Spoločnosť Maredo Restaurants Hlding je so svojimi viac než 1700 zamestnancami v obsluhe, pri grile, v kuchyni a administratíve a s celkovým počtom 60 reštaurácií (57 v Nemecku a 3 v Rakúsku) číslom 1 na trhu steakových reštaurácií. Okrem toho zaujíma Maredo druhé miesto v sektore obslužných reštaurácií a aktuálne je na 17. pozícii v celej nemeckej gastronómii. Čistý obrat skupiny sa v obchodnom roku 2007 vyšplhal zhruba na 99,4 mil. eur. Obdivuhodné čísla rovnako tak obdivuhodného podniku. Rozmanitá ponuka služieb gastronomických pobočiek dopĺňa celkový obrázok koncernu.

Ciele projektu

Keď sa hlavná správa holdingu Maredo Restaurants so sídlom v Düsseldorfe rozhodla v júli 2003 zaviesť archivačný systém a systém správy dokumentov, boli ciele načrtnuté veľmi rýchlo: štruktúrované ukladanie dokumentov (so zameraním na prijaté a vystavené doklady) a lepšie nájdenie dokladov celkovo. V detaile sa jednalo najmä o archiváciu vystavených dokladov z prostredia IBM AS/400 a spracovanie prijatých faktúr pomocou komplexného workflow. Tento workflow zahŕňal komponenty ako rozpoznanie čiarového kódu, zobrazenie niekoľkostupňovej schvaľovacej hierarchie na strane IBM AS/400. Počet pracovísk zahrnutých d projektu bol pri jeho štarte navrhnutý na 25. V súčasnosti je realizovaných 65 pracovných miest a prístup na internet (ELO Internet Gateway).

Úlohy

Dôležitou úlohou v tomto projekte bola archivácia a ďalšie spracovanie prijatých faktúr. Prijaté faktúry boli označené čiarovým kódom a odoslané do ELO workflow na ďalšie interné spracovanie. Zvláštnosťou bolo zobrazenie niekoľkostupňového schvaľovacieho procesu, ktorý mal v závislosti na fakturovanej čiastke prebiehať automaticky: Do určitej čiastky mohol faktúru schváliť zamestnanec, pri prekročení tejto hranice muselo faktúru naviac odsúhlasiť aj vedenie firmy. Túto požiadavku realizoval jeden z obchodných partnerov ELO a síce kombináciu štandardov ELO (poznámky) a doplnkových programovacích prác (workflow a schvaľovací proces).

Reakcie zamestnancov

V súčasnosti vzrástol počet užívateľov ELO v spoločnosti Maredo Resaurants Holding na 65 zamestnancov. Takmer všetka administratíva pracuje s DMS riešením ELO. Úžitok pre zamestnancov aktuálne zapojených do koncepcie ELO je veľký. Dokumenty sa z veľkej časti archivujú automaticky a dajú sa v prípade potreby rýchlo nájsť. Taktiež oddelenie mzdového účtovníctva využíva už dlho archiváciu vyúčtovaní miezd a príslušných dokladov. Vďaka schopnosti zobraziť súčasnú archivačnú štruktúru 1:1 sa podarilo pre toto oddelenie vo firme Maredo realizovať zobrazenie „mzdových zložiek“. Optimálna štruktúra ELO taktiež isto prispela k akceptácii zo strany zamestnancov. Vďaka zmene štruktúry zavedených pracovných procesov potrebovali zamestnanci spočiatku trocha času, než koncepciu workflow akceptovali. V súčasnosti je však u úplne zrejmé, že kontrolné a eskalačné mechanizmy vytvorené pomocou ELO prispievajú k lepšiemu prehľadu a efektívnejšiemu spracovaniu. Zamestnanci si na DMS systém ELO zvykli veľmi rýchlo a už by sa tejto možnosti optimalizovaných pracovných postupov neradi vzdávali, hovorí pán Neumann (IT vedúci organizácie DMS) v Maredo.

Výhľad

Ďalšie navýšenie počtu pracovných miest v ELO v Düsseldorfe síce nie je plánované, ale pozornosť sa tu obracia na pohodlnú archiváciu e-mailov. Naviac majú byť k DMS systému ELO v budúcnosti pripojené aj ďalšie reštaurácie. V tomto smere sa bude jednať najmä o Internet Gateway a workflow serveru.

V skratke

• Štát: Nemecko
• Odbor: gastronómia
  
• Firma: Spoločnosť Maredo Restaurants Holding je so svojimi viac než 1700 zamestnancami v obsluhe, pri grile, v kuchyni a administratíve a s celkovým počtom 60 reštaurácií (57 v Nemecku a 3 v Rakúsku) číslom 1 na trhu steakových reštaurácií. Okrem toho zaujíma Maredo druhé miesto v sektore obslužných reštaurácií a aktuálne je na 17. pozícií v celej nemeckej gastronómií. Čistý obrat skupiny sa v obchodnom roku 2007 vyšplhal zhruba na 99,4 mil. eur.
  
• Úloha: Archivácia a ďalšie spracovanie prijatých faktúr a lepšie nájdenie dokladov vo všeobecnosti. Archivácia vystavených dokladov z prostredia IBM AS/400 a spracovanie prijatých faktúr pomocou komplexného workflow.
  
• Riešenie: Nasadenie ELOprofessional s workflow. Tento workflow zahrňoval komponenty ako rozpoznanie čiarového kódu, rozpoznanie niekoľkostupňovej schvaľovacej hierarchie na strane IBM AS/400.
  
• Úžitok: Dokumenty sa z veľkej časti archivujú automaticky a dajú sa znova veľmi rýchlo vyhľadať. Plynulé a transparentné procesy zaisťuje ELO workflow.

Čo hovorí zákazník

„Dokumenty sa z veľkej časti archivujú automaticky a dajú sa znova veľmi rýchlo vyhľadať. Možnosť zobraziť súčasnú štruktúru archivácie 1:1 iste prispela k akceptácií ELO.“ Andreas Neumann, systémový manager.