Moderná rozprávka: Z malej manufaktúry k celosvetovo uznávanému špecialistovi na liečbu dýchacích ciest. Táto veta popisuje vývoj firmy PARI od jeho založenia pred 100 rokmi do dnes. Z malého, remeselne orientovaného rodinného podniku vznikla firemná skupina PARI, ktorá so svojím vlastným výskumom a vlastnou produkciou udáva medzinárodné štandardy v aerosólovej technológií a celosvetovo zamestnáva zhruba 400 zamestnancov. PARI zostáva aj dnes nezávislou firmou bez cudzieho kapitálu. Preto je schopná bezprostredne uskutočňovať svoje vysoké nároky na technológie a kvalitu bez vplyvu tretích osôb. Zmyslom a cieľom jej práce je uľahčiť život ľuďom, ktorí trpia chorobou dýchacích ciest a tiež tým, ktorí sa o nich starajú. V otázkach kvality je firma veľmi náročná. To platí ako pre kvalitu produktu, tak aj pre znalosti a schopnosti zamestnancov.

Znalosti musia byť dostupné

V PARI sa zhromaždilo veľa dokumentov. Projekty boli dokončené a všetky príslušné objekty mali rýchlo získať štatút nezameniteľnosti. Preto sa firma v roku 2003 rozhodla inštalovať s ELOprofessional systém na správu dokumentov. S tým boli úzko spojené úvahy o centrálnom prepojení všetkých informácií z najrôznejších systémov spracovania dát do jedného archívu tak, aby bolo možné ich cielene znovu vyhľadať. Riešenie na správu dokumentov do ELO vedelo splniť všetky tieto požiadavky. PARI tak medzitým prešla z vtedajšieho ERP riešenia Baan na SAP. Rozhranie ELO ArchiveLink pre SAP R/3 (a iné ERO systémy) umožnilo plynulé prepojenie so súčasným systémovým prostredím.

Intuitívne vládanie s ELO.

Vďaka otvorenej systémovej štruktúre a intuitívnemu ovládaniu systému padlo rozhodnutie pre ELOprofessional veľmi rýchlo. „Užívateľské rozhranie odpovedalo predstavám užívateľov, každý sa vedel ihneď zorientovať a čo sa najmä páčilo: dokumenty boli uložené iba raz, aj keď sme si chceli ponechať našu štruktúru jednotlivých oddelení,“ hovorí vedúci projektu Ronald Schmidt. Zavedenie ELO začalo optimalizáciu spracovania prijatých faktúr pri zohľadnení všetkých zákonných požiadavok. V nasledujúcom kroku bol pripojený odbyt a servisné centrum. Faktúry, dodacie listy, všetka administratíva teraz beží cez ELO a nie cez Baan resp. SAP, pretože je tu zaručená úplnosť všetkých objektov prináležiacich k jednému obchodnému prípadu. „Strát v dôsledku vzájomnej nekompatibility je veľmi málo“, ohovorí vedúci projektu Rnald Schmidt, „zmeny sa dajú vykonávať veľmi rýchlo, pretože oba systémy sa dajú ľahko upravovať. Taktiež sme už vytvorili rozhranie k Excelu, aby sme zautomatizovali aj archiváciu najrôznejších existujúcich minidatabáz.“

Elementárna pridaná hodnota

„Kto by chcel úžitok počítať v eurách a centoch, ten by pochopil hodnotu takéhoto systému pre firmu ako celok (okrem iného rýchle nájdenie informácií a tým dobrá motivácia zamestnancov)“, mieni vedúci projektu. Elementárny úžitok získava zo systému technický servis. Ak sa vrátia prístroje, sú k nim vždy pripojené sprievodné popisy. Papier je však z hygienických dôvodov nutné odstrániť. Od zavedenia ELO prebieha spracovanie vďaka časovému podchyteniu dokumentov plne elektronicky, takže aj požiadavky na bezpapierové odbavovanie sú kompletne splnené.

Výhľad

V nasledujúcom kroku sa plánuje zapojiť do správy verzií taktiež aj elektronický podpis. Pre PARI je to veľmi dôležité, keďže právoplatný podpis je pre firmu podstatný, aby pomocou workflow mohla automatizovať obchodné procesy. „To má pre mňa pochopiteľne v tomto momente úplne najvyššiu prioritu a bude to najbližšia ozajstná úloha. Ako náhle to pobeží, nasadíme taktiež workflow, napr. pre zmenové návrhy. Ak bude existovať nová verzia, staršia prestane byť aktívna. Preto by sa mali dať jednotlivé verzie zaobstarať elektronickým podpisom,“ toľko Ronald Schmidt. DMS riešenie od ELO sa prispôsobí zmenám vo firme. Zamestnanci nechávajú svoju prácou systém rásť a podľa situácie môžu pridávať nové funkcie. Systémy nie sú nikdy hotové a tak je dobre, že ako náhle sa zmení firma, zmenia sa s ňou aj naše systémy“, raduje sa Ronald Schmidt.

V skratke

• Štát: Nemecko
• Odbor: aerosólová technológia
  
• Firma: Spoločnosť PARI Medical Hlding GmbH vyvíja a vyrába inhalačné systémy. Je zastúpená vo viac než 70 krajín celého sveta a má viac než 50% trhový podiel v Nemecku, Rakúsku, Švajčiarsku, Malajzií, Singapure a v Kórei.
  
• Úloha: Všetky informácie z rôznych systémov spracovania dát sú teraz k dispozícii centrálne v jednom archíve. Papier má byť z hygienických dôvodov zo servisu odstránený. Prepojenie s ERP systémom Baan a neskôr SAP.
  
• Riešenie: Faktúry, dodacie listy, všetka administratíva sú teraz ďalej spracovávané v ELO. Od júla 2003 spravuje 160 užívateľov cca 500 000 dokumentov v ELO.
  
• Úžitok: Rýchle nájdenie informácií, vysoká miera motivácie zamestnancov, optimalizované procesy prinášajúce úsporu času.

Čo hovorí zákazník

„ELOprofessional je flexibilný, prispôsobí sa individuálnym požiadavkám, jednoducho a rýchlo pomocou možnosti customizácie alebo pomocou skriptov ELO.“ Ronald Schmidt, vedúci projektu v PARI

„Systém sa dá ovládať skutočne intuitívne a pretože aj pomer ceny a výkonu bol v poriadku, nebolo už rozhodovanie ťažké.“ Ronald Schmidt, vedúci projektu v PARI

„Keď ide o to, aby bola myšlienka rýchlo realizovaná do činov, sú zamestnanci ELO veľmi kooperatívny – ako napríklad pri požiadavke elektronického podpisu so správnou verziou – a to je pre nás mimoriadne dôležité, pretože právoplatný podpis je pre PARI predpokladom pre automatizáciu obchodných procesov cez workflow.“ Ronald Schmidt, vedúci projektu v PARI

„Chceme jedno miesto, na ktorom sa bude dať nájsť všetko – jeden systém ako jedno srdce všetkých ostatných systémov.“ Ronald Schmidt, vedúci projektu v PARI