Spoľahlivý a praktický software

Obytný automobil musí byť, okrem spoľahlivej konštrukcie, najmä praktický. Eura Mobil nerobí v otázkach výbavy kompromisy a používa funkčné komponenty vhodné pre každodenné používanie. V priebehu rokov sa archívy vo firme silne rozrástli a nájdenie dokumentov a informácií o konkrétnych zákazníkoch alebo o objednávkach servisu si preto vyžadovalo stále viac času. Spoločnosť veľmi rýchlo rozpoznala nutnosť optimalizácie firemných procesov. Mnoho obchodných prípadov prechádza ako v každej firme aj tu jednotlivými oddeleniami. Pretože sa pracovalo prevažne s papierovými dokumentmi, chýbal často prehľad ohľadom stavu spracovania, v akom sa jednotlivý dokument nachádza. Niektoré firemné procesy preto vyžadovali veľmi veľa času.

Firma sa rozhodla procesy zefektívniť a zaviesť systém pre správu a archiváciu dokumentov. Po vyhodnotení niekoľkých poskytovateľov DMS riešení sa vedenie spoločnosti rozhodlo pre zavedenie systému ELOprofessional. „Aj napriek veľkej rozmanitosti funkcií je ovládanie ELOprofessional veľmi jednoduché, to bolo pre nás jedným z najdôležitejších kritérií pri výbere softwaru", hovorí Bend Hartmann, IT manager firmy Eura Mobil.

Skrátenie doby vyhľadávania

Spoločne s obchodným partnerom ELO realizovala spoločnosť Eura Mobil v prvom kroku elektronickú zložku vozidla, ktorá mala urýchliť najmä vybavovanie externých dotazov. Denne sú do Eura Mobil dodávané podvozky najrôznejších autovýrobcov, ktoré sa potom ďalej spracovávajú vo výrobe a prestavujú na obytné vozy.
V priebehu životného cyklu jedného obytného automobilu vzniká celá rada dokumentov. „Denne sa u nás nahromadí stoh nových dokumentoch o výške dobrého pol metra. Sú to napríklad a dobropisy, technické preukazu k vozidlám, záručné listy, výrobné podklady, skúšobné protokoly alebo všeobecná korešpondencia s obchodníkmi a zákazníkmi. Pri ukladaní do zakladačov potom vždy trvalo veľmi dlho, než zamestnanec našiel určité informácie k nejakému vozidlu. Iba na hľadanie sa v mnohých prípadoch muselo počítať minimálne s pol hodinou času", obhliada sa Bernd Hartmann za minulosťou. Vďaka zavedeniu ELOprofessional šetrí Eura Mobil účinne čas, pretože odpadá zdĺhavé hľadanie dokumentov.

Digitálne archivácie a vyhľadávanie

Keď bolo na jar 2006 ELO uviedlo do ostrej prevádzky, začala firma Eura mobil hneď so skenovaním novo vzniknutých dokladov z aktuálnych servisných procesov do ELO. Paralelne s tým boli dve pracovníčky poverené iba tým, že skenovali už existujúce dokumenty a zaopatrili ich v ELO evidenčnou kartou. Z dôvodu veľkého množstva dát tento proces stále ešte prebieha. K tomu Bernd Hartmann: „Každý dokumenty sa manuálne archivuje v ELO a vybaví evidenčnou kartou. Pretože je charakter jednotlivých dokumentov veľmi rôznorodý, bola by automatizácia príliš nákladná a nevyplatila by sa." V zložke sa okrem iného nachádzajú e-maily od predajcov, skúšobné protokoly alebo fotografie, ktoré dokumentujú určité skutočnosti.

Vylepšenie služieb zákazníkom

Hlavným kritériom vyhľadávania určitého vozidla v zložke je číslo podvozku. Tomu sú všetky ostatné dokumenty podriadené, napr. doklady od TUV, záručné listy a oveľa ďalšie. Sysdat ešte vyhľadávanie rozšíril o externé dátové zdroje, aby sa v správnej štruktúre ukladali taktiež dodatočné informácie o vozidle ako modelový rok, pôvod a iné. To naviac umožňuje výberové hľadanie oboch smerov. Zamestnanec si napríklad môže nechať zobraziť iba všetky dobropisy k určitému vozidlu. Opačne sa dá tiež hľadať všetky vozidlá napríklad z jedného roku.

Prehľad zaručený

Vďaka centrálnej prístupovej zložke vozidla je teraz prehľadne podchytený životný cyklus vozidla. Požiadavky sa dajú spracovať ihneď. !Zložka vozidla v ELO nám umožnila podstatne zlepšiť náš servis, udalosti sú priradené ku konkrétnemu projektu a dajú sa transparentne vysledovať. Pre nás všetkých to znamená obrovské uľahčenie práce", toľko Bernd Hartmann.

Firemné procesy

V druhom kroku bolo v spoločnosti naplánované spracovanie prijatých faktúr. V minulosti boli prichádzajúce faktúry skopírované v účtovnom oddelení a šli do príslušných oddelení na kontrolu a schválenie. Faktúry tam často ležali nespracované, takže firma prichádzala o skonto. Koordinácia medzi účtovným oddelením a odborovými oddeleniami bola obtiažna a najmä nepriehľadná. Tieto scenáre dnes vďaka ELOprofessional patrí minulosti.

