Oblasť č.I

Digitalizácia archívu stavebného úradu

Pôvodný stav

Vo fyzickom archíve sú umiestnené spisy v papierovej podobe. V prípade potreby – napr. ak je potrebné nahliadnuť do spisu, referent(ka) ide do archívu a spis vyzdvihne.

Možné problémy:

• Menej efektívne hľadanie spisov
• Vyššia pravdepodobnosť znehodnotenia starých spisov
• Komplikovaná logistika spisov (napr. obeh spisov – zdieľanie spisov referentmi atď.)

Súčasný stav

Spisy z fyzického archívu sú na digitalizačnom pracovisku postupne digitalizované do elektronického archívu v prostredí ELOprofessional a obstarané popisnými informáciami (v evidenčných kartách).

Spisy sú následne sprístupnené v elektronickej podobe jednotlivým referentom pomocou klientskych aplikácii ELOprofessional (plnohodnotný klient – aplikácie pre MS Windows, tenký klient – prístup k dokumentom pomocou internetového prehliadača). Do budúcnosti bola navrhnutá možnosť automatického získavania dát z vybraných digitalizovaných spisov.

Výhody:

• Výrazné zefektívnenie vyhľadávania spisov
• Eliminácia možnosti znehodnotenia starých spisov v prípade digitalizácie
• Efektívna logistika spisov

Oblasť č.II

Príprava materiálov pre radu a zastupiteľstvo

Pôvodný stav

Z jednotlivých oborov sa pripravené materiály pre Radu a Zastupiteľstvo mesta dostali v papierovej podobe zodpovednej referentke, ktorá zaistila ich kompiláciu, eventuálne doplnenie, vyhotovenie príslušného počtu kópií (cca 25) a distribúciu jednotlivým radným a zastupiteľom.

Možné problémy:

• Veľká spotreba papiera (obsiahla kolekcia dokumentov identická pre všetkých radných a zastupiteľov)
• Komplikovaná logistika dokumentov (zber distribúcie dokumentov)

Súčasný stav

Spisy sú z jednotlivých odborov zozbierané v papierovej podobe a následne digitalizované do elektronickej podoby. Z digitalizovaných spisov sú automaticky vyťažené vybrané dáta (popisné informácie), ktoré sú uložené do evidenčných kariet („košieľok“) jednotlivých dokumentov. Dokumenty sú následne uložené v prehľadnej stromovej štruktúre v archíve produktu ELOprofessional.

Dokumenty určené pre príslušné zasadanie Rady a Zastupiteľstva sú tak prenesené na CD-ROM, ktoré sú distribuované radným a zastupiteľom. Tí disponujú aplikáciami ELOoffice, ktoré majú nainštalované na svojich počítačoch (z prevažnej časti na notebookoch). Dáta z pripravených CD-ROM si môžu prehliadnuť jednak na akomkoľvek počítači bez nutnosti ďalšej inštalácie, alebo s exportovanou časťou archívu je na CD-ROM uložený aj voľne šíriteľný prehliadač. Ďalej môžu dáta využiť tak, že ich importujú do aplikácie ELOoffice, alebo obe verzie sú vzájomne dátovo kompatibilné. V aplikácii ELOoffice potom môžu radní a zastupitelia s dátami plnohodnotne pracovať (napr. vrátane zaobstarávania poznámok k jednotlivým dokumentom).

Výhody:

• Veľké úspory papiera
• Efektívna logistika a distribúcia dokumentov
• Možnosť jednoduchej a efektívnej dlhodobej archivácie dokumentov vrátane poznámok jednotlivých radných a zastupiteľov