Myľník v riadení procesov

Mottom spoločnosti je vyrábať vysoko kvalitné produkty a poskytovať pre ne patričný servis. Rovnako prísne je vedenie v nahliadaní na procesy vo vnútri spoločnosti.

Štandardné ukladanie prichádzajúcich a odchádzajúcich dokumentov v papierovej forme a ich následná fyzická archivácia sa postupne, ale isto, stávali pomerne veľkým problémom, ktorý bolo treba riešiť. Fakt, že časť dokumentov bola v papierovej a časť v digitálnej podobe spôsoboval komplikácie, keď bolo treba rýchlo sa dostať k hľadanej informácii.

Spoločnosť sa rozhodla na základe vyššie zmienených problémov pre zavedenie DMS systému do každodenného riadenia podniku. Pôvodným plánom bola archivácia všetkých dôležitých dokumentov na jednoduchej, plne automatizovanej platforme. Zároveň firma chcela využiť výhodu DMS riešenia na zavedenie komplexného workflow s cieľom optimalizovať postupy vo vnútri a z vonka jednotlivých oddelení.

Projektový tím bol zriadený z členov IT a ďalších oddelení, za vedení pána Andreasa Kleinelanghorsta, riaditeľa IT. Tím vykonal analýzu existujúcich procesov a na základe ich výsledkov vznikli prvotné kritéria a požiadavky na DMS systém. „Chceli sme dosiahnuť najvyššiu možnú úroveň automatizácie. Zároveň bolo dôležité implementovať DMS do nášho PPS systému ifax.OPEN, zaistiť automatickú archiváciu dokumentov a ich indexáciu na nasledovné vyhľadávanie“, vysvetľuje Andreas Kleinelanghorser. Súčasne riešenie muselo byť schopné úzko pracovať s všetkými ostatnými aplikáciami, ktoré spoločnosť používala, vrátane aplikácií Microsoft Office.

Výber riešenia

Spoločnosť zhodnotila riešenie od rôznych dodávateľov a úspešnosť implementácie u ich vlastných zákazníkov. „Zistili sme, že viaceré riešenia môžu poskytnúť iba čiastočnú automatizáciu, ktorá pre nás bola neprijateľná. Predchádzajúca skúsenosť ukázala, že ručné spracovanie dokumentov viedlo k problému. Našim cieľom bolo týmto problémom predísť a pokúsiť sa minimalizovať počet ľudí zapojených do archivácie“, pokračuje riaditeľ IT.

„DMS od ELO na nás urobilo dojem už na prvý pohľad. To, čo sme hľadali, bolo celé zastúpené v riešení ELOprofessional“, zhŕňa Andreas Kleinelanghorst.

Implementácia

Implementácia prebehla rýchlo a bez komplikácií. Metóda integrácie používaná business partnerom ELO umožnila rýchle a ekonomické zavedenie systému. Projekt bol spustený v polovici decembra 2005. Prvým náročným cieľom bolo zaistenie automatickej archivácie všetkých dodacích listov a výkazov do úložiska ELOprofessional z rozhrania ifax.OPEN. Automatizáciu archivácie sa podarilo spustiť do reálnej prevádzky už v januári 2006. Ďalším krokom bolo zavedenie všetkých odoslaných dokumentov do ifax.OPEN, celú operáciu sa podarilo dokončiť behom štyroch dní v rovnakom mesiaci.

„Úplne rozhodujúce bolo, že fungovalo na prvý pokus, ako sme pri príprave riešenia plánovali. V IT projektoch to bohužiaľ vždy nie je samozrejmosťou. My sme sa ale mohli spoľahnúť na nášho integrátora, business partnera ELO. Prepracovaná metodika projektu a dobre zvládnutá práca dodávateľa značne prispela k rýchlej implementácií. Všetci si uvedomovali závažnosť celej operácie“ vysvetľuje projektový manažér. „Dôležitým faktorom pre hladký priebeh je samozrejme aj kvalita konzultačného týmu, ktorý má implementáciu na starosti.“

