Rýchla realizácia a nasadenia

Zavedenie softwaru zvládol obchodný partner ELO realizovať počas troch mesiacov. Zaškolenie zamestnancov si vyžiadalo iba niekoľko dní. Dokumenty ako faktúry, ponuky alebo všeobecná korešpondencia sa teraz skenujú do systému ELO a zaopatrujú sa evidenčnou kartou. Lekáreň Gustav-Adolf tým šetrí čas a miesto v archíve a naviac má rýchly prístup k dokumentom ako sú cenové ponuky, informácie o produktoch, formuláre žiadostí, objednávky, opakujúce sa pracovné postupy atď. Dokumenty sú v archíve ELO uložené s kontrolou verzií a v súlade s právnymi požiadavkami.

Centrálna platforma znalostí

Prijaté a vystavené dokumenty ako dodacie listy, faktúry alebo ponuky z WINAPRO SQL preberá ELO automaticky do archívu. Relevantné dáta (číslo zákazníka, dodávateľ, dátum vystavenia faktúry atď.) sa vyčítajú z dokumentu a zobrazia užívateľovi. Pri archivácii sa naviac používa kontrola duplicity, ktorá zaistí, že každý dokument bude uložený iba raz. Za rok sa archivuje zhruba 12 500 dokumentov. Rolf Hummelmann k tomu hovorí: „Do správy zákazníkov sa WINAPO vkladáme ako zákazníkov, tak aj dodávateľov a tieto dáta potom vďaka rozhraniu používame aj v archíve ELO. Vďaka tomu sa čas potrebný na starostlivosť o dáta skráti na polovicu. Pri niektorých dodávkach, napríklad pri inhalačných pomôckach na náklady zdravotných poisťovniach, musí byť skontrolovaná povinnosť schválenia, adresy, dodávateľa atď. Pokiaľ sa takýto prípad raz úspešne vybaví, môže zamestnanec v ďalšom podobnom prípade postupovať veľmi rýchlo a bezchybne. Tok informácií je zaistený vďaka centrálnej archivácií, ako potvrdzuje Rolf Hummelmann: „Skôr sa naši zamestnanci v administratívnych otázkach viac špecializovali na svoju oblasť úloh. Kombinácia ELO - WINAPO umožňuje, aby informácie boli v čo najkratšej dobe k dispozícii všetkým zamestnancom a nepopulárne postupy sa tak podstatne urýchľujú.

Optimálne riadenie prostredníctvom ELO workflow

ELO workflow preberá v lekárne Gustav-Adolf riadenie a tým taktiež aj kontrolu určitých obchodných procesov. Dokumenty z prijatej pošty odovzdá workflow v systéme ELO príslušnému pracovníkovi na spracovanie. Systém dáva pozor na platby, čo zaručuje včasné úhrady. Funkcia opätovného predloženia zaisťuje, že sa na nič nezabudne. Výsledkom sú štandardizované procesy, ktoré šetria obrovské množstvo času a umožňujú efektívnu prácu.

Komplexné zabezpečenia dáta

O zabezpečení dát sa v lekárni stará server so systémom RAID a denné zálohovanie dát mimo firmy, ktoré vykonáva externý dodávateľ. Zamestnanci pristupujú do archívu použitím hesla. Správa užívateľov v ELO umožňuje nastavenie individuálnych prístupových práv, takže určité dokumenty si nemôže prehliadať a vymazávať každý. Podľa Rolfa Hummelmanna to preňho znamená ďaleko vyššiu bezpečnosť, než akú by fyzický papierový archív mohol kedy ponúknuť. Údaje o zákazníkoch sa do ELO a WINAPO zadávajú iba vtedy, ak je k dispozícii dohoda o ochrane dát. Pokiaľ chýba, dá sa prostredníctvom potvrdzovacieho poľa na podklade zákazníka na túto skutočnosť upozorniť pri nasledujúcom nákupe.