Individuálne úpravy

Prijaté faktúry sa teraz skenujú, vybavujú evidenčnou kartou a odovzdávajú workflow. Ak spĺňa faktúra určité kritéria, priamo sa zaúčtuje. Spravidla ich ale workflow doručí do príslušného odborného oddelenia na kontrolu a chválenie. Referent tak dostane automaticky e-mailom správu, pokiaľ sa od neho v rámci workflow očakáva aktivita. E-mailová správa má význam najmä pre tých zamestnancov, ktorí s archívom ELO nepracujú denne. Workflows sú riadené centrálne z účtovného oddelenia. Pre optimálny prehľad predviedol obchodný partner ELO individuálne úpravy workflow. Každé aktívne workflow sa v účtovnom oddelení resp. v pracovnej zložke zobrazí ako referencia. Účtovné oddelenie tu vidí, v akom stave sa jednotlivé workflow nachádza. Bernd Hartmann objasňuje dosiahnutý úžitok: „Táto úprava je pre nás veľmi dôležitá. Denne je aktívnych 300 až 600 workflows, referencie umožňujú účtovnému oddeleniu udržať si prehľad o procesoch schvaľovania a v prípade potreby aj zasiahnuť, pokiaľ sa spracovávanie niektorého procesu zadrhne."

Komplexná optimalizácia

Faktúry schvaľujú zamestnanci v ELO tak, že ich zaopatria pečiatkou. Fyzické tlačidlá boli komplexne nahradené elektronickými pečiatkami v ELO. Pri zaevidovaní prijatej faktúry sa v ELO automaticky otvorí pole s informáciami o kontacii, ktorá sa dá potom priamo zapísať. Z tejto kontacie sa potom vygeneruje pečiatka v ELO a umiestni sa na faktúru.
Účtovné informácie sa automaticky prevezmú z ELO do tabuľky v Exceli. Účtovné oddelenie pomocou tejto tabuľky účtovné záznamy ešte raz skontroluje nechá ich manuálne zadať do účtovného systému. Z dôvodu blízkeho zavedenia nového účtovného systému nie je ELO prepojené s účtovným systémom používaným vo firme. Pre Eura Mobil znamená toto riešenie aj tak veľké uľahčenie práce, ako potvrdzuje Bernd Hartmann: „Aj keď ELO a náš účtovný systém nie sú prepojené, šetrí tabuľka v Exceli nášmu účtovnému oddeleniu veľmi veľa času. Predtým sa jednotlivé účtovné záznamy zhromažďovali z dokladových zložiek a až tak potom zadávali do systému." A ako Bernd Hartmann hovorí ďalej, je „príznačné pre akceptáciu systému, že zamestnankyne účtovného oddelenia pristupovali k DMS riešeniu zo začiatku veľmi skepticky a dnes sú jednými z najväčších zástankýň riešenia" .

Premyslené preojekty

Pred každým projektom zhotovuje obchodný partner ELO plán projektu. Ten je pre zaistenie optimálneho nasadenia DMS riešení veľmi dôležitý. V popredí stojí analýza procesov a požiadaviek zákazníka. Ďalším bodom na programe je centrálna archivácia vystavených faktúr. Za týmto účelom už obchodný partner prepojil s ELO jeden z troch špeciálnych systémov pre výrobcu obytných automobilov. Ďalej bolo naprogramované napojenie na účtovný systém DATEV. Teraz sa dajú archivovať záručné listy, vrátane referencie v zložke vozidiel. V budúcom kroku majú byť archivované faktúry k vozidlám. Aj tu sa vygenerujú dodatočné referencie v zložke vozidiel. Zamestnanci vďaka tomu majú kompletný prehľad o firemných procesoch. Prepojenie ďalších aplikácií bude postupne nasledovať.

V skratke

• Krajina: Nemecko
• Odvetvie: Výrobca obytných automobilov
• Firma: Eura Mobil je špecialista na výrobu obytných automobilov a do ich produkcie vkladá svoje srdce a skúsenosti už viac než 40 rokov. Firma má svoje sídlo v Sprendlingene
• Zadanie: Realizácia elektronickej zložky vozidla, v ktorej majú byť podchytené všetky informácie k jednému obytnému automobilu po celú dobu jeho životného cyklu. Elektronická archivácia prijatých a vystavených faktúr a elektronické riadenie procesu ich schvaľovania.
• Riešenie: Všetky papierové doklady k jednému vozidlu sa naskenuj do ELOprofessional a tam sa uložia do elektronickej zložky. Workflow ELO riadi proces schvaľovania prijatých faktúr.
• Úžitok: Informácie o vozidle sú k dispozícii kliknutím myši. To umožnilo podstatne zlepšiť servis na všetky strany. Plynulé procesy schvaľovania zaisťujú skonto a šetria peniaze.

Čo hovorí zákazník

„Vďaka ELO je obeh dokumentov firmou oveľa plynulejší."
Bernd Hartmann, IT manažér spoločnosti

„Aj napriek vysokej rozmanitosti funkcií je ovládanie ELOprofessional veľmi jednoduché, to bolo pre nás jedným z najdôležitejších kritérií pri výbere softwaru."
Bernd Hartmann, IT manažér spoločnosti