Načrtnutie procesu archivácie

Podateľňa teraz archivuje prijaté dokumenty priamo do ELOprofessional. Dokumenty najskôr vstúpia do PPS systému a je im automaticky vygenerovaný a pridelený čiarový kód obsahujúci číslo tovaru. Následne je behom skenovania dokumentu čiarový kód prečítaný a informácia pre príslušný dodací list je kompletná. Keď prijde faktúra pre príslušný dodací list, môže byť jednoducho vykonaná kontrola s archivovaným dodacím listom. Prichádzajúce faktúry sú zároveň prístupné v PPS systéme pre dodatočnú kontrolu faktúr. Je vytvorený čiarový kód a pripojený k faktúre. Keď je faktúra po zaplatení naskenovaná, príslušný index je prečítaný Barcode modulom a zaradený do archívu. DMS systém našiel taktiež široké využitie v predaji a marketingu: od ukladania objednávok, výdajok, vyriadených objednávok, cez dodacie listy, sprievodky až po vydané faktúry.

Jednoduchá rozšíriteľnosť systému

„Veľkou výhodou je, že systém môže byť na mieru upravený a prípadne rozšírený o ďalšie informácie. Vďaka tomu, že sme sa priamo zúčastnili konzultácií a samostatnej implementácie, získali sme priamo patričné know-how pre úpravu systému.
Rozšíriteľnosť ELOprofessional spočíva v naprogramovaním vlastných visual basic skriptov pre rôzne operácie. Naši programátori majú s programovaním skriptov nejaké predchádzajúce skúsenosti a v prípade potreby sa môžeme obrátiť na nášho ELO Business partnera. Pre nás bol projekt zároveň určitým druhom školenia, ktorý nám poskytol nevyhnutné znalosti“, dodáva Andreas Kleinelanghorst.
Celkové výhody pre užívateľov
Školenie užívateľov pre prácu so systémom prebiehalo nasledujúcim spôsobom: Zamestnanci, ktorí už mali skúsenosti so skenovaním, potrebovali iba poldenné školenie, aby boli schopní poradiť si s novým systémom. Pre tých, čo potrebovali v archíve dokumenty iba vyhľadávať, bolo dostačujúce dvojhodinové školenie. Prvotné zaškolenie zaistil ELO Business-Partner, s ďalšími si podarilo IT oddelenie už samo.

Užívatelia si pochvaľujú skúsenosť, že dokumenty môžu byť teraz vyhľadané rýchlo a bez námahy. „Napríklad pri expedícii výrobkov pracujeme so sprievodkami. Každý deň od nás vyráža až 60 kamiónov s tovarom. Zatiaľ čo predtým bol sprievodky zaraďované do štandardných priehradok a bolo obtiažné ich nájsť, s ELO Professional sa to dá urobiť stlačením tlačidla“, popisuje riaditeľ IT. „To isté s dodacími listami. Tie bývali zhromažďované v priebehu v priebehu pracovného dňa a potom odovzdávané do účtovne ako podklad na fakturáciu nasledujúceho dňa. Fakturovať bolo možné až nasledujúci deň po odoslaní tovaru a vystavení dodacieho listu. Teraz majú naši zamestnanci priamy prístup k príslušným dokumentom a okamžite vidia, kedy bol tovar odoslaný.
Nakoniec sme začali archivovať aj e-maily a ostatnú štandardnú dokumentáciu, na ktorú narazíte v kanceláriách. V budúcnosti by sme radi pomocou workflow pokryli celý náš projektový management výroby. To nebude ľahká úloha. Momentálne je do procesu výroby zapojené veľké množstve ľudí a jednotlivé činnosti sú pomerne komplexné. V aktuálnej fáze projektu sa teraz analyzuje, ako procesy prebiehajú a ako môžu byť optimalizované za pomoci nového riešenia. Sľubujeme si minimalizáciu času a zdrojov potrebných na komplexnú kontrolu projektov.“

Potenciál pre budúcnosť

„Nasadením ELOprofessional sme zabili niekoľko múch jednou ranou. K chybám pri archivácii už nedochádza, automatizácia procesu nám ušetrila dosť peňazí a ešte viac času. Zároveň sa nebojíme nových úloh. Vďaka rozšíriteľnosti ELO sme presvedčení, že si s výzvami budeme schopní poradiť.“ Zhŕňa Andreas Kleinelanghorst.