HATLAPA Uetersener Maschinenfabrik & Co. KG ponúka celosvetový servis a vysokú dostupnosť svojich produktov. Táto zavedená firma patrí viac než 85 rokov medzi vedúcich partnerov v oblasti stavby lodí a vyrába navijaky, kompresory a kormidelné zariadenie. Vo svojom domovskom závode zamestnáva spoločnosť zhruba 300 stálych zamestnancov. Okrem toho má predajné a konštrukčné pobočky v Schwerine, v Anglicku a na Cypre a ďalej medzinárodné zastúpenie a podiely v iných spoločnostiach. S obratom vo výške cca 90 mil. (v roku 2007) sa firma vypracovala na vedúcu pozíciu na trhu. Trvalého rastu obratu dosahuje spoločnosť certifikovaná podľa DIN-ISO taktiež vďaka svetovej uznávanej kvalite služieb.

Rozhodovací proces

V oblasti ERP používa HATLAPA systém INFOR. Dokumenty k jednotlivým zákazkám skenuje špecializovaná firma a potom sú uložené v archíve. Tento spôsob archivácie však nespĺňal všetky požiadavky na flexibilný management informácií, preto sa spoločnosť v roku 2004 dôkladne poobzerala po systéme na správu dokumentov (DMS). „V DMS má byť v digitálne podobe k dispozícii kompletná dokumentácia k zákazke so všetkými súvisiacimi podkladmi. Naši servisní zamestnanci tak budú mať priamy prístup k informáciám pomocou kľúčových slov ako „zákazka“, „zákazník“, „loď“, „radarstvo“, „číslo stroja“ atď.“, hovorí vedúci oddelenia IT & Organizácie Lars Becker. „K dispozícii pritom budú ako najrôznejšie verzie výkresov, tak aj prebehnutá (e-mailová) komunikácia.“ Do užšieho výberu sa pri hľadaní DMS dostali okrem spoločnosti ELO Digital Office GmbH ešte ďalšie dve konkurenčné firmy. Nakoniec však padlo rozhodnutie v prospech výrobcu zo Stuttgartu. Rozhodujúcu úlohu pritom zohrala otvorená systémová architektúra a rozhranie ELO-API (aplication programming interface), vďaka ktorému je HATLAPA schopná integrovať vlastné aplikácie, napr. skôr vyvinuté spracovanie reklamácií.

Prístup k požadovaným informáciám od hocikadiaľ na svete

Všetka stará dokumentácia bola konvertovaná z archívu do ELO. Prístup do ELO majú teraz zamestnanci všetkých oddelení v lokalite Uetersen. Cez terminálový server sú priamo napojené dcérske spoločnosti HATLAPA Hamworthy Marine Compressors Ltd., Poole UK, HATLAPA EastMed Ltd., Limassol Cyprus a KGW Marine GmbH Schwerin. Na cestách majú zamestnanci prístup k informáciám cez zabezpečené VPN spojenie z ktoréhokoľvek miesta na svete. Z dôvodu rastúcich nárokov na veľkosť pre digitálne dokumenty sa spoločnosť rozhodla pre jedno riešení dátových skladov výrobcu NetApp, ktoré je firmou ELO certifikované. „Sťahovanie“ archivovaných dokumentov prebehlo bezchybne.

Otvorená systémová architektúra

IT oddelenie pracuje najradšej samostatne a preto si obzvlášť cení „otvorené systémové architektúry“ použitého produktu ELO. Okrem prepojenia DMS s ERP systémom (INFOR) bolo vykonané taktiež prepojenie so systémom spracovania reklamácií, ktorý si najskôr firma vyvinula sama. „Spoločnosť ELO Digital Office GmbH dáva svojím zákazníkom k dispozícii detailný popis API a v našom systémovom integrátore máme kompletného partnera“ rozpráva Markus Blohm, ktorý je vo firme za projekt zodpovedný. „Pochopiteľne“, pokračuje Markus Blohm, „závisí úspech takého celofiremeného riešenie taktiež akceptáciu zo strany zamestnancov. Preto sme pre takmer 150 zamestnancov pripravili vnútro firemné školenie, na ktorom im obchodný partner spoločnosti ELO ukázal niektoré rady a tipy pre každodennú prácu s aplikáciami.“

