Change management pracuje na plné obrátky

Z Norimbergu do jednotlivých výrobných závodov vedie mnoho komunikačných rozhraní – to si vyžaduje dobre premyslenú a rýchlu výmenu informácií. Pri nezrovnalostiach týkajúcich sa montáže sprevádzkovaných ďalších otázok tákajúcich sa hotového motoru je potrebné nájsť odpoveď rýchlo. Dôležité je pritom presne zistiť dobu montáže, aby bolo možné nájsť všetky potrebné informácie o výrobe motora alebo jeho sérii. Tieto informácie spravidla pomôžu situáciu vyjasniť – odborný servis v závode potom môže jednať cielene a rýchlo. Ak nie sú dáta ihneď k dispozícii, je potrebné najskôr hľadať vo veľkých papierových archívoch, čo je príčinou zdržania a čakania pri vyjasnení a odstránení závady.

Predpisová archivácia a rýchle vyhľadávanie

V Norimbergu sa denne vyrobí cez 500 motorov pre nákladné vozidlá, súčasne s každou montážou motorov je vystavený „rodný list“. V ňom sú uvedené základné dáta – emisie, točivé momenty skrutiek, konfigurácia motoru a jeho zloženie aj technické zmeny všetkého druhu. Toto množstvo informácií je pritom uvedené na dvoch až štyroch stranách formátu A4. Najskôr boli tieto „rodné listy“ zahrnuté, zatriedené a uložené v zakladačoch v obrovských spisových skriniach a archívoch. Triedenie a archivácia dennej záplavy papiera zamestnávala dvoch ľudí. A už vôbec nebolo možné hovoriť o tom, že by archivácia bola vykonávaná procesne či v súlade s právnymi predpismi. Naviac vyhľadávanie dokumentácie bolo vždy časovo veľmi náročné. Ulli Weinmann, vedúci oddelenia Change Management v Norimbergu skoro rozpoznal, že by v technickej zmenovej službe bolo možné, so zavedením systému na správu dokumentov, pracovné procesy v MANe komplexne optimalizovať.

V prvom kroku bolo cieľom vylepšiť predpisovú archiváciu dôležitej procesnej dokumentácie. To malo najmä mnohonásobne urýchliť a zjednodušiť vyhľadávanie potrebných informácií – s výsledkom, že v prípade akýchkoľvek požiadavok bude možné jednať ihneď a spoľahlivo. Premyslené procesy prinášajú úspech. Spoločne s obchodným partnerom ELO sa MAN zamýšľal nad tým, aké obchodné procesy vo firme prebiehajú a ako sa dajú zapamätať: Každý motor nákladného vozidla má „rodný list“ (pôvodný dokument motoru), formulár, ktorý generuje systém spracovania zákazok na začiatku výroby vrátane čiarového kódu. Tento „rodný list“ motoru pre nákladné vozidla potom prechádza celým výrobným procesom. Zapisujú sa doňho všetky dôležité dáta a podpisujú sa. Každý zamestnanec ručí svojim podpisom za ním vykonanú operáciu. Povinnosť podpisu zaisťuje v trvalej prevádzke, aká je v Norimbergu, dodržiavanie štandardov kvality v MAN. Na konci výrobných krokov sa „rodný list“ naskenuje a automaticky archivuje do ELO ako TIFF a v súlade s predpismi. Vďaka rozšíreniu „rodného listu“ o čiarový kód je možné vykonávať automatické vytvorenie evidenčnej karty v ELO. Dokumentácie sú teraz k dispozícii centrálne v archíve – stačí stlačiť tlačidlo. Pomocou vyhľadávacej karty, ktorá bola definovaná v MANe, môže zamestnanec vyhľadávať podľa parametrov ako je číslo motora, číslo zákazky, číslo zákazníka, číslo podvozku, zahájenie montáže, typ motora, montážny cyklus atď. Ulli Weinmann to zdôrazňuje najmä význam vyhľadávacej karty: „Dobrý DMS musí vedieť tieto informácie rýchlo zobraziť. To musí fungovať bezproblémovo a bežať stabilne. Pre nás ELO v tomto smere spĺňa všetky podmienky“.

