Vo firme Hoffmann + Krippner – popredného výrobca špecifických klávesníc podľa požiadavok zákazníkov v Nemecku – sa nie len vyrábajú klávesnice, ale aj vyvíjajú celé riešenia. Nie je totiž klávesnica ako klávesnica. Niektoré z nich sú osvetlené z vnútra, iné odpudzujú nečistoty všetkého druhu, ďalšie sa nachádzajú priamo na obrazovke. V priestoroch, kde je kladený veľký dôraz na hygienu, sú potrebné iné klávesnice než vo verejnej správe. Progresívne technológie a spracovanie projektov v blízkosti zákazníkov sú preto v spoločnosti Hoffmann + Krippner alfou a omegou.

Optimalizácia procesov pre inovatívne technológie

Paleta produktov firmy pritom spĺňa tie najvyššie nároky, od jednoduchej fóliovej klávesnice až po komplexné špeciálne riešenia. Táto ponuka vyžaduje nákladné a komplexné procesy v celej firme. Ak chce teda firma splniť vysoké nároky na kvalitu a zákaznícky servis, je rýchle vyhľadávanie informácií a transparentnosť obchodných procesov úplne nevyhnutné. Firma sa preto rozhodla, že v otázkach optimalizácie firemných procesov vsadí na progresívne technológie a zavedie systém na správu dokumentov.

Transparentné procesy zvyšujú produktivitu

Viac ako 35 rokov skúseností a úspechu pri vývoji klávesníc šitých na mieru hovorí samo za seba. S úspechov však súvisí taktiež nutnosť spravovať neobmedzený počet dokumentov. Preto mal byť súčasný fyzický archív digitalizovaný, aby dôležité informácie o zákazníkoch a produktoch boli k dispozícii rýchlo a prehľadne. Takýto prehľad je potrebný práve pri procesoch, na ktorých sa podieľa viac oddelení a iba tak sa dá zaistiť produktivita práce. Za samozrejmosť bolo považované jednoduché prepojenie systému DMS so súčasným ERP systémom Infor a integrácie dokumentov a e-mailov z kancelárskych aplikácií. Pri vyhodnotení najrôznejších poskytovateľov DMS hralo pre firmu Hoffmann + Krippner rozhodujúcu roli taktiež intuitívne ovládanie aplikácie. Užívateľsky prívetivé riešenie, s ktorým môžu ihneď pracovať taktiež nezaškolení zamestnanci, bolo teda základnou podmienkou. Skrátka a jasne: Nároky, ktoré firma kladie na vlastné technológie a zákaznícku filozofiu, očakávala taktiež od kvality a servisu poskytovateľa DMS. Po obsiahlom vyhodnocovaní najrôznejších DMS riešení sa firma Hoffmann + Krippner rozhodla pre ELOenterprise.

Premyslené projekty šetria náklady

Architektúra servera ELOenterprise umožňuje jednoduchým spôsobom navrhovať komplexné rozhranie. Okrem toho taktiež vedenie firmy presvedčili znalosti a služby obchodného partnera ELO. Realizácia projektu ELOenterprise u Hoffmann + Krippner trvala iba niekoľko týždňov. Náklady na zavedenie DMS sa tak podarilo značne zredukovať. Prepojenie ELO s ERP systémom Infor dnes umožňuje automatickú archiváciu dokladov. Za týmto účelom bolo využité flexibilné a štandardizované rozhranie obchodného partnera, ktoré zaisťuje hladkú integráciu. Aj staré papierové doklady boli digitalizované a následne uložené do nového riešenia.

Rýchlo dostupné informácie

Faktúry, dodacie listy, potvrdenie objednávok aj všeobecná korešpondencia z Office dokumentov alebo e-mailov sa kompletne vkladajú do ELOenterprise a tu archivujú. Digitalizované boli aj staré papierové doklady. Tie sú taktiež k dispozícii v centrálnom archíve. Ak potrebuje zamestnanec informácie o zákazníkovi alebo o produktoch, stačí na ich zobrazenie stlačiť tlačidlo.

Myslieť na budúcnosť

Nasledujúcim dôležitým krokom u Hoffmann + Krippner je štandardizácia procesov s ELOenterprise. Pre objednávky sa vyrábajú vzorové série, ktoré zákazník vyhodnocuje. To všetko sa doposiaľ dialo pomocou formulárov a hŕby papierov. Naviac sa celý proces spracováva súčasne v niekoľkých oddeleniach. Z tohto dôvodu dochádzalo v minulosti často k opakovaným požiadavkám zákazníkov. Workflow, ktoré je integrované v ELOenterprise, vie postupy a termíny presne definovať a riadiť. Vďaka tomu zostávajú procesy v chode a nestagnujú. Ak vypadne niektorý zamestnanec, sú vytvorené jasné pravidlá zastupovania, čím je zaistená plynulosť spracovania. Celý proces a kompletné dohody so zákazníkom sú jasne zdokumentované. Firme to prináša obrovské zlepšenie kvality, úspory času a nákladov. Záver je jasný: Nie je DMS ako DMS. Individuálne úpravy ELOenterprise v súlade s potrebami a procesy u Hoffmann + Krippner umožňujú firme ešte lepšie realizovať svoje hlavné ciele – blízkosť zákazníkovi a kvalitu. Flexibilné technológie ELO prispieva k ďalšiemu úspechu firmy Hoffmann + Krippner.

V skratke

• Krajina: Nemecko
• Odvetvie: Priemysel
• Firma: Hoffmann + Krippner vyvíja a vyrába klávesnice podľa špecifických požiadavok zákazníkov pre priemyselné aplikácie. Spektrum dodávok siaha od jednoduchých flexibilných fóliových klávesníc až po „inteligentné zadávacie systémy“ s integrovanou elektronickou a definovaným rozhraním. Od svojho založenia v roku 1972 sa z firmy stala pre komplexné a kompletné riešenia s definovaným rozhraním a schránkou.
• Zadanie: Informácie o zákazníkoch a produktoch k dispozícii jedným stlačením tlačidla.
• Riešenie: Faktúry, dodacie listy, potvrdenie objednávok a všeobecná korešpondencia z Office dokumentov alebo e-mailov sa kompletne vkladajú do ELOenterprise a tu archivujú. Digitalizované boli aj staré papierové doklady, ktoré sú teraz taktiež k dispozícii v centrálnom archíve.
• Úžitok: Ak potrebuje teraz zamestnanec informácie o zákazníkovi alebo produktoch, má ich k dispozícii jedným stlačením tlačidla. Vďaka tomu sa dá aktívne zaistiť blízkosť k zákazníkovi. Znalosti firmy sú znova v produktívnom obehu optimálne využívané.

Čo hovorí zákazník

„S ELOenterprise sme podstatne zvýšili našu produktivitu, zlepšili servis zákazníkom a dosiahli interné úspory času a nákladov.“
Ralf Krippner, jednateľ