Požadované informácie rýchlo a bez prekážok

Prístup k požadovaným informáciám aj napriek zrakov postihnutých užívateľov, taký je cieľ skupiny scientific Blind/Low Vision Group v St. Petersburgu na Floride. Najväčší svetový výrobca elektronických pomôcok pre ľudí so zrakovým postihnutím má svoju európsku centrálu Freedom Scientific GmbH vo Švajčiarsku v obci Trägerwillen pri Kostnici pri Bodamskom jazere. Európska centrála podpory sa nachádza v Hamburgu. Freedom Scientific v súčasnosti predáva svoje programy v 65 krajinách, koordinuje lokalizáciu a úpravy pre 25 jazykov. Okrem toho firma zaisťuje technickú podporu európskych predajcov. Freedom Scientific ukladá všetky svoje znalosti do toho, aby ľudia so zrakovým postihnutím mali rovnaký prístup k informáciám ako ostatní. Predovšetkým služba zákazníkom je jedna z vedúcich myšlienok spoločnosti. O to dôležitejšie je, aby taktiež zamestnanci Freedom Scientific mali rýchly a spoľahlivý prístup k požadovaným informáciám a mohli tak zaistiť tú najlepšiu starostlivosť o zákazníkov.

Prehľad vďaka DMS

Informácie o cenách, kontrola oprávnenia na stiahnutie aktualizácií, vyhľadávanie sériového čísla či hľadanie konkrétnej e-mailovej komunikácie, vo Freedom Scientific chýbal centrálny informačný pool. Vyhľadávanie v poštových stránkach v Exchange či hľadanie SAP dokladov alebo colných a expedičných dokladov vo verejných zložkách bolo vždy extrémne náročné. Preto sa firma rozhodla zaviesť systém správy dokumentov, a to s cieľom požiadavky zákazníkov nie len splniť, ale dokonca predčiť. A rozhodla sa pre DMS riešenie ELOprofessional, pomocou ktorého bol vytvorený centrálny informačný priestor pre SAP doklady, e-maily, kancelárske dokumenty, colné a expedičné dokumenty.

E-maily a SAP doklady v digitálnom poriadku

Ako vedúcu spoločnosť na trhu elektronických pomôcok pre slepcov a ľudí so zrakovým postihnutím investuje Freedom Scientific svoje zdroje do ďalšieho rozvoja, výroby a predaja svojich produktov. Skvelý servis a rešpekt k zákazníkom sú pritom pre firmu samozrejmosťou. Pre túto samozrejmosť je dôležité používať efektívny a užívateľsky prívetivý DMS systém, ktorý splní všetky tieto požiadavky. Freedom Scientific vo Švajčiarsku používa ERP riešenie Business One. Po analýze firemných procesov bolo v decembri 2006 zavedené riešenie ELOprofessional s fulltextovou databázou a ELO XC. ELO XC zaisťuje automatickú archiváciu súčasnej a budúcej e-mailovej komunikácie na serverovej báze. Okolo 70 000 e-mailov (stav od roku 2003) bolo dodatočne v prvom projektovom kroku automaticky uložených v DMS. Vo februári 2007 nasledoval v podobe produktívneho nasadenia riešenia SAP Business One ArchiveLink pre ELO druhý krok. Aktuálny stav cca 60 000 vystavených SAP dokladov (od januára 2005) bol plne automaticky uložený a vybavený evidenčnými kartami. K ním teraz samostatne pribúdali novo vytvárané doklady ako dodacie listy a colné doklady. Pomocou ArchiveLink prebieha prevod na informácie v evidenčnej karte a uloženie dokumentov do archívu bez manuálneho spracovania. ArchiveLink vykonáva priradenie k referencii SAP resp. k zákazke. Faktúry na Floride prijaté e-mailom sa pomocou ELO-XC automaticky filtrujú a sú ďalej spracovávané cez ArchiveLink.

Voľný výhľad na obchodné procesy

Pracovné operácie, ktoré boli skôr vykonávané manuálne a trvali veľmi dlho, sú teraz zautomatizované pomocou systému ELOprofessional. Jednoduchým kliknutím myši sú doklady zo SAP Business One v sekunde zobrazené v ELO. Zamestnanci tak majú taktiež možnosť prehliadať si SAP dokumenty bez toho, aby ich pracovisko malo pripojenie na SAP, alebo aby sa v SAP vyznali. Pomocou workflow ako napríklad schvaľovanie faktúr, sú riadené obchodné procesy a transparentne zobrazované v ELO. Vďaka kombinácii ERP riešenia SAP Business One s DMA riešením ELOprofessional cez SAP Business One ArchiveLink pre ELO boli obchodné procesy vo Freedom Scientific GmbH do značnej miery optimalizované a zefektívnené.

Výhľad

Plánovaná je ďalej integrácia dokladov finančného a mzdového účtovníctva a integrácie elektronického colného odbavenia (švajčiarska colná správa).

V skratke

• Štát: Švajčiarsko
• Odbor: výroba
• Firma: Spoločnosť Freedom Scientific INC. Je jedným z popredných svetových výrobcov elektronických pomôcok pre ľudí so zrakovým postihnutím. Freedom Scientific GmbH má svoju centrálu v Tägerwilen/Švajčiarsko a prevádzkuje centrum podpory v Hamburgu.
• Úloha: Vyhľadávanie v poštových schránkach v Exchange resp. hľadanie dokladov SAP alebo colných a expedičných dokumentov vo verejných zložkách bolo vždy extrémne náročné. Manuálne pracovné procesy zaberali veľmi veľa času. Úlohou bolo digitalizovať starú a budúcu e-mailovú komunikáciu, to isté platilo pre aktuálny stav vydaných SAP dokladov.
  
• Riešenie: Vďaka zavedeniu DMS riešenia ELOprofessional bol vytvorený centrálny informačný pool pre SAP doklady, e-maily, kancelárske dokumenty, colné a expedičné doklady. Pomocou workflow, ako je schvaľovanie faktúr, sú riadené obchodné procesy a transparentne zobrazované v ELO.
  
• Úžitok: Všetky potrebné informácie sú teraz k dispozícii centrálne, stačí kliknúť myšou. Pracovné procesy prebiehajú automaticky a teda efektívnejšie. Vysoké nároky na kvalitu služieb zákazníkom sú zaistené.

Použité produkty:

• SAP Business One
• ELOprofessional
• ELO-XC
• ELO-Barcode
• ELO XML Importer
• SAP Business One ArchiveLink pre ELO
• OLE DB rozhranie obchodného partnera ELO

Čo hovorí zákazník

„Vďaka kombinácií ERP riešenia SAP Business One s DMS riešením ELOprofessional cez SAP Business One ArchiveLink pre ELO boli obchodné procesy vo Freedom Scientific GmbH do značnej miery optimalizované a zefektívnené.“ Tobias Winnes, jednateľ spoločnosti Freedom Scientific GmbH