Archivačná doba 30-40 rokov

Životnosť strojov dodávaných spoločnosťou HATLAPA je viac než 30-40 rokov, preto musia byť podklady z tohto obdobia pre servisné účely rýchlo k dispozícii. Súčasne mala byť odstránená taktiež s tým spojená hora papierových dokumentov. Viac než rok jednala audítorská firma s príslušným finančným riaditeľstvom v Klieli; medzitým sa firma môže vďaka dokumentácií procesu a kontrolovanej archivácií v ELO takmer kompletne vzdať originálnych dokladov.

Systém žije

Životnosť strojov dodávaných spoločnosťou HATLAPA je viac než 30-40 rokov, preto musia byť aj podklady z tohto obdobia pre servisné účely rýchlo k dispozícii. Súčasne mala byť odstránená tiež s tým spojená hora papierových dokumentov. Viac než rok jednala audítorská firma s príslušnými informačným riaditeľstvom v Kieli; medzitým sa firma môže vďaka dokumentácii procesu a kontrolovateľnej archivácii v ELO takmer kompletne vzdať originálnych dokladov.

Systém žije

„Pochopiteľne aj u nás požiadavky stále rastú. Pred nami je ešte prepojenie s účtovným systémom (Varial). Okrem iného budeme môcť pomocou workflow systému ELO optimalizovať kontrolu prichádzajúcich faktúr“, tým si je Lars Becker, zodpovedný vedúci oddelenia IT a Organizácie, na základe predchádzajúcich pozitívnych skúsenostiach istý.

Čísla a fakty

Vo firemnom archíve spoločnosti HATLAPA sa v súčasnosti spravuje viac než 3 000 000 dokumentov. Digitalizovaná dokumentácia k zákazkám siaha až do roku 1974, takže aj požiadavky na náhradné diely týkajúce sa strojov dodaných v tomto období sa dajú rýchlo spracovať. S úspechom je pritom využívané fulltextové vyhľadávanie ELO pre dokumenty, ktoré spočiatku nie sú kompletne indexované.

V skratke:

• Štát: Nemecko
• Odvetvie: stavba ľudí
  Spoločnosť: HATLAPA Uetersener Maschinenfabrik GmbH & Co. KG patrí už viac ako 85 rokov medzi vedúcich partnerov v oblasti stavby lodí. V roku 2005 bol obrat cca 55 miliónov eur.
  
• Zadanie: Fungovala archivácia nie však flexibilný management informácií. Zamestnanci mali mať k dispozícii priamy prístup k všetkej dokumentácii zákazok cez kľúčové slová, avšak digitálne v DMS.
  
• Riešenie: V archíve spoločnosti HATLAPA sa v súčasnosti s ELO spravuje cca 3 000 000 dokumentov. S úspechom je pritom využívané fulltextové vyhľadávanie ELO pre dokumenty, ktoré spočiatku nie sú kompletne indexované.
  
• Úžitok: Zamestnanci majú prístup k informáciám cez zabezpečené VPN spojenie (od hocikadiaľ na svete). Digitalizované dokumenty o zákazkách siahajú až do roku 1974, takže aj dopyt po náhradných dieloch týkajúcich sa strojov v tomto období sa dá veľmi rýchlo spracovať.

Čo hovorí zákazník

„Silná firma potrebuje silné administratívne zázemie. Na to potrebujete nie len dobre vyškolených zamestnancov, ale tiež profesionálne stroje ako napr. ELOprofessional.“ Lars Becker, vedúci oddelenia IT & organizácie HATLAPA

„Chceme udržať vysokú úroveň služieb pre našich zákazníkov na celom svete. Administratíva musí mať rýchly prístup ku všetkým podkladom týkajúcich sa zákazníkov. To realizuje pomocou ELOprofessional.“ Lars Becker, vedúci oddelenia IT & organizácie HATLAPA