„Na software sme si zvykli a dosiaľ sme nikdy nemali problémy, napríklad pri aktualizáciách. Výrobca sa v rámci každoročnej strategickej porady informuje o našich prianiach a cieľoch.“ Dirk-Alexander Kogel, vedúci týmu v centrálnom oddelení Organizácie/IT-BA v skupine Südzucker.

„Myslieť a jednať v záujme plnenia úlohy dneska a zajtrajška na zaistenie záujmov a oprávnených prianí akcionárov, zákazníkov, dodávateľov, pracovníkov vo firme a budúcich generácií.“ To sú hlavné strategické myšlienky, vnímanie samých seba a vízie spoločnosti Südzucker Gruppe, najväčšieho výrobcu cukru v Európe. S objemom výroby 4,6 mil. ton cukru zaujíma koncern vedúce postavenie na európskom trhu. Pred 150 rokmi začalo všetko s cukrom, dnes pre sebe skupina Südzucker objavila tiež ďalšie pole pôsobnosti. Dcérske spoločnosti tak vyrábajú pizze, koncentráty ovocných štiav, výživu pre športovcov, škrob a lepidlá. Najnovšie vyrába Südzucker v jednej z najväčších a najmodernejších výrobní v EU motorové palivo bioethanol.

Od „malého“ po komplexné riešenie

S rozšírením produktovej ponuky začala spoločnosť Südzucker zjednocovať tiež svoje IT prostredie. Behom tohto procesu bolo rozhodnuté zaviesť centrálny systém správy dokumentov (DMS). Vo firemnej centrále v Mannheime sa už od začiatku októbra 2000 používalo archivačné riešenie ELO pre finančné účtovníctvo. Vtedy odporučili software sami užívatelia, pretože osobne mali veľmi dobré skúsenosti s „malým riešením“ ELOoffice. Vtedajšie rozhodnutie firmy pre ELO vo finančnom účtovníctve sa ukázalo byť šťastnou voľbou. Pretože časom sa DMS (vo verzii ELOprofessional 3.0) vyvinulo na centrálny archív, do ktorého bolo bez problémov možné integrovať všetky ostatné operatívne systémy.

ELO ako srdce harmonizácie IT

Aj napríklad dobrej skúsenosti s ELO si skupina Südzucker v roku 2005 v rámci štúdie prevoditeľnosti prehliadla ďalších renomovaných výrobcov DMS. Riešenie zo Stuttgartu opäť presvedčilo. Firma Südzucker sa rozhodla urobiť z ELOenterprise srdce centrálneho DMS prostredia v Mannheime. Rozhodujúcim aspektom bol pre zodpovedné osoby okrem technológie ELO taktiež a najmä ponúkaný servis. V rámci strategickej porady sa ELO každoročne informuje o aktuálnych prianiach a cieľoch firmy. Ďalší bod k dobru získalo ELO vďaka svojej certifikácií pre portálové produkty SAP Enterprise Portal a Microsoft Sharepoint Server 2007. Portál SAP Enterprise sa v súčasnosti v Südzuckere zavádza.

Silná technológia pre všetky požiadavky

Optimálna súhra viacerých systémov bola pri zavádzaní DMS systému rozhodujúca. Dnes sú prijaté faktúry pred spracovaním „včasne naskenované“, to znamená cez automatickú klasifikáciu faktúr firmy Insiders Technologies sú načítané potrebné obsahy z faktúry a odovzdané finančnému modulu SAP. Rozhranie medzi SAP a ELO umožňuje prístup ku všetkým dátam cez archív ELO. Taktiež software pre projektový management od SAPu, cProjects, je s ELO prepojený.

Hromadné dáta

Už teraz je v DMS uložený takmer jeden terabyte dát. ELOenterprise používa archivačný server L585-Proliant od Hewlett Packard a databázový systém Miscrosoft SQL Server. Pokiaľ sa množstvo dát v priebehu rokov ešte zvýši, nebude pri zvolenom riešení prejsť na väčší úložný systém Centera výrobcu EMC.

