Mníchovské letisko je pre nespočetné množstvo ľudí nie len priestorom, kde štartujú a pristávajú lietadlá, ale aj miestom jednania, stretávania ľudí a všeobecne miestom, kde ľudia trávia dosť voľného času. O to, aby tento čas bol strávený čo najpríjemnejšie sa stará spoločnosť Allresto Flughafen München Hotel und Gaststätten GmbH. Firma bola založená v roku 1978 ako Flughafen München Restauration GmbH a je 100% dcérskou spoločnosťou firmy Flughafen München GmbH. Spoločnosť Allresto GmbH riadi gastronomické služby v termináloch, v priľahlých konferenčných priestoroch letiska a najrôznejších franšízových podnikoch. Na vedenie letiskového hotela „Kempisnski Hotel Airport“ a kasína bola uzatvorená zmluva so spoločnosťou Eurest GmbH.

Zavedenie systému

V rámci zavedenia DMS systému sa zvažovalo niekoľko vecí. Primárne to bola racionalizácia štruktúry podniku a jeho fungovania – ELO bolo najskôr len jedným z článkov celého reťazca. Elektronický archív však prijal projektovú skupinu, aby svoje úvahy zásadne pozmenila a pridala ELO oveľa väčšie role v procese transformácie. Allresto pracuje s americkým pokladničným systémom. Hromadné dáta z tohto systému (krabice s blokmi z reštaurácií) bolo nutné z fyzických úložísk presunúť do elektronického archívu. ELO spracováva tieto tlačové dáta pomocou jednoduchého skriptu, ktorého vytvorenie bolo otázkou jedného dňa. Dnes má Allresto okamžitý prístup do elektronického archívu ELO a tým ku všetkým svojim dokladom. „Pre nás je dôležité, aby každý zákazník dostal účet“, hovorí Roland Düngfelder. „Následne sa vyhodnocujú peňažné denníky a pokladničné bloky sa porovnávajú so zoznamami tak, aby sme zabránili nezrovnalostiam„ pokračuje pán Düngfelder. Finančné prehľady z pokladničných systémov musia byť štruktúrované tak, aby obrat tovaru odpovedal finančnému obratu, zároveň sa musia zhodovať s daňovým priznaním a spôsobom platby – nesmú tu vznikať žiadne rozdiely.

Informácie stlačením klávesy

Okrem spracovania hromadných dát bol kladený veľký dôraz na sprístupnenie fulltextového vyhľadávania v dokumentoch. Vedenie firmy taktiež zvláštne apelovalo na okamžitú dostupnosť dôležitých dát. Množstvo dokumentov zaradených s možnosťou fulltextového vyhľadávania je samozrejme menšie, ale rýchly prístup má práve v tejto oblasti veľký význam. Zatiaľ čo účtovné oddelenie pracuje výhradne s evidenčnými kartami, management firmy používa najmä fulltextové vyhľadávanie. Modul fulltextového vyhľadávania bol súčasťou balíka ELOprofessional. Manuálne spracovanie prijatých faktúr bolo úplne odstránené, pretože celý proces je dnes kompletne riešený pomocou sofistikovaného workflow. Potom, čo sú prijaté faktúry decentralizovane naskenované na skeneroch umiestnených na pracovných staniciach, pokračujú v súlade s workflow ku kontrole k patričným referentom a potom sú okamžite zaúčtované. Stav mesačných príjmov/výdajov sa nepretržite aktualizuje, čo zaručuje vždy aktuálny prehľad o situácii.

„B-číslo“

Okolo takzvaného „B-čísla“ sa točilo množstvo okolností pri zvažovaní DMS systému. Toto číslo je kľúčom k ERP systému Navision. Podarilo sa zautomatizovať tok takmer všetkých objednávok a faktúr. Objednávky sa teraz vykonávajú elektronickou formou, čo dodávateľom dáva oveľa väčšiu flexibilitu pri nakládkách tovaru. Od objednávky cez dodacie listy až po faktúru – a v prípade potreby upomienku – ELO umožnilo realizovať celý reťazec elektronicky. A najdôležitejšie je, že systém sú úspešne schopní používať aj počítačovo menej skúsení zamestnanci. Veľa dodávateľov spoločností teraz dostáva miesto veľkého počtu jednotlivých objednávok dáta, ktoré načítajú priamo do svojho vlastného systému. Naopak, v prípade, že Allresto obdrží napríklad ich nový katalóg, zmeny v cenách sa okamžite premietnu do informačného systému. Dodávatelia si na systém už zvykli a všeobecne je riešenie hodnotené veľmi kladne.

