Kritéria pre správne rozhodnutia

V súvislosti s plánovaním, výstavbou a prevádzkou skladov rádioaktívnych odpadov vzniká v centrále DBE v Peine (Dolné Sasko) veľké množstvo CAD výkresov. A tie je potrebné spravovať, spracovávať a ďalej vyvíjať. Mimoriadne komplexné sú u DBE najmä viacúrovňové referencie jednotlivých CAD, ktoré môžu dosahovať až do 16. či 20. tej úrovne. DBE teda hľadala systém správy dokumentov (DMS), ktorý by umožňoval najmä štruktúrované ukladania CAD výkresov vrátane referencií. Dostupnosť informácií pre všetky pobočky a ich prepojenie s aplikáciami ako SAP, MS Office a vlastných firemných aplikácií pritom malo byť samozrejmosťou. Z dôvodu možnosti prepojenia modulu CAD a ELOprofessional sa DBE rozhodla použiť DMS riešenie zo Stuttgartu. Firmu presvedčila najmä komfortná a overiteľná správa výkresov vrátane externých referencií a dostupnosť pre celú firmu.

Premyslená štruktúra

Od 90. rokov sa v DBE nazhromaždilo cca 20 000 výkresov plus doplnkové súbory. Doposiaľ boli spravované v cudzom systéme na výkresy. V apríly 2006 boli dáta z tohto systému prevedené do ELO. Prepojenie ELO s modulom CAD realizoval jeden z obchodných partnerov ELO. Okrem hlavného výkresu a jeho referencií ELO automaticky archivuje taktiež ďalšie doplnkové súbory a informácie. Jedná sa pritom spravidla o riadiace súbory ako napr. *.stb, *.lay, *.pcp a obsahy popisných polí aj výstupné súbory PLT (Planet Lay Treaty). Spoločne s obchodným partnerom ELO tak DBE definovala štruktúrovanú archiváciu výkresov v ELO. V CAD 1 sa tak nachádzajú súbory a výkresy, ktoré sa stále ešte spracovávajú. V CAD 2 sú uložené tie výkresy, ktoré sú schválené a už sa nesmú meniť a v CAD 3 potom výkresy, ktoré boli po schválení exportované do formátu PDF a sú tak k dispozícií všetkým. Pri spustení povelu na archiváciu sa zvolí súbor s výkresom. Na pozadí sa vykonáva načítanie informácií v popisných poliach a kontrola externých referencií. ELO pritom vyhľadáva ako znak súbory s rovnakým názvom, avšak s rôznou príponou súboru, pretože všetky doplnkové súbory CAD majú rovnaký názov. Pred definitívnym uložením naviac systém vykoná kontrolu duplicity. ELO pri archivácií automaticky vyplní CAD masku s informáciami z popisu výkresov.

Chránené schvaľovacie procesy

Pri zjednodušení postupu bolo klientovi ELO vytvorených 5 tlačidiel s nasledujúcimi funkciami. Prvé tlačidlo spustí nové uloženie výkresov do ELO. Druhým tlačidlom užívateľ zobrazí referencie a všetky ďalšie informácie o výkrese. Tretie tlačidlo pozbiera príslušný výkres a doplnkové súbory, zabalí ich do súboru ZIP a pošle do e-malového klienta. Štvrtým tlačidlom sa dajú vybraný výkres a všetky doplnkové súbory poskytnúť k dispozícií mimo ELO ako kópia a piate spustí proces na ochranu výkresov počas fázy schvaľovania v rámci ELO.

„Procesu schvaľovania sa účastina mnohí ľudia, preto sa môžu ťahať aj týždne. V tomto období je dôležité chrániť výkres pred ďalším spracovaním", objasňuje Anja Teschke, vedúca projektu u DBE, dôležitou funkciou piateho tlačidla.
Pri odobraní je výkres v ELO chránený proti zápisu a ďalšie súbory sú k dispozícií iba ako kópie. Po opätovnom vložení výkresu vykoná ELO kontrolu, aby zabránil redundantnému uloženiu. Maska CAD sa potom automaticky vyplní pri každom vložení.

Evidenčná kata s internou logikou

Do masky na vytvorenie evidenčnej karty neprogramoval obchodný partner ELO bezpečnostné prvky. Je to napríklad povinná kolónka, ktorá vyžaduje presné uvedenie názvu projektu. Anja Teschke objasňuje túto funkciu: „Pokiaľ užívateľ napríklad miesto projektu Gorleben napíše Gurleben, ELO toto slovíčko neprijme a kolónku ponechá prázdnu, takže užívateľ vidí, že tu musí vykonať opravu. Táto funkcia je veľmi dôležitá, aby sme neskôr našli všetky informácie k jednému projektu."

Optimálne výsledky pri tlači

Správna tlač výkresov upravil obchodný partner ELO. Aby sa zabránilo chybným výstupom, je dôležité, aby k výkresom určeným pre tlač bol priradený správny ploter. U DBE v minulosti často dochádzalo pri tlači k technickým problémom a chybným výtlačok, pretože nie všetky PLOT súbory sa dajú tlačiť na každom plotri. Vďaka úprave sa teraz systém pýta, pre ktorý ploter bol súbor vytvorený a nastaví príslušnú tlačiareň.

