Požadované informace rychle a bez překážek

Přístup k požadovaným informacím i přes zrakové postižení uživatele, takový je cíl skupiny Scientific Blind/Low Vision Group v St. Petersburgu na Floridě. Největší světový výrobce elektronických pomůcek pro lidi se zrakovým postižením má svou evropskou centrálu Freedom Scientific GmbH v Švýcarsku v obci Trägerwillen u Kostnice u Bodamského jezera. Evropská centrála podpory se nachází v Hamburku. Freedom Scientific v současnosti prodává své programy v 65 zemích, koordinuje lokalizaci a úpravy pro 25 jazyků. Kromě toho firma zajišťuje technickou podporu evropských prodejců. Freedom Scientific vkládá veškeré své znalosti do toho, aby lidé se zrakovým postižením měli stejný přístup k informacím jako ostatní. Především služba zákazníkům je jedna z vůdčích myšlenek společnosti. O to důležitější je, aby také zaměstnanci u Freedom Scientific měli rychlý a spolehlivý přístup k požadovaným informacím a mohli tak zajistit tu nejlepší péči o zákazníky.

Přehled díky DMS

Informace o cenách, kontrola oprávnění ke stažení aktualizací, vyhledávání sériového čísla či hledání konkrétní e-mailové komunikace, ve Freedom Scientific chyběl centrální informační pool. Vyhledávání v poštovních schránkách v Exchange či hledání SAP dokladů nebo celních a expedičních dokladů ve veřejných složkách bylo vždy extrémně náročné. Proto se firma rozhodla zavést systém správy dokumentů, a to s cílem požadavky zákazníků nejen splnit, ale dokonce předčit. A rozhodla se pro DMS řešení ELOprofessional, pomocí kterého byl vytvořen centrální informační prostor pro SAP doklady, e-maily, kancelářské dokumenty, celní a expediční dokumenty.

E-maily a SAP doklady v digitálním pořádku

Jako vedoucí společnost na trhu elektronických pomůcek pro slepce a lidi se zrakovým postižením investuje Freedom Scientific své zdroje do dalšího rozvoje, výroby a prodeje svých produktů. Skvělý servis a respekt k zákazníkům jsou přitom pro firmu samozřejmostí. Pro tuto samozřejmost je důležité používat efektivní a uživatelsky přívětivý DMS systém, který splní všechny tyto požadavky. Freedom Scientific ve Švýcarsku používá ERP řešení Business One. Po analýze firemních procesů byla v prosinci 2006 zavedeno řešení ELOprofessional s fulltextovou databází a ELO XC. ELO XC zajišťuje automatickou archivaci stávající a budoucí e-mailové komunikace na serverové bázi. Cirka 70.000 e-mailů (stav od roku 2003) bylo dodatečně v prvním projektovém kroku automaticky uloženo v DMS. V únoru 2007 následoval v podobě produktivního nasazení řešení SAP Business One ArchiveLink pro ELO druhý krok. Aktuální stav cca 60.000 vystavených SAP dokladů (od ledna 2005) byl plně automaticky uložen a opatřen evidenčními kartami. K nim nyní samostatně přibývají nově vytvářené doklady jako dodací listy a celní doklady. Pomocí ArchiveLink probíhá převod na informace v evidenční kartě a uložení dokumentů do archivu bez manuálního zpracování. ArchiveLink provádí přiřazení k referenci SAP resp. k zakázce. Faktury centrály na Floridě došlé e-mailem se pomocí ELO-XC automaticky filtrují a jsou dále zpracovávány přes ArchiveLink.

Volný výhled na obchodní procesy

Pracovní operace, které byly dříve prováděny manuálně a trvaly velmi dlouho, jsou nyní zautomatizovány pomocí systému ELOprofessional. Jednoduchým kliknutím myši jsou doklady ze SAP Business One ve vteřině zobrazeny v ELO. Zaměstnanci tak mají také možnost prohlížet si SAP dokumenty, aniž by jejich pracoviště mělo připojení na SAP nebo aby se v SAP vyznali. Pomocí workflow, jako například schvalování faktur, jsou řízeny obchodní procesy a transparentně zobrazovány v ELO. Díky kombinaci ERP řešení SAP Business One s DMS řešením ELOprofessional přes SAP Business One ArchiveLink pro ELO byly obchodní procesy ve Freedom Scientific GmbH do značné míry optimalizovány a zefektivněny.

Výhled

Plánována je dále integrace dokladů finančního a mzdového účetnictví i integrace elektronického celního odbavení (švýcarská celní správa).

VE ZKRATCE

• Stát: Švýcarsko
• Obor: výroba
• Firma: Společnost Freedom Scientific Inc. je jedním z předních světových výrobců elektronických pomůcek pro lidi se zrakovým postižením. Freedom Scientific GmbH má svou centrálu v Tägerwilen/Švýcarsko a provozuje centrum podpory v Hamburku.
• Úkol: Vyhledávání v poštovních schránkách v Exchange resp. hledání dokladů SAP nebo celních a expedičních dokumentů ve veřejných složkách bylo vždy extrémně náročné. Manuální pracovní procesy zabíraly velmi mnoho času. Úkolem bylo digitalizovat starou a budoucí e-mailovou komunikaci, to samé platilo pro aktuální stav vydaných SAP dokladů.
• Řešení: Díky zavedení DMS řešení ELOprofessional byl vytvořen centrální informační pool pro SAP doklady, e-maily, kancelářské dokumenty, celní a expediční doklady. Pomocí workflow, jako je schvalování faktur, jsou řízeny obchodní procesy a transparentně zobrazovány v ELO.
• Užitek: Všechny potřebné informace jsou nyní k dispozici centrálně, stačí kliknout myší. Pracovní procesy probíhají automaticky a tedy efektivněji. Vysoké nároky na kvalitu služeb zákazníkům jsou zajištěny.

Použité produkty:

• SAP Business One
• ELOprofessional
• ELOprofessional Fulltext
• ELO-XC
• ELO-Barcode
• ELO XML Importer
• SAP Business One ArchiveLink pro ELO
• OLE DB rozhraní obchodního partnera ELO

Co říká zákazník

Díky kombinaci ERP řešení SAP Business One s DMS řešením ELOprofessional přes SAP Business One ArchiveLink pro ELO byly obchodní procesy ve Freedom Scientific GmbH do značné míry optimalizovány a zefektivněny." Tobias Winnes, jednatel společnosti Freedom Scientific GmbH