Hlavné ciele:

• Správa obchodných prípadov
• Integrácia MS-Office na DMS
• Integrácia systému Twist Inspire s DMS
• Možnosti prístupu klientov cez Internet Gateway
• Automatické kontroly priebehu zákaziek
• Použitie workflow pre obeh dokumentov

Predbežná analýza

Predbežnou analýzou boli stanovené reálne ciele zavedenia DMS a navrhnuté zmeny v súčasných procesoch. Bolo navrhnuté riešenie pomocou systému ELOenterprise s cieľom postupného prechodu na JAVA klientov.

Analýza súčasného stavu

Analýza prebiehala ako workshop s cieľom doladiť procesy a postupy možnostiam DMS. Boli popísané a preskúmané všetky procesy jednotlivých pracovísk a bol skonzultovaný stav technického zázemia pre nasadenie systému – servery, skenovacie pracoviská. Zároveň došlo k zásadnej úprave procesov, kde a kedy sa dokumenty budú vkladať do systému.

Na základe týchto rozhovorov začala vznikať štruktúra archívu vrátane archivačných pravidiel, prvé vzorky Workflow a metodických postupov pre prácu s archívom.

Kľúčové oblasti analýzy:

• tvorba dokumentov s čiarovým kódom v servisnom systéme
• životný cyklus dokumentu
• automatické kontroly zložiek a upozornenie na nekorektné stavy
• automatiky na odoslanie kompletných zložiek e-mailom
• technické vybavenie pracoviská

Tým na nasadenie systému

Implementáciu a zavedenie systému vykonával výhradne certifikovaný ELOenterprise Business Partner. Na riadne vykonanie pilotného projektu boli určené zodpovedné osoby, vrátane vrcholového vedenia klienta.

Časový rámec projektu na zavedenie

Pre kompletnú realizáciu diela bol stanovený časový plán s konkrétnym termínom začiatku s harmonogramom ďalších krokov. Časový harmonogram bol odsúhlasený zodpovednými osobami.

Stav po implementácií systému

Všetky dokumenty tvorené v servisnom systéme sú automaticky zaopatrené čiarovým kódom, ktorý dokument jednoznačne identifikuje. Systém ELOenterprise na základe vyťažených informácií z čiarového kódu dokument automaticky zaradí do archívu. V priebehu zaraďovania dokumentov je priebežne automaticky kontrolovaný stav zákazkovej zložky. Systém automaticky rozpozná kompletne spracovanú zákazku a potom spustí príslušné workflow na autorizáciu zákazky manažérom kvality. Systém následne odovzdá zákazkovú dokumentáciu partnerským subjektom.
Systém priebežne v kľúčových miestach kontroluje stav zákazkovej dokumentácie a informuje správcov na neštandardné stavy.

Aktuálny stav

V systéme sa spracovávajú desiatky tisícov obchodných prípadov mesačne. Každá zložka obchodných prípadov má 8-10 dokumentov. Veľkosť archívu je v radoch 100GB. Systém je užívaný centrálne spoločnosťou a je braný ako jeden zo základných kameňov pri spracovávaní dokumentov. Spoločnosť umožňuje svojim kľúčovým partnerom náhľad do archívu cez Internet Gateway.