Hlavné ciele:

• Správa ISO dokumentácie
• Integrácia MS-Outlook a MS-Office na DMS
• Integrácia SAP Oficce s DMS
• Možnosti prístupu cez Internet-Gateway
• Replikácie dát (Hrušovary a Opava)
• Použitie workflow pre obeh dokumentov
• Centrálne úložisko (výrobný útvar, repný útvar, ekonomické informácie, obchodné informácie, management firmy)

Predbežná štúdia

Predbežná štúdia stanovila podstatné rámcové podmienky a detaily zadania pre zavedenie projektu. Základom boli prvé rozhovory, vedené so zodpovednými pracovníkmi a s pracovníkmi, ktorých sa týka zavedenie systému ELOprofessional v rámci organizácie.

Analýza súčasného stavu

V analýze momentálneho stavu bol preskúmaný presný stav súčasnej dokumentácie a priebeh pracovných procesov v jednotlivých firemných úrovniach a stav technického vybavenia oddelenia, v ktorých mal byť ELOprofessional zavedený.

Analýza vychádzala zo súčasných organizačných dokumentov, popisov postupov a z aktuálnych informácií zistených v rozhovoroch.

Zistený obraz skutočného stavu tvoril základ pre verifikáciu dokumentovej, organizačnej technickej koncepcie.

V tejto fáze bolo nutné analyzovať:

• objem a formáty súčasných dokumentov a zároveň ich spôsobilosť pre spracovanie v DMS systéme
• priebeh pracovných procesov s ohľadom na personálnu a organizačnú štruktúru
• technické vybavenie pracoviska

Pritom boli použité nasledujúce metódy:

Analýza dokumentov

Preskúmanie spôsobu archivácie dokumentov z hľadiska ich prístupnosti, bezpečnosti a lehoty pre uchovanie.
Cieľ: Stanovenie typu, množstva a početnosti dokumentov.

Preskúmanie dokumentačných procesov na konkrétnych pracoviskách, presný popis organizačného zaistenia a analýza firemných a dokumentačných procesov.
Cieľ: dtto

Analýza styčných miest

Detailný prieskum štruktúry dát a možnosť integrácie iných aplikácii do systému ELOprofessional.
Cieľ: zistenie možnosti integrácie ďalších systémov

Analýza okrajových podmienok

Rozdelenie podľa strategických, organizačných a technických hľadísk.
Cieľ: Vyhotovenie obecných smerníc pre celkovú koncepciu

Výsledky tejto analýzy boli spracované v niekoľkých dokumentoch.

Projektový tím pre zavedenie

Implementáciu a zavedenie systému vykonal výhradne certifikovaný ELOprofessional Business Partner. Pre optimálne vykonanie pilotného projektu boli zodpovedné osoby menované písomne.

Časový rámec projektu pre zavedenie

Pre kompletnú realizáciu diela bol stanovený časový plán s konkrétnym termínom začiatku s harmonogramom ďalších krokov. Časový harmonogram bol odsúhlasený zodpovednými osobami.

Aktuálny stav

Spracovanie dokumentov v rade 100GB. Systém je využívaný pre správu dokumentácie ISO celej organizácie. V ekonomickej oblasti pre prepojenie ekonomických a daňových dokumentov uložených v DMS a v systémoch SAP, ďalej potom pre správu dokumentov top managementu.