ELO Digital Office ČR - Weimarer Wohnstätte GmbH
ECM Enterprise Content Management · Archivace · Workflow · WCM
Reference zákazníků
Weimarer Wohnstätte GmbH
Stáhnout studii ve formátu PDF
Vytváříme místo pro život
S ELO zvyšuje Weimarer Wohnstätte spokojenost svých zákazníků. Zaměstnanci mají díky ELO z každého pracovního místa rychlý a přehledný přístup ke složkám jednotlivých nájemců. Přijatá a odeslaná pošta se také zpracovává a elektronicky archivuje v ELOprofessional. Vyúčtování provozních nákladů se z AS/400 a software pro bytové hospodářství Wohndata přes rozhraní ELO COLD automaticky integruje do elektronické složky nájemníka v ELO. Výsledky: větší spokojenost zákazníků, optimalizace informačního toku ve firmě a efektivní obchodní procesy.
Společnost Weimarer Wohnstätte GmbH vytváří životní prostory - zejména tehdy, jedná-li se o pronájem či prodej bytů za dostupné ceny. Jako stoprocentní dceřiná společnost města Weimar pracuje a jedná Weimarer Wohnstätte s pochopením pro budoucí rozvoj a zástavbu města. Její snahy se v první řadě řídí zájmy a představami nájemníků a vlastníků bytů. "Vytváříme místa pro život" je nejen slib cenově dostupného bydlení, ale i přiznaná snaha o zlepšení bytové kultury a kvality života..
Flexibilní řešení archivu, které obstojí i v budoucnosti
Před zavedením ELO již společnost Weimarer Wohnstätte GmbH složky svých nájemníků archivovala elektronicky. Software pro bytové hospodářství však měl být v následujících letech modernizován. Od roku 2003 bylo jasné, že dlouhodobá archivace se musí opírat o inovativní, flexibilní a především nezávislý archivační systém, který také bude možno propojit s jakýmkoliv jiným software. Vyhodnocování archivačních systémů nebylo pro Weimarer Wohnstätte snadné. Zejména proto, že již používané řešení pro hlavní oblast činnosti nabízí také archivační komponentu. Po obsáhlém hledání trvajícím jeden a půl roku a porovnání nejrůznějších systémů archivace a správy dokumentů, i po několika praktických návštěvách u jiných bytových společností se firma rozhodla pro ELOprofessional.
Intuitivní ovládání bez velkého učení
I přes elektronickou složku nájemníků se ve firmě pracovalo s centrálním archivem papírových dokumentů. Hledání informací ze složky nájemníka bylo namáhavé a zdlouhavé. Důležitými kritériem pro rozhodnutí nasadit ELO jako elektronický archivační systém byla kromě jednoduchého a intuitivního ovládání také skutečnost, že naučit se systém ovládat lze rychle. Přesvědčivá byla zejména flexibilita v přizpůsobení se systému bytového hospodářství používanému ve firmě. Propojení obou softwarových systémů trvalo pouze jeden den. Dnes je díky ELO professional každá informace - také ze servisních center mimo centrálu - k dispozici ihned bez ztráty času - stačí stisknout klávesu.
"Kompetentní, flexibilní a angažovaný ve všech otázkách týkajících se bydlení",
Pokud toto tvrdí zákazníci o zaměstnancích firmy, může být na to vskutku hrdá. Weimarer Wohnstätte nabízí například 24 hodinový servis pro všechny technické problémy týkající se bytu nájemníků. V každé větší obytné oblasti se nachází servisní centrum společnosti Weimarer Wohnstätte. Se stejným nasazením a kompetencí zastupuje firma také zájmy vlastníků, například při správě a údržbě jejich bytových domů a budov. S ohledem na nasazení v zájmu nájemníků a vlastníků bytů je elektronický archiv ELO pro firmu důležitým prostředkem pro zvyšování spokojenosti zákazníků.
