor: 45 GB
• Náklady na zavedení DMS (hardware, licence, programování): 90 000 EURO