Cieľ

„Mali sme dva špecifické dôvody prečo uvažovať o elektronickom archivačnom systéme“, uvažuje projektový manažér Frank Dubberke. „ Za prvé bolo nutné urobiť konečne poriadok v zmluvách s našimi obchodnými partnermi– máme uzatvorených okolo 7000 zmlúv. Po druhé bolo potrebné vybudovať systém fakturácie prepojený s existujúcim systémom SAP R/3 – ktorý by bol naďalej zdrojovým systémom i po zavedení elektronického archívu. V úvahu musela byť braná i možnosť napojenia systému na Lotus Notes a používaný operačný systém Microsoft Windows. Prvýkrát sme sa s myšlienkami na zavedenie DMS systému začali zaoberať už v roku 2003.

Analýza

„Fáza príprav bola v podstate celkom nezaujímavá“, pripomína projektový manažér. „Urobili sme počiatočný výber asi z 15-20 produktov, z ktorých 3 prešli do ďalšieho kola, kde sme si nechali urobiť prezentáciu riešenia. DMS systém ELOprofessional urobil dojem na projektový tým vo všetkých kľúčových oblastiach.

Rozhodnutie

Intuitívne používanie bolo iste jedným z aspektov, ktoré nás viedli k výberu ELO, samozrejme vedľa otvorenej architektúry a rozšíriteľnosti systému“, hovorí po krátkom zamyslení Frank Dubberke.„Môžete rýchlo a jednoducho implementovať individuálne požiadavky použitím visual basic skrípt, čo sa mne osobne veľmi páčilo“.

Pilotný projekt

„Pilotný projekt s ELOprofessional 4.0 sme spustili v septembri 2003, ten bežal do januára 2004. Vo februári 2004 projekt odštartoval živým nasadením a to spočiatku v dvoch oblastiach – skenovanie a archivácia faktúr dodávateľov a replikácie dát z databázy uzatvorených zmlúv do elektronického archívu. “Od januára 2005 odštartoval projekt i v ostatných oblastiach. Pôvodne bolo v pláne urobiť aktualizáciu na ELOprofessional 5.0 v priebehu 1. polovici roku 2006. Avšak výhody, ktoré ponúkalo riešenie ELOenterprise na báze JAVA, ako nezávislosť na platforme a škálovateľná systémová architektúra, presvedčili projektový tým ešte chvíľku počkať.
ELOenterprise umožňuje rozdelenie serverových procesov na jednotlivé servery, čím je zaistené, že jednorazový výpadok hardwaru nevyvolá zrútenie celého systému. Po zvážení všetkých pre a proti sa spoločnosť rozhodla rovno pre aktualizáciu na ELOenterprise. Ta byla uskutočnená na konci roku 2006 spoločne s implementáciou nového modulu.Lotus Notes ArchiveLink pre archiváciu emailov na servere.

Výzvy

„Na začiatku sme trocha zápasili s napojením na SAP, ale nakoniec sme to zvládli. V tejto súvislosti sa mi ale vybavuje iná významná udalosť“, hovorí projektový manažér pri obzeraní sa späť.„ Keď sme sa behom riešenia napojenia ELOenterprise bližšie podívali na rozhraní SAPu, napadla nás myšlienka znovu tu SAP zaviesť. Od roku 1999 sme zadali jeho outsourcing inej spoločnosti. Nasledovalo intenzivne školenie vo Walldorfe a zrazu sme mali SAP naspäť doma zároveň i s elektronickým archívom. To bol veľmi pozitívny efekt spojený s riešením DMS otázky všeobecne. Inak by sme o tejto variante pravdepodobne nikdy neuvažovali.“

Stav

Pôvodné ciele boli dosiahnuté a spoločnosť spustila používanie ELOenterprise v oddelení obchodu a finančnom oddelení. Archivácia dokumentov teraz už prebieha do ELOenterprise a začali sa používať funkcie ako automatická kontrola platobných termínov a iné. Teraz prejde firmou okolo 14 000 dokumentov ročne, čo je skoro dvojnásobné množstvo, než sa pôvodne predpokladalo.

AKN počíta s tým, že objem archivovaných dát bude narastať, prevažne taktiež vďaka archivácii emailov, ktorú spoločnosť zaviedla. Na túto skutočnosť sa pripravili nákupom moderného zálohovacieho a ukladacieho systému DR550 od IBM, ktorý je nasadený od januára 2007. Jedná sa o systém založený na veľkom množstve harddiskov, ktorý zároveň poskytuje vysoké možnosti kontroly a zabezpečenia dát. Ovládanie systému je dosiahnuté pomocou ELOprofessional linku na IBM Tivoli System Storage Manager DR550. Behom prvého dňa prevádzky bolo zaradeného do elektronického archívu viacej než 32 000 dokumentov z finančného oddelenia. Objem úložiska 3,4 TB zaisťuje i do budúcna dostatočný priestor pre archiváciu ďalších dokumentov.

Zhodnotenie systému a čísla

Zavedenie DMS systému sa oproti očakávaniu stretlo s prevažne vrelým prijatím zamestnancov spoločnosti. Často sa ľuďom nechce meniť zabehnuté pracovné postupy a všeobecne robiť akékoľvek zmeny, v AKN to našťastie nebol tentp prípad.
„ Naši kolegovia si uvedomili výhody systému a zistili, že si spústu práce môžu uľahčit a zrýchlit“.

Celkovo Frank Dubberke hodnotí implementáciu DMS systému ako ´pozitívnu a užitočnú´. „Je pravdou, že na ten istý projekt vám dva rozdielny ľudia môžu dať i protikladné názory, ale v tomto prípade si skutočne myslím, že zavedenie ELOenterprise spoločnosti iba prispelo“, hovorí.

Tu je pár čísel, ktoré hovoria za všetko.

• 8 000 archivovaných faktúr za deväť mesiacov.
• 10 000 archivovaných plánov (nákresov, projektov) z oblasti konštrukcie, signalizácie a telekomunikácie.
• Celý prechod na DMS umožnil znížiť prevádzkové náklady spoločnosti o 20%. „To sú pre nás významné čísla. Zamestnanci zároveň ušetria pomerne dosť času spracovaním zverených úloh“, hovorí Frank Dubberke.
• Archivované faktúry od dodávateľov – „ Už teraz sme bez problémov prekonali naše pôvodné odhady 7 000 archivovaných faktúr ročne. Od januára 2005 do septembra sme zaradili do elektronického archívu viacej než 8 000 faktúr“.
• Vyhľadávanie –„Hľadanie faktúr prebiehalo najskôr podľa čísla faktúry a zabralo veľa času, vyhľadanie v archíve je teraz otázkou chvíľky."
• Archivácia veľkoplošných výkresov – „ELO nám taktiež pomohlo v archivácii veľkoplošných výkresov, s ktorými musíme pracovať. Máme dve dcérské skupiny, ktoré pracujú s výkresmi: Konštrukcie, s viacej než 5 000 nákresmi ročne a Signalizácia / Telekomunikácia, taktiež s viacej než 5 000 nákresmi ročne.“

Budúcnosť

Plánujeme kompletnú digitalizáciu účtového oddelenia.V budúcnosti budú odchádzajúce faktúry automaticky digitálne archivované v ELO a zaraďované do SAPu behom tlače. V dcérskej spoločnosti AKN ( Gueterkraftverkehr Hamburg-Holstein GmbH) je už nasadený pilotný projekt a zatiaľ všetko funguje bez problémov.

Frank Dubberge, projektový manažér