Silná technológia si vyžaduje plynulé procesy

„Jeden z dôvodov, prečo som sa vtedy rozhodol pre ELO, je možnosť sám si pomocou grafického rozhrania vytvárať workflow.“
Ulli Weinmann, vedúci modulu v MAN Fahrzeugwerk

Práve pri vytvorení komplexného workflow je premyslená koncepcia pre úspech rozhodujúca. Spoločne s obchodným partnerom ELO bolo pre oblasť výroby nákladných vozidiel koncipované workflow a vyvinutý špeciálny reklamačný formulár. Pokiaľ zamestnanec montáže rozpozná či obdrží chybný diel, spustí reklamačné hlásenie v systéme ELO, ktoré sa dostane priamo do oddelenia zaistenia kvality. To zaručuje rýchly pracovný proces orientovaný na rýchle nájdenie riešenia.

Pokrok pre budúcnosť

Nasledujúcim krokom v spoločnosti MAN v Norimbergu je nasadenie DMS v celom koncerne. Z tohto dôvodu sa MAN rozhodol pre migráciu na ELOenterprise. Výhodou je pritom škálovateľnosť riešenia. Plánuje sa nasadenie ELOenterprise v skúšobni motorov ako centrálneho nástroja pre správu dokumentov a vedomostnej databáze. Vďaka tomu budú na jednej strane do sekundy k dispozícii dôležité informácie a na strane druhej sa zamedzí dvojitej práci, dvojitému vývoju a najmä stratám informácií. Napojením modulu Internet Gateway bude naviac umožnené, že zamestnanci v Ankare (Turecko) alebo v Steyre (Rakúsko) budú mať prístup k centrálnemu archívu ELO bez toho, aby priamo u nich musel byť systém ELO inštalovaný. Spoločne s ELO tak Man dôsledne ide cestou spoľahlivosti, inovácie, dynamiky a otvorenosti.

V skratke:

• Krajina: Nemecko
• Odvetvie: Strojárenstvo
• Firma: MAN je jedným z vedúcich firiem v oblasti výroby vozidiel, motorov a strojárenstva v Európe s obratom zhruba 15,5 mld. Eur. MAN vyrába nákladné vozidlá, autobusy, dieselové motory, turbozariadenia a poskytuje služby priemyslu, celosvetovo zamestnáva zhruba 55 000 zamestnancov. Firemné oblasti v MAN si udržujú vedúce postavenie na svojich trhoch. Akciová spoločnosť MAN AG, Mníchov, patrí medzi 30 vedúcich spoločností na nemeckom indexe akcií (DAX).
• Zadanie: Archivácia pôvodných dokumentov o motoroch v súlade s právnymi predpismi. Rýchle vyhľadávanie informácií. 24 hodinová dostupnosť a stabilita systému. Vývoj workflow, ktoré bude efektívne riadiť procesy.
• Riešenie: Použitie ELOprofessional. „Rodný list“ je zaopatrený čiarovým kódom, naskenovaný do ELO a automaticky vytvorená evidenčná karta. Efektívny koncepcia workflow.
• Úžitok: Dokumenty sú k dispozícii centrálne, stačí stlačiť tlačidlo. Kvalita služieb poskytovaných výrobným závodom a zákazníkom sa podstatne zvýšila. ELO workflow zaisťuje transparentné a plynulé procesy pri spracovaní problémov. Systém je stabilný, k dispozícii 24 hodín denne.

Čo hovorí zákazník

„V obchodnom partnerovi ELO sme našli spoľahlivého a kompetentného partnera. Vďaka dlhodobým skúsenostiam poznáme obchodné procesy v MAN presne a vieme, čo je s ELO u nás možné."
Ulli Weinmann, vedúci modulu v MAN Fahrzeugwerk

„Ak zažijete jednu DMS ako ELO naživo a vidíte, koľko času sa tak dá efektívne získať, nikdy už necúvnete späť ku starým a prekonaným štruktúram.“
Ulli Weinmann, vedúci modulu v MAN Fahrzeugwerk

„ELO sa dá porovnať so skrutkovačom vo výrobe – bez neho je skrutku neutiahnete a montážna linka sa zastaví. Ak nebeží ELO, tak tu nebeží nič. Preto je dostupnosť a stabilita systému úplne nevyhnutná. Nemôžeme si tu dovoliť ani deň, kedy by systém nefungoval.“
Ulli Weinmann, vedúci modulu v MAN Fahrzeugwerk