Úlohy ležiace pred DMS systémom

Dvomi hlavnými úlohami bolo zlepšiť podporu zákazníkov a zjednodušiť prácu našim zamestnancom. Obidve úlohy sú spolu veľmi tesne previazané. Keď napríklad zavolá zákazník a je treba, aby sa rýchlo vyhľadalo číslo zákazky staré niekoľko rokov, nepôsobí veľmi dobre, keď prisľúbite číslo vyhľadať a zavolať neskôr. To je teraz po zavedení DMS systému našťastie minulosťou. Čísla zákziek boli zvolené ako vyhľadávacie kritérium a požadovaná zákzka je takmer okamžite zobrazená na monitore. „To bol veľký pokrok oproti minulosti, spomína Daniel Zimmermann, vedúci projektu.

Ďalším cieľom bolo vyvarovať sa opakovaniu rovnakej práce, keď napríklad prišla objednávka, nadväzujúca na nejakú inú, veľmi starú objednávku. Mechanické kefy sa väčšinou robia na mieru presne podľa špecifikácií odberateľa. takže musíte nájsť staré výkresy, skontrolovať a znovu ich dodať do výroby. V tomto nám DMS taktiež veľmi pomohol.

Výber ELOprofessional

Spolupráca s ELO začala už pred desiatimi rokmi. Prvé analýzy, uskutočňované pod vedením Petera Zimmermanna, ukázali, že aby bolo možné dôjsť k nejakému záveru, je treba zapojiť celý tým , ktorý by sa venoval len revízií firemných procesov. V dôsledku tohto zistenia sa otázka elektronického archivačného systému neustále odkladala. To, čo sa nepodarilo stihnúť za pôsobenia Petera Zimmermanna, sa podarilo po nástupe jeho syna Daniela Zimmermanna do spoločnosti v roku 2003.

Daniel začal na začiatku v roku 2003 s analýzou jednotlivých DMS systémov, táto fáza trvala od marca do júla a ako víťaz z nej vyšiel systém ELOprofessional.

„Zdalo sa mi, že systémy, ktoré sme vedľa ELO porovnávali, tak úplne nesedia potrebám stredne veľkej spoločnosti, ktorou sme“, hovorí Daniel Zimmermann. „Uskutočnili sme inštaláciu systému na 80 počítačoch, nevynechali sme ani počítače starších zamestnancov. Vo firme nie jeteraz jediný zamestnanec, ktorý by s ELO neprišiel nejakým spôsobom do styku. A nikdo už sa nechce vrátiť späť k riešeniu ton papierových dokumentov.

Daniel Zimmermann rozpráva: „Spoločne s integrátorom ELO sme si prešli firemné procesy, aby sme systém pripravili priamo nám na mieru. Načrtli sme pár návrhov a dohodli sa na ďalšom postupe, darilo sa i dodržať časový rozvrh. Chceli sme systém skoro uviesť do prevádzky a to sa podarilo

Výhody práce s ELOprofessional

Než sa do spoločnosti zaviedol DMS systém, boli objednávky zákazníkov zhromažďované na jednej pracovnej stanici. Logicky bol ale problém prečo ostatných užívateľov efektívne s týmito dokumentmi pracovať.

Dokumenty sú zaraďované do archívu s číslom potvrdenia objednávky, prichádzajúcej objednávky tak nie sú ihneď skenované a tým sa dá taktiež ušetriť nejaký ten čas. Objednávka je naskenovaná až po schválenie, ktoré je otázkou niekoľkých interných procesov. Objednávky sa teraz dajú v elektronickom archíve lepšie vyhľadať či už podľa zákazníka alebo časového obdobia, v ktorom bola objednávka prijatá.

História projektov a časový harmonogram

Júl 2003
Výber ELOprofessional

September 2003
Plánovacia fáza

02.10.2003
Prvé projektové stretnutia a analýza

Od 24.10.2003 do 21.11.2003
Pilotný projekt

Október 2003 až Január 2004
Skenovanie viacej než 90 000 výkresov a vyplnenie ich evidenčných kariet. Hlavnou požiadavkou v tejto fáze bolo nevyplňovať do evidenčných kariet viacej, než úplné minimum informácií. Vyplnené kolónky boli obmedzené na zákazníka a číslo výrobku. Tieto dve položky stačili pre vytvorenie špecifického identifikátoru. Všetky ostatné informácie boli importované z excelovej tabuľky.