Vysoká miera akceptácie u zamestnancov

Základným predpokladom na úspech a efektívnu realizáciu DMS systémov je jeho akceptovanie zo strany zamestnancov. Systém musí byť prispôsobený požiadavkám koncových užívateľov. Intuitívne užívateľské rozhranie ELO sa týmto potrebám podriaďuje. Christian Lenz, CIO v Südzucker Gruppe, to potvrdzuje v jednom z článkov v časopise Computerwoche: „Užívatelia môžu do systémov nahliadnuť rovnako ako do spisovej skrine. Ďalej je DMS navrhnuté ako klientske rozhranie. Obsahuje logicky oddelené archívy pre management, centrálne oddelenie personalistiky pre všetkých ostatných užívateľov. V kombinácii s prístupovými právami k niektorým pre firmu kritickým dokladom prispieva tento prístup veľkou mierou k akceptácii riešenia.“ Zásadne sa firmy nesmú nikdy snažiť užívateľom nejaké riešenie vnútiť, pretože sa to sotva môže podariť. Musíte z ľudí urobiť účastníkov, nie obete.“

Trvalé rozširovanie DMS

Teraz sú už digitálne evidované ručne písané doklady pestovateľov cukrovej repy. Pri výrobcov cukru to pritom môže byť až 60 000 dokladov týždenne. ELO workflow doklady kontroluje a archivuje, resp. ich schvaľuje na odoslanie poskytovateľovi služieb. Informačný tok zostáva neprerušený a teda garantovaný. Okrem prostredia SAP sú cez webové služby prepojené s archívom ELO aj ďalšie aplikácie - patrí sem štandardný software ako Outlook/ Exchange aj špeciálne aplikácie vyvinuté priamo vo firme Südzucker. Okrem užívateľov SAP (pripojených cez Archivelink) pracuje s DMS teraz ďalších 80 až 200 užívateľov súčasne po celom svete prostredníctvom terminálového servera. V závislosti na pôvode sú texty uložené v angličtine, nemčine, francúzštine, holandštine, španielčine a taliančine. Užívatelia SAP si môžu dokumenty v ERP klientovi prehliadať vo formáte PDF alebo Tiff, všetci ostatní užívatelia potrebovali doposiaľ Windows klienta. To by sa malo podľa Kogela zmeniť, keďže v budúcnosti chce Südzucker vsadiť už len na webového klienta ELO a portálové rozhrania. Tie umožnia centrálny prístup ku všetkým relevantným firemným dokumentom cez internet bez toho, aby bolo potrebné inštalovať Windows klienta.

Efektívna tímová práca vďaka managementu elektronickej pošty

ELOenterprise má byť čo najrýchlejšie zavedený vo všetkých nemeckých závodoch skupiny Südzucker. Užívatelia tak budú ukladať personálne zložky, Office dokumenty, laboratórne listy, faktúry, CAD výkresy aj dáta z managementu dokladov ELO a SAP výhradne centrálne v ELO. Vďaka tmu bude zaistený rýchly prístup k dátam aj medzi jednotlivými závodmi. Efektívna tímová práca nebude problémom, pretože dokumenty budú k dispozícii centrálne v spoločnosti a zamestnanci k nim budú mať prístup, pokiaľ budú mať príslušné práva. E-maily bude možné ukladať v Outlooku podľa jednotlivých procesov. To podstatne zníži počet interných e-mailov s prílohami, keďže s ELO sa dajú zasielať odkazy ukazujúce na umiestnenie e-mailov v archíve.

Do budúcnosti s kľudom

Skupina Südzucker je mnohostranná a firemné procesy sú komplexné. DMS systém pomáha dosiahnuť transparentnosť zachovať prehľad. V budúcnosti sa pre koncern takmer určite otvoria ešte ďalšie oblasti obchodnej činnosti. ELOenterprise ako srdce IT prostredia ponúka flexibilnú technológiu, ktorá je vyzbrojená pre všetky nadchádzajúce úlohy skupiny Südzucker.

V skratke

• Štát: Nemecko
• Odbor: spracovateľský priemysel
• Firma: Vo výrobe cukru zaujíma skupina Südzucker s produkciou 4,6 mil. ton vedúce postavenie na trhu. Jej cukrovary sa nachádzajú po celej Európe.
• Úloha: Rastúce objemy dát, zvyšujúce sa priestorové nároky na archív, rýchle vyhľadávanie informácií, procesne riadené postupy.
  
• Riešenie: Prepojenie ELOenterprise so SAP R/3. Integrácia aplikácií MS-Office, štandardného softwaru „LaBbase“ v oddelení F&E (správa laboratórnych údajov, výskum a vývoj), aplikácie „AMI“ (management účasti) do ELO. Taktiež systém BIS (výkazy v rámci centrálneho vývojového oddelenia), ktorý bol vyvinutý vo firme, a produkt Labware LIMS v produkcií sú prepojené s ELO.
  
• Úžitok: Rýchle zostavovanie operácií, efektívne procesy, nižšie nároky na priestory, zaistenie dôležitých podkladov. V ELO je v súčasnosti uložený takmer jeden terabyte dát (laboratórne listy, personálne zložky, dáta z managementu dokladov ELO a SAP, faktúry, Office dokumenty, projektové podklady, návody na obsluhu, CAD výkresy, obrázky, videá).