Iba za tri desaťročia sa táto celosvetovo jediná nemecky hovoriaca štátna diaľková univerzita vyvinula v rešpektovanú inštitúciu a je veľmi progresívna v otázkach využívania nových médií, informačných a komunikačných technológií vo výučbe. Najmä pracujúcim umožňuje univerzita naďalej vďaka vedeckému štúdiu nové perspektívy bez toho, aby pri tom museli prerušovať svoju profesionálnu dráhu. Taktiež ľuďom s postihnutím, či tým, ktorí sa starajú o svojich blízkych, či ich vychovávajú, umožňuje dosiahnuť univerzitné vzdelanie. Ľudia si taktiež volia štúdium na diaľkovej univerzite vedome ako alternatívu k dennému štúdiu.

Okolo 60 tisíc študentských zložiek

Viac než 50 000 zapísaných študentov potvrdzuje kvalitu štúdia na diaľkovej univerzite. Na pleciach fakúlt tak leží mnoho administratívnej práce. Dôležité materiály ako sú prihlášky, zápisy, osvedčenia, doklady o platbe a ďalšie spravuje odbor 2 (študijné oddelenie). V pivnici odboru bolo v tejto dobe uložených 60 000 študijných zložiek. Vďaka tejto skutočnosti boli pracovné postupy veľmi obtiažné. Pokiaľ bola potrebná niektorá zložka, musel si príslušný zamestnanec túto zložku vyžiadať v archíve. Zamestnanci v archíve ju vyhľadali a odovzdali zamestnancovi. Po spracovaní musela byť zložka opäť zaslaná do archívu a tam opäť uložená.

Efektívna práca pre budúcnosť

Okrem tohto náročnejšieho procesu došlo aj v dôsledku organizačných zmien k tomu, že priestory archívu už neboli k dispozícii. Diaľková univerzita v Hágu sa preto rozhodla zaviesť systém na správu dokumentov. Možnosti digitálnej archivácie sľubovali riešenie popísanej problematiky a po vyhodnotení najrôznejších poskytovateľov DMS riešenia sa univerzita rozhodla pre zavedenie ELOprofessional s cieľom podstatného uľahčenia správy spisov s informáciami o študentoch. „Systém sa jednoducho ovláda a zamestnanci si rýchlo zvykli na nový spôsob práce“, hovorí vedúci projektu Wilfried Bergmann.

Prehľadná štruktúra archívu a vyhľadávanie dokumentov na jedno kliknutie myši

Pomocou skenerov sa krok za krokom spracovali zložky v archívnych miestnostiach. Spoločne s obchodným partnerom ELO dala univerzita dohromady návrh štruktúry archívu. Na vyhľadávanie sa používa „imatrikulačné číslo“ a dá sa vyhľadávať ako pomocou evidenčnej karty na vyhľadávanie tak aj priamo v archíve.

Pomocou pripojenia k organizačnému systému študentov HIS-SOS si ELO vyzdvihne informácie ako meno, dátum narodenia, imatrikulačné číslo atď. a automaticky vytvorí zložku v archíve. Zamestnanci si teraz môžu zložku prehliadať ihneď, bez časového omeškania na počítači na svojom pracovisku a pridávať do nej ďalšie dokumenty. Po zadaní imatrikulačného čísla sa zobrazí kompletná zložka študenta so všetkými príslušnými informáciami vrátane všetkej korešpondencie.

Rýchla automatická archivácia

Pri prihlasovaní študentov do semestrov používa Diaľková univerzita v Hágu čiarový kód ELO. Študenti sú v systéme už registrovaní pod svojim imatrikulačným číslom. Zo systému HIS-SOS sa vygeneruje čiarový kód a umiestni sa na prihlasovacom formulári. Pri skenovaní do archívu ELO čiarové kódy načíta a informáciu cielene vyhodnotí. Prihláška sa automaticky zaopatrí evidenčnou kartou, priradí sa do príslušnej študentskej zložky a archivuje. To, čo sa pred tým robilo zdĺhavo a ručne, prebieha teraz cez ELO rýchlo a automaticky.

Optimálne procesy v správe a úspory nákladov

V súčasnosti sú staré zložky už spracované a pivnica nie je ako archív potrebná. Vďaka centrálnemu a zabezpečenému úložisku odpadá zaisťovanie bezpečnostných a pracovných kópií dokumentov. Univerzita vďaka tomu šetrí prevádzkové prostriedky aj miesto. Vďaka ELO je teraz centrálne zaručený poriadok, aktuálnosť a úplnosť všetkej dokumentácie študentov.

Pre nové cesty v celosvetovej sieti

Aby aj vzdialené faktúry Diaľkovej univerzity v Hágu mali možnosť vstupovať do archívu ELO a digitálne archivovať dokumenty ako napríklad doklady o skúškach, je v súčasnej dobe k dispozícii Internet Gateway pre prístup do archívu ELO pomocou internetového prehliadača. Zamestnanci majú prístup k požadovaným informáciám teraz teda pomocou internetu. V súčasnosti pracuje s ELO napríklad Skúšobný úrad pre ekonomické vedy.

V skratke

• Krajina: Nemecko
• Odvetvie: Vysoká škola
• Firma: Iba za tri desaťročia sa táto celosvetovo jediná nemecky hovoriaca štátna diaľková univerzita vyvinula v rešpektovanú inštitúciu a je veľmi progresívna v otázkach využívania nových médií, informačných a komunikačných technológií vo výučbe. Pre štúdium na Diaľkovej univerzite v Hágu sa rozhodlo už viac než 50 000 študentov.
• Zadanie: Odstránenie obtiažneho a zdĺhavého vyhľadávania v študijných zložkách fyzického archívu. Informácie o študentovi majú byť k dispozícii prehľadne a okamžite. Umožnenie centrálneho prístupu ku študijným zložkám študentov.
• Riešenie: Použitie platformy ELOprofessional. Prepojenie ELO so systémom na organizáciu študentov HIS-SOS. Informácie o študentoch sú uložené v elektronickej študijnej zložke a sú zamestnancom centrálne k dispozícii. Použitie čiarového kódu ELO na prihlášky do semestra.
• Úžitok: Rýchle a efektívne vyhľadávanie. Informácie sú k dispozícii jedným stlačením tlačidla. Úspora miesta a prevádzkových prostriedkov. Staré miestnosti pre archív už nie sú potrebné. Servis pre študentov sa zlepšil.

Čo hovorí zákazník

„Servis pre študentov sa vďaka ELO mnohonásobne zlepšil.“

Wilfried Bergmann, organizačný rozvoj na Diaľkovej univerzite v Hágu

„S ELO sa podarilo podstatne skrátiť procesy vyhľadávania a máme teraz jednotný prístup ku všetkým informáciám v písomnej podobe.“

Wilfried Bergmann, organizačný rozvoj na Diaľkovej univerzite v Hágu

„Poriadok, aktuálnosť a úplnosť podkladov je vďaka ELO zaistená centrálne.“

Wilfried Bergmann, organizačný rozvoj na Diaľkovej univerzite v Hágu