GdP: „Správa dokumentov vytvára nové zdroje a zvyšuje efektivitu týmu“

S viac než 15 000 členmi sú bavorské policajné odbory jedným z najväčších krajských odborov v Nemecku. Aby mohol pracovať ešte efektívnejšie, prešiel krajský zväz v Mníchove na elektronický systém správy dokumentov. O jeho každodennom používaní informuje vedúci IT a organizácie pán Alexander Baschek v nasledujúcom rozhovore.

Ako zástupca zamestnancov bavorskej polície máte plné ruky práce. Počať rozsiahlou administratívou cez čulú korešpondenciu až po tarifnú politiku. Už päť rokov používate elektronický systém správy dokumentov. Ako k tomu došlo?
Alexander Baschek: To vám poviem rýchlo. Náš spisový archív bol na konci svojej kapacity – nutne sme potrebovali efektívne riešenie. Po podrobnom prieskume , rozhovoroch a testoch s najrôznejšími poskytovateľmi riešení nás presvedčil elektronický systém správy dokumentov ELO od HOLME & Co z Augsburgu, čo je business partner firmy ELO.

Po piatich rokoch používania už systém poznáte veľmi dobre. Aké sú vaše dojmy pri každodennom používaní systému?
Baschek: Efektivita úplne jasne víťazí. Všetky dokumenty a všetka korešpondencia sú k dispozícii v digitálnej podobe a sú kedykoľvek prístupné na sieti. Informácie sa dajú vďaka tomu obratom ďalej spracovávať. A čím rýchlejšie sa informácie dostanú ku svojmu príjemcovi, tým úspešnejšie plníme my ako odbory svoje domáce úlohy. Vďaka intuitívnej správe dokumentov so systémom ELO naviac odpadá časovo veľmi náročné prehľadávanie a preberanie klasických spisových archívov. A konečne taktiež ušetríme náklady na veľké skladovacie priestory.

Aké výhody prináša elektronická správa dokumentov pri vašej dennej práci?
Baschek: Odpadá nezmyselná práca pri opisovaní a vyhľadávaní a naši kolegovia sú tak so svojimi znalosťami viac k dispozícii. Informácie sú prehľadnejšie a dajú sa získať behom niekoľkých sekúnd. Už behom telefonátu stačí kolegom niekoľkokrát kliknúť myšou a už majú k dispozícii podrobnosti zo spisu volajúceho, môžu obratom pomôcť či poskytnúť informácie priamo k veci – a tento servis našich členov vždy ohromí. Okrem toho máte taktiež vďaka krátkym dobám reakcie šancu rýchlo reagovať na aktuálnu situáciu, ktoré sa nás ako zástupcov záujmov policajných zamestnancov či našich členov týkajú, napríklad na aktuálne politické rozhodnutia či záležitosti, na ktoré sa sústredí pozornosť verejnosti.

Čo hovoria na toto zjednodušenie práce Vaši kolegovia?
Baschek: Už po poldennom školení, ktoré vykonala firma HOLME boli naši zamestnanci presvedčení o tom, že spôsob práce s DMS systémom je elegantný a pohodlný. Užívateľ vidí svoje pracovné prostredie, na ktoré je zvyknutý, zobrazené na elektronickej úrovni 1:1 – spisové skrine, zakladače a registre. Systém je pracovný prostriedok, ktorého by sme sa už neradi vzdávali. Preto sme systém správy dokumentov od HOLME odporučili taktiež v mnohých iných krajských obvodoch a taktiež spolkovému zväzu. Jednoznačne pozitívny ohlas členov nám naviac ukázal, že prechod na tento systém bolo správne rozhodnutie.

Ako vedúci IT a organizácie ste sa priamo podieľali na realizácií projektu. Ako prebiehalo zavádzanie systému?
Na začiatku projektu analyzovali špecializované firmy HOLME našu súčasnú situáciu a behom jednania analyzovali naše špeciálne požiadavky. Vo fáze realizácie tak bol elektronický program správy dokumentov individuálne upravený pre potreby našich súčasných softwarových systémov. Už za štyri dni bolo zavedenie systému kompletne a hladko ukončené. Formou na mieru šitých školení pre naše jednotlivé odborné oblasti potom zástupcovia spoločnosti HOLME preškolili našich zamestnancov.

Ako sa zatiaľ zmenil objem spracovávaných papierových dokumentov?
Baschek: Úspory sú úplne mimoriadne. Najskôr sme mali okolo 20 bežných metrov papiera. Dnes sa papiere obmedzujú na každodennú prichádzajúcu poštu, ktorá je však pre ďalšie spracovávanie obratom digitalizovaná. Prevažná časť listov, informácií a hlásení sa k nám teraz dostáva elektronickou cestou e-mailom či faxom. Najskôr obsahoval iba náš archív členov viac než 400 samostatných šanónov. Dnes už je to iba 36 – menej než 10%.

Policajné odbory

• viac než 15 000 členov
• 750 000 dokumentov v systéme
• Archív spisov redukovaný o viac než 90% vďaka profesionálnej správe dokumentov

Fakty o projekte

• mimoriadna úspora času pri administratívnych prácach
• rýchla výmena dát a prístup k sieti
• transparentné informácie
• zvýšenie efektivity vďaka bezpapierovému workflow
• individuálne nastavenie systému na mieru
• dlhodobá archivácia podľa zákonných predpisov
• úprava systému: 4 dni