Centrálny archív

Vďaka archívu ELO nebolo nutné inštalovať v sklade ERP systém, čo ušetrilo náklady na licencie, pretože všetky informácie sú pomocou B-čísiel alebo iných atribútov kedykoľvek a kdekoľvek k dispozícii taktiež z archívu ELO. Do systému boli zahrnuté taktiež požiadavky personálneho oddelenia. Ako náhle sa v ERP systéme vytvorí nový zamestnanec, ELO automaticky vytvorí nový šanón s odpovedajúcimi zložkami, taktiež od tohto okamihu je možná archivácia relevantných dokumentov do konkrétneho spisu zamestnanca. Žiadny zamestnanec už nemusí do skladu, aby hľadal niečo v krabiciach a v skriniach. Nie je potrebné ani niekam volať, pretože všetky informácie, ktoré zamestnanci potrebujú, sú k dispozícii na obrazovke.

Dlhodobá archivácia

V súčasnosti sa archivujú taktiež plány projektov pre stavebné zámery v mnohomiliónovej výške. Do archívu majú byť dostatočne prenesené staré archivované dokumenty až po hranicu zákonom stanovených lehôt pre úschovu. Jedná sa pritom o hory papierov – napríklad porovnávacie ponuky, pri niektorých boli archivované jednotlivé verzie.

V skratke

• Štát: Nemecko
• Odbor: gastronómia
  
• Firma: Spoločnosť Allresto GmbH riadi gastronomické prevádzky s cca 800 zamestnancami v termináloch, v konferenčných priestoroch a najrôznejších franšízových podnikoch. Firma, ktorej je podriadených 40 prevádzok s obratom cca. 55 mil. euro ročne, je 100% dcérskou spoločnosťou firmy Flughafen München GmbH.
  
• Úloha: Racionalizácia štruktúry podniku a jeho fungovania, rýchly prístup k požadovaných dátam, odstránenie papierového archívu
  
• Riešenie: Pomocou workflow v ELOprofessional je automatizovaný tok všetkých faktúr a objednávok, celý reťazec spracovania je teraz riešený elektronicky, hromadné dáta sú archivované do zabezpečeného archívu, cez ELO sa dá pristupovať k dátam z ERP systému Navision.
  
• Úžitok: 18% úspory v materiálovom hospodárstve, podstatné úspory nákladov na tlač, úspory nájomného za priestory pre archiváciu, ktoré už nie sú potrebné; 100 zlúčených nákladových stredísk vo finančnom účtovníctve; 1,5 mil. stránok ročne v administratíve ihneď k dispozícii, automatická archivácia 15 000 pokladničných blokov denne. Dostupnosť systému: 24 hodín – 7 dní v týždni aj počas sviatkov (všetky pokladničné bloky aj prehľady sa do archívu prenášajú v noci elektronicky)

Čo hovorí zákazník

„Referenční zákazníci, ktorých sme navštívili, pracovali presne tak, ako sme to vlastne chceli – jednoducho, prehľadne, jasne. Návštevy týchto zákazníkov nám ukázali, že naše ciele môžeme uskutočniť s malým množstvom personálu a jednoduchými prostriedkami. Náš administrátor má koniec koncov na starosti oveľa viac vecí, než je práca DMS systém.“

Spoločnosť Allresto si priala DMS systém, „ktorý nebude stredne veľkú firmu nútiť vytvárať ďalšie personálne zdroje.“

„Iba dobrý software nestačí, potrebujete tiež dodávateľa, ktorý svoj software pozná a vie svojim zákazníkom hneď od začiatku povedať, na čo majú dbať a čo je pri takom systéme dôležité.“

„Ja to považujem za úplne geniálne, otvorím si svoje úlohy a okamžite vidím, čo všetko je dnes dôležité.“ Roland Düngfelder, vedúci obchodnej správy.