Práce za hranice pobočky

Jedným z najdôležitejších kritérií pri zavádzaní ELO naviac bolo, aby zamestnanci za tri pobočky v Morslebenu (Sasko-Anhaltsko), Gorlebenu (Dolné Sasko) a Dol Konrád (Salzgitter-Bleckenstedt, Dolné Sasko) mali rovnaký prístup k požadovaným informáciám ako zamestnanci v Peine. DBE sa tu vedome rozhodla proti replikácii, keďže aktuálny výkres musí byť v ktorúkoľvek dennú dobu k dispozícií na všetkých troch lokalitách. Anja Teschke zdôvodňuje rozhodnutie takto: „Replikáciu by musela zaistiť, aby na všetkých prevádzkach boli dvadsať štyri hodín denné súbory zhodné. Máme avšak výkresy, ktoré majú niekoľko stoviek megabytov, pevná linka by teda bola veľmi rýchlo preťažená, preto sme sa rozhodli, že dáta budú vždy uložené na mieste. Na centrálnom serveri budú uložené iba metadáta." V Peine komunikuje Access Manager priamo s príslušnými Access Managermi ostatných pobočiek, čo umožňuje aktuálne spracovanie. Pokiaľ teda napríklad zamestnanec v Gorlebene vytvorí výkres nejakého vozidla a súčasne s tým vytvorí zamestnanec v Morslebene výkres zobrazujúci budovu, má zamestnanec v Peine možnosť hneď vidieť oba výkresy v spoločnej relácii. Pri prehliadaní bolo ELO prepojené s prehliadačom RxHighlight firmy Grafex. Zamestnanci si tak môžu CAD výkresy prehliadať bez toho, aby na príslušnom pracovisku musel byť nainštalovaný program CAD.

Zjavný úžitok

V súčasnosti spravuje archivačný systém ELO celých 279,3 GB (291 604 súborov) rozdelených na všetky štyri pobočky. DBE má teraz svoje dokumenty k dispozícií centrálne a prehľadne. Zamestnanci môžu na výkresoch pracovať nezávisle na pobočke. Dokumenty a informácie sa zbiehajú zo všetkých aplikácií firmy centrálne do systému ELO a dajú sa teda veľmi rýchlo nájsť. Zamestnanci si chvália najmä centrálny archív. Anja Teschke k tomu hovorí: „Výkresy, dokumenty v papierovej aj digitálnej podobe sme skôr mali uložené na najrôznejších miestach. V každej pobočke je uložených niekoľko serverov, iba v Peine ich je 14, takže si každý jednoducho predstaví, kde všade boli dokumenty a dôležité informácie roztrúsené. S ELO ťažíme najmä z toho, že teraz máme všetko uložené na jednom mieste, pod ochranou - a všetko je vďaka tomu ľahšie nájdené. Ukladanie nadbytočných dát sa tak podstatne obmedzilo. Zamestnanci napríklad preposielali iba odkazy na dokumenty a vzduchom už nelietajú žiadne kópie." Ak to teda zhrnieme, vďaka ELO sú procesy v DBE teraz plynulejšie, prehľadnejšie a bezpečnejšie.

V skratke

Krajina: Nemecko

Odvetvie: Likvidácia odpadov

Firma: Nemecká firma DBE (Deutsche Gesellschaft zum Bau und Betrieb von Endlagern - Nemecká spoločnosť pre výstavbu a prevoz koncových skladov) plánuje, buduje a prevádzkuje zariadenie na skladovanie rádioaktívnych odpadov z poverenia Spolkového úradu pre ochranu pred zaradením (BfS).

Zadanie: Štruktúrovaná archivácia CAD výkresov vrátane referenčných výkresov. Dostupnosť informácií pre všetky pobočky a prepojenie všetkých informácií z aplikácií ako SAP, MS Office a vlastných firemných programov.

Riešenie: Modul CAD bol prepojený s ELO, rovnako ako SAP, MS-Office a vlastné firemné aplikácie. Pobočky sú vzájomne prepojené prostredníctvom pevných liniek.

Úžitok: Výkresy sú teraz k dispozícií všetkým zamestnancom centrálne. Výkresy CAD a referencie sú overiteľne archivované. Procesy sú teraz celkovo konzistentné a prehľadnejšie.

Čo hovorí zákazník

„S ELO sme jednotlivé súčasti našej firemnej IT štruktúry spojili do jedného celku. Vďaka tomu sú teraz procesy celkovo plynulejšie a prehľadnejšie." Anja Teschke, (DBE)

„Spolupráca s ELO bola na vynikajúcej úrovni. Hlavnou úlohou bolo pochopiť procesy v DBE a správne ich analyzovať." Anja Teschke, (DBE)

„ELO umožnilo spoločnú prácu na CAD výkresoch všetkým pobočkám. Projekty sa tak dajú realizovať rýchlejšie." Anja Teschke, (DBE)

„Vyhľadávanie výkresov sa mnohonásobne zrýchlilo." Anja Teschke, (DBE)