Na cestě ke spokojenosti zákazníků
Společnost Weimarer Wohnstätte začala svůj projekt ELO se zpracováním a archivací aktivních nájemních vztahů. K archivační struktuře ELO patří složky se smlouvami a korespondencí, jako např. nájemní smlouvy, změny nájemného nebo oprávnění k inkasu z účtu. Další složky obsahují dokumenty týkající se soudních aktivit, kaucí a záruk, vyúčtování provozních nákladů a ostatních platebních ujednání. Informace týkající se bytu jsou v ELO archivovány ve složce bytu, např. půdorysy, fotografie a plány. V rámci popsané archivace složek byly pracovní postupy uvnitř firmy cíleně zjednodušeny, takže zaměstnanci v oblasti bytového hospodářství mohou své vlastní dokumenty v jedné pracovní operaci archivovat sami. V této souvislosti zorganizovala společnost Weimarer Wohnstätte GmbH elektronickou archivaci e-mailových a faxových dokumentů z Lotus Notes do elektronické složky nájemníka v ELO. S rozhraním ELO COLD mohou zaměstnanci automaticky nahrát dopisy s vyúčtováním provozních nákladů ze systému bytového hospodářství AS/400 a Wohndata do složky nájemníků v ELO.
Přidané hodnoty archivace
Jednoduché ovládání a propojení se systémem bytového hospodářství přispěly k vysoké akceptaci DMS u všech zaměstnanců Weimarer Wohnstätte. Archivační systém se stal důležitou součástí v denním pracovním procesu a dnes již k němu neodmyslitelně patří. ELO je k dispozici všem zaměstnancům, i těm, kteří pracují v externích kancelářích ve Weimaru. Rychlá reakce, okamžité informace a výtisk kopií v souladu s požadavky - to jsou faktory, které zaměstnanci shledávají jako pozitivní. "Vyúčtování nákladů na vytápění, které jsme dříve od externí firmy dostávali v metr vysokých papírových stozích, se dnes se zhruba 7.000 datovými záznamy vejdou na 2 CD", říká vedoucí projektu paní Dr. Wernicke.
Výhled
"Myslím, že v budoucnu vytvoříme z dnešního archivu zaměřeného na bytové hospodářství centrální firemní archiv, ve kterém budeme archivovat také důležité dokumenty týkající se organizace a řízení firmy a pomocí diferencované správy přístupových práv ELO je individuálně zpřístupníme zaměstnancům společnosti Weimarer Wohnstätte GmbH", dodává paní Dr. Wernicke závěrem. Elektronický archivační systém ELO je stále rostoucím systémem, díky kterému lze zefektivnit řadu pracovních procesů.
VE ZKRATCE
• Stát: Německo
• Obor: nemovitosti
• Firma: Jako stoprocentní dceřinná firma města Weimar pronajímá a prodává Weimarer Wohnstätte GmbH cenově dostupné bydlení. Spravuje 7000 bytů a 1000 nebytových prostor, garáží atd.. Firma zaměstnává 58 zaměstnanců.
• Úkol: Rychlý a přehledný přístup ke složkám nájemníků ze strany všech zaměstnanců a z každého pracoviště společnosti Weimarer Wohnstätte GmbH. Rozhraní k systému bytového hospodářství AS/400 a Wohndata.
• Řešení: Složky nájemníků, přijatá a odeslaná pošta se zpracovávají a archivují pomocí ELOprofessional. Vyúčtování provozních nákladů se ze software pro bytové hospodářství přes rozhraní ELO COLD automaticky integruje do elektronické složky nájemníka v ELO. Užitek: vyšší spokojenost zákazníků, optimalizace informačního toku, efektivní obchodní procesy.
Co říká zákazník
"Byla vytvořena možnost, aby se obrovská množství dat dala archivovat za cca 20 minut v podobě dokumentů v ELO - pro každého zaměstnance zvlášť. To je nejen obrovské usnadnění práce, ale i obrovská úspora času, získaný čas nyní využíváme pro skutečně smysluplné věci." Dr. A. Wernicke, management IT a řízení projektů ve Weimarer Wohnstätten GmbH
"V ELO se již archivuje i mnoho dokumentů MS-Office - je to velmi pohodlné řešení, které je součástí standardního balíčku archivačního systému ELO, jsem naprosto nadšená." Dr. A. Wernicke, management IT a řízení projektů ve Weimarer Wohnstätten GmbH
"V ELO se již archivuje i mnoho dokumentů MS-Office - je to velmi pohodlné řešení, které je součástí standardního balíčku archivačního systému ELO, jsem naprosto nadšená." Dr. A. Wernicke, management IT a řízení projektů ve Weimarer Wohnstätten GmbH
Alternativní nadpis:
20.05.2008
