Oblasť č.1

Správa kmeňových spisov podnikateľských subjektov (OŽI)

Pôvodný stav

Pôvodne aj teraz sú dáta o podnikateľských subjektoch spravované v rámci základnej softwarovej agendy OŽI. Jedná sa o štruktúrované dáta databázového charakteru obsahujúce všetky informácie o podnikateľských subjektoch. Nad touto základnou identitou podnikateľského subjektu prebiehajú najrôznejšie správne konania, ktorých výsledkom sú dokumenty (žiadosti, rozhodnutia atď.), ktoré tvoria vlastný spis príslušného subjektu. Tento spis existuje primárne vo fyzickej (papierovej podobe).

Súčasný stav

V súčasnej dobe sú informácie o podnikateľských subjektoch spravované v novom softwarovom systéme agendy OŽI. Zároveň sú vytvorené záznamy o podnikateľských subjektoch vytvorené formou spisu v systéme ELOprofessional. Tento systém umožňuje postupnú digitalizáciu jednotlivých papierových spisov a ich efektívnu správu a zdieľanie jednotlivými referentmi.

Cieľový stav

Cieľom je prevziať do digitálnej podoby maximum papierových dokumentov viazaných k podnikateľským subjektom. Tento stav by umožnil optimalizovať zdieľanie a správu kmeňových spisov podnikateľských subjektov.

Oblasť č.2

Evidencia vypožičania spisov (OŽI)

Pôvodný stav

Pôvodný software, ktorý OŽI používal obsahoval funkcionalitu pre vedenie agendy vypožičania spisov podnikateľských subjektov. Po zavedení nového softwaru prestala byť táto funkcionalita podporovaná, vznikla potreba túto oblasť riešiť iným spôsobom.

Súčasný stav

V súčasnej dobe bol nad systém správy kmeňových spisov sprevádzkovaný systém evidencie vypožičania spisov podnikateľských subjektov. Systém umožňuje evidenciu vypožičania fyzických spisov jednotlivými referentmi. Ďalej je možné zaobstarávať najrôznejšie štandardizované výstupné zostavy.

Cieľový stav

Evidenciu vypožičania bude možné v budúcnosti kombinovať priamo s evidenciou použitia digitalizovaných kmeňových spisov. Taký systém v sebe bude kombinovať výhody efektívneho zdieľania digitalizovaných dokumentov s presnou evidenciou vypožičania fyzických spisov.

Oblasť č.3

Príprava a archivácia materiálov do Komisie územného rozvoja (OÚR)

Pôvodný stav

Odbor územného rozvoja spracoval podklady pre Komisiu územného rozvoja kombináciou fyzickej a digitálnej podoby dokumentov. Výsledkom bola zložka papierových dokumentov, ktorá slúžila ako podklady pre jednotlivé zasadania komisie.

Možné problémy:

• Veľká spotreba papiera (obsiahla kolekcia dokumentov identická pre všetkých členov komisie)
• Komplikovaná logistika dokumentov (zber a distribúcia dokumentov)

Súčasný stav

V súčasnej dobe je príprava a distribúcia materiálov komisie realizovaná prostredníctvom systému ELOprofessional. V tomto prostredí jednak vznikajú kolekcie dokumentov vytvorených prevažne v kancelárskych aplikáciách (MS Office) a ďalej dochádza k ich efektívnej distribúcii (exportom na CD-ROM) a archivácii.

Výhody:

• Úspory papiera
• Efektívny logistika a distribúcia dokumentov
• Možnosť jednoduchej a efektívnej dlhodobej archivácie dokumentov vrátane poznámok jednotlivých členov komisie

Cieľový stav

V budúcnosti je možné doplniť šablóny dokumentov priamo do systému ELOprofessional, takže vznik nových dokumentov bude iniciovaný priamo zo systému ELO.