Moderní pohádka: Z malé manufaktury k celosvětově uznávanému specialistovi na léčbu dýchacích cest. Tato věta popisuje vývoj firmy PARI od jejího založení před 100 lety do dneška. Z malého, řemeslně orientovaného rodinného podniku vznikla firemní skupina PARI, která se svým vlastním výzkumem a vlastní produkcí udává mezinárodní standardy v aerosolové technologii a celosvětově zaměstnává zhruba 400 zaměstnanců. PARI zůstává i dnes nezávislou firmou bez cizího kapitálu. Proto je schopna bezprostředně uskutečňovat své vysoké nároky na technologie a kvalitu bez vlivu třetích osob. Smyslem a cílem její práce je usnadnit život lidem, kteří trpí nemocemi dýchacích cest a také těm, kteří o ně pečují. V otázkách kvality je firma velmi náročná. To platí jak pro kvalitu produktů, tak i pro znalosti a schopnosti zaměstnanců, neboť dobrá pověst, které se PARI celosvětově těší, zavazuje.

Znalosti musí být dostupné

U PARI se nashromáždilo spoustu dokumentů. Projekty byly dokončeny a všechny příslušné objekty měly rychle získat statut nezaměnitelnosti. Proto se firma v roce 2003 rozhodla instalovat s ELOprofessional systém na správu dokumentů. S tím byly úzce spojeny úvahy o centrálním propojení všech informací z nejrůznějších systémů zpracování dat do jednoho archivu tak, aby bylo možno je cíleně znovu vyhledat. Řešení na správu dokumentů od ELO umělo splnit všechny tyto požadavky. PARI také mezitím přešla z tehdejšího ERP řešení Baan na SAP. Rozhraní ELO ArchiveLink pro SAP R/3 (a jiné ERP systémy) umožnilo plynulé propojení se stávajícím systémovým prostředím.

Intuitivní ovládání s ELO

Díky otevřené systémové struktuře a intuitivnímu ovládání systému padlo rozhodnutí pro ELOprofessional velmi rychle. "Uživatelské rozhraní odpovídalo představám uživatelů, každý se uměl ihned zorientovat a co se zejména líbilo: dokumenty byly uloženy pouze jednou, ačkoliv jsme si chtěli ponechat naši strukturu jednotlivých oddělení," říká vedoucí projektu Ronald Schmidt. Zavedení ELO začalo optimalizací zpracování přijatých faktur při zohlednění všech zákonných požadavků. V následujícím kroku byl připojen odbyt a servisní centrum. Faktury, dodací listy, veškerá administrativa nyní běží přes ELO a nikoliv přes Baan resp. SAP, protože je zde zaručena úplnost všech objektů přináležejících k jednomu obchodnímu případu. "Ztrát v důsledku vzájemné nekompatibility je velmi málo", říká vedoucí projektu Ronald Schmidt, "změny lze provádět velmi rychle, protože oba systémy lze snadno upravovat. Také jsme již vytvořili rozhraní k excelu, abychom zautomatizovali i archivaci nejrůznějších existující minidatabází."

Elementární přidaná hodnota

"Kdo by chtěl užitek počítat v eurech a centech, ten nepochopil hodnotu takovéhoto systému pro firmu jako celek (kromě jiného rychlé nalezení informací a tím dobrá motivace zaměstnanců)", míní vedoucí projektu. Elementární užitek získává ze systému technický servis. Vrátí-li se přístroje, jsou k nim vždy připojeny průvodní dopisy. Papír je však z hygienických důvodů nutno ze servisu odstranit. Od zavedení ELO probíhá zpracování díky časnému podchycení dokumentů plně elektronicky, takže i požadavek na bezpapírové odbavování je kompletně splněn.

Výhled

V příštím kroku se plánuje zapojit do správy verzí také elektronický podpis, pro PARI je to velmi důležité, neboť právoplatný podpis je pro firmu předpokladem k tomu, aby pomocí workflow mohla automatizovat obchodní procesy. "To má pro mě pochopitelně v tomto momentě naprosto nejvyšší prioritu a bude to nejbližší opravdový úkol. Jakmile to poběží, nasadíme také workflow, např. pro změnové návrhy. Bude-li existovat nová verze, stará přestane být aktivní. Proto má být možno opatřit jednotlivé verze elektronickým podpisem", tolik Ronald Schmidt. DMS řešení od ELO se přizpůsobí změnám ve firmě. Zaměstnanci nechávají svou prací systém růst a podle situace mohou přidávat nové funkce. Systémy nejsou nikdy hotové a tak je to dobře, jakmile se firma změní, změní se s ní i naše systémy", raduje se Ronald Schmidt.

VE ZKRATCE

• Stát: Německo
• Obor: aerosolová technologie
• Firma: Společnost PARI Medical Holding GmbH vyvíjí a vyrábí inhalační systémy. Je zastoupena ve více než 70 zemích celého světa a má více než 50% tržní podíl v Německu, Rakousku, Švýcarsku, Malajsii, Singapuru a v Koreji.
• Úkol: Všechny informace z různých systémů zpracování dat jsou nyní k dispozici centrálně v jednom archivu. Papír má být z hygienických důvodů ze servisu odstraněn. Propojení s ERP systémem Baan a později SAP.
• Řešení: Faktury, dodací listy, veškerá administrativa jsou nyní dále zpracovávány v ELO. Od července 2003 spravuje 160 uživatelů cca. 500.000 dokumentů v ELO.
• Užitek: Rychlé nalezení informací, vysoká motivace zaměstnanců, optimalizované procesy přinášející úsporu času. Bezpapírové a tedy hygienické odbavení v servisu.

Co říká zákazník

"ELOprofessional je flexibilní, uzpůsobí se individuálním požadavkům jednoduše a rychle pomocí možností a customizingu nebo pomocí skriptů ELO." Ronald Schmidt, vedoucí projektu u PARI

"Systém lze ovládat skutečně intuitivně a protože i poměr ceny a výkonu byl v pořádku, nebylo už rozhodování těžké." Ronald Schmidt, vedoucí projektu u PARI

"Když jde o to rychle realizovat myšlenku v činy, jsou zaměstnanci ELO velmi kooperativní - jako například u požadavku elektronického podpisu se správou verzí - a to je pro nás mimořádně důležité, protože právoplatný podpis je pro PARI předpokladem pro automatizaci obchodních procesů přes workflow." Ronald Schmidt, vedoucí projektu u PARI

"Chceme jedno místo, na kterém lze nalézt vše - jeden systém jako srdce všech ostatních systémů." Ronald Schmidt, vedoucí projektu u PARI.