Úspech bez vedľajších účinkov

Lekáreň Gustav-Adolf vďaka archívu ELO-WINAPO podstatne optimalizovala svoje pracovné procesy. Investície do ELO sa podľa Rolfa Hummelmanna vrátila do desiatich mesiacov a on sa pre ELO rozhodol opäť: „Rozhodnutie pre DMS a špeciálne pre ELO by som kedykoľvek urobil opäť (...) Aj keď sme mali na začiatku dvojitý archív, teda elektronický a papierový, CD-ROM a zakladač pre daňového poradcu. Aj napriek tomuto počiatočnému zvýšenému zaťaženia a zníženiu obratu o 7,2% sa lekárne podarilo v prvom roku po zavedení dosiahnuť navýšenie výnosu o 20,5%“. To hovorí samé za seba!

Daňové zostavy za dve minúty

Mesačne lekáreň pripravovala hrubý zakladač pre daňového poradcu, čo bolo časovo veľmi náročné. Tento proces dnes trvá iba dve minúty. Vďaka integrácii modulu daňového poradcu Im- & Export do ELO sa dnes daňová zostava exportuje do elektronickej zložky a napáli na CD. Najskôr však bolo potrebné daňového poradcu presvedčiť, ako objasňuje Rolf Hummelmann: „S pomocou obchodného partnera ELO sme ho presvedčili, že ELO je lepšia voľba pre naše daňové podklady, než DATEV, pretože systém DATEV je súce užitočný pre daňových poradcov, no nie pre klientov. Už len vyhľadávacia rutina v ELO ho rýchlo presvedčila. Od tej doby, čo do nášho systému môžeme previesť taktiež aj čísla účtovných záznamov z DATEVu, sú všetky pochybnosti preč.“

V skratke

• Krajina: Nemecko
• Odvetvie: Zdravotníctvo
• Firma: Lekáreň Gustav-Adolf je najstaršou lekárňou v Zindorfe aj v okrese Fürth (Bavorsko) a obzerá sa za svojou viac než 140ročnou históriou. Vysoko kvalifikovaný tým desiatich zamestnancov a zamestnankýň kladie veľký dôraz na osobné jednanie so zákazníkmi. Človek a nie lieky sú v lekárni Gustava-Adolfa v popredí.
• Zadanie: Vznikajúce dokumenty archivovať elektronicky. Ďalej je potrebné prepojiť lekárenský systém hospodárenia s tovarom WINAPO SQL. Informácie o dodávkach, objednávkach, zákazníkoch atď. musia byť k dispozícii jedným kliknutím myši.
• Riešenie: ELOprofessional je prepojený s WINAPO SQL, je zaručená jednoduchá výmena obsahov medzi ELO a WINAPO. Všetky papierové dokumenty sa naskenujú a spravujú elektronicky. Workflow riadi obchodné procesy.
• Úžitok: Plynulé a transparentné pracovné procesy. Informácie majú zamestnanci k dispozícii ihneď, stačí kliknúť myšou. Zákaznícky servis bol zásadne optimalizovaný. Podklady pre daňového poradcu sú vygenerované behom dvoch minút.

Čo hovorí zákazník

„Používanie ELO je hračka a nováčikom sa objasňuje takmer samo od seba. Taktiež zamestnanci, ktorí majú spočiatku obavy sa systému „dotknúť“, sa s ním behom veľmi krátkej doby vysporiadajú.“
Rolf Hummelmann, lekárnik a majiteľ lekárne Gustava-Adolfa

„Presvedčivý bol pomer ceny a výkonu a otvorená štruktúra. ELO sa skvelo hodí pre individuálne riešenia.“
Rolf Hummelmann, lekárnik a majiteľ lekárne Gustava-Adolfa

„Skôr boli naši zamestnanci špecializovaní iba vo svojej oblasti úloh. ELO umožňuje, aby informácie mali teraz v krátkej dobe všetci zamestnanci. Mnoho procesov sa tým urýchli.“Rolf Hummelmann, lekárnik a majiteľ lekárne Gustava-Adolfa

„Rozhodnutie pre DMS a špeciálne pre ELO by som kedykoľvek urobil opäť.“
Rolf Hummelmann, lekárnik a majiteľ lekárne Gustava-Adolfa