December 2003
Nákup nového serveru IBM. Prenos dát z pôvodného systému.

Január 2004
Prenos všetkých dokumentov z ERP systému FORMAT (potvrdenie objednávok, dodacie listy, faktúry)

Od januára 2004
Prenos všetkých ponúk zákazníkom (priemerne sa preskenovalo 60 ponúk denne)
Všetky výkresy boli začiatkom roku naskenované a uskutočnil sa prenos časti dokumentov obchodného oddelenia z ERP do elektronického archívu. Pre tento účel bol využitý modul Cold.

Február 2004
Skenovanie zvyšku dokumentov obchodného oddelenia (inak nezaraditeľné dokumenty, objednávky, korešpondencia, protokoly o návštevách atď.) a príprava evidenčných kariet pre zaradenie týchto dokumentov.

Marec 2004
Všetka agenda obchodného oddelenia je už premiestnené do elektronického archívu. Nepotrebné fyzické zakladače boli premiestnená do nových kancelárií.V obchodnom oddelení dokumenty obiehajú iba v digitálnej podobe. Po menších skupinkách zároveň prebieha školenie zamestnancov.

Reakcie zamestnancov

Spokojnosť zákazníkov, prameniaca z rýchleho prístupu k informácii, sa premietla i do spokojnosti zamestnancov. V dotazníku, ktorý nechalo vedenie zamestnancov vyplniť, sa najčastejšie vyskytoval komentár "ku všetkému sa teraz dostanem rýchlejšie".

Fakty

Obchodné oddelenie Mink Brushes už úplne prešlo na digitálnu archiváciu. Akokoľvek sa príliv prichádzajúcich papierových dokumentov nezmenšil, odpadla nutnosť hľadania v nepreniknuteľných fyzických archívoch. „Všetko beží perfektne“, zhrňuje Daniel Zimmermann, zodpovedný za projekt. Firma už prešla na digitálnu archiváciu, okrem oddelenia ľudských zdrojov a účtovného oddelenia. V budúcnosti by sme radi zaradili do archívu i manuály na ovládanie strojov a ich nastavení.

Aktivity plynúce zo zavedenia ELO v spoločnosti

V apríli 2004 sa zrodil nápad odosielať faktúry iba pomocou faxu alebo emailu. Keďže všetky faktúry boli už automaticky z ERP systému FORMAT do ELO archivované, hľadalo sa riešenie ich automatizovaného odosielania. Cieľ bol následujúci: 150-200 faktúr denne už nemalo byť zákazníkom odosielané štandardne poštou, čím sa firma zbaví činnosti ako je tlač faktúry, zalepenia do obálky, opatrenia známkou atď. Tým sa malo ušetriť na administratívnych nákladoch a papiere. Zároveň si spoločnosť sľubovala od opatrení zlepšenie poskytovaných služieb zákazníkom.

Na čele pelotonu

V Mink Brushes všetkých ohromil dopad tohto rozhodnutia. Po zavedení elektronického odosielania faktúr (za dodržanie všetkých právnych aspektov) sa rozhodlo 94 % zákazníkov spoločnosti pre prechod na tento typ príjmu faktúr. Mink Brushes sa stala prvou spoločnosťou v Nemecku, ktorá tento proces zautomatizovala zároveň za použitia digitálneho podpisu, vyžadovaného zákonom.

Výsledky

• Spokojnosť zákazníkov i zamestnancov - okamžite dostupné informácie
• Aktuálne informácie - Zákazníci teraz môžu vidieť stav odoslania svojho tovaru (dosiahnutéhopomocou linku na UPS)
  
• Tým sa rapídne zmenšil počet dotazov typu „Ako to vypadá s objednávkou?“

Fakty a čísla

• Počet strán mesačne zaradených do archívu (naskenovaných, či prevedených z ERP): 55 000
• Celkový počet strán zaradených do archívu od spustenia projektu: 1,3 milionov
• Počet naskenovaných strán mesačne: 27 500
• Celkový počet naskenovaných strán zaradených do archívu od spustenia projektu: 600 000
• Priemerné diskové miesto pre jednu stranu: 35 kB
• Zatiaľ zaplnený diskový priestor: 45 GB
• Náklady na zavedenie DMS (hardware, licencie, programovanie): 90 000 EURO