Digitálne prepojenie v ére globalizácie si žiada flexibilitu, flexibilné technológie schopné úprav, ale taktiež flexibilný pracovný svet. Firemná skupina W.I.R/IRW, jeden z popredných poskytovateľov personálnych služieb a služieb pre priemysel v Nemecku, plní túto požiadavku svojimi 57 pobočkami po celom Nemecku. Do spektra ponuky tejto firemnej skupiny patrí sprostredkovanie personálu, práce na dobu určitú „Try & Hire“ a služby pre priemysel, údržba pre priemysel, údržba, outsourcing a spracovanie projektov pre takmer všetky odbory.

Silná procesná podpora pre istotu do budúcnosti

Spoločnosť W.I.R. rozširuje svoje pobočky krok za krokom, Z dôvodu nepretržitej expanzie sa firma rozhodla vybavovať administratívu centrálne v hlavnej pobočke v Ekharte (Severné Porýnie- Westfálsko) a optimalizovať ju. V minulosti bola napríklad správa uchádzačov, zamestnancov a zákazníkov kompletne v rukách jednotlivých pobočiek. Procesy boli často časovo náročné, náchylné k chybám a nepriehľadné. Spoločnosť W.I.R. hľadala riešenie, pomocou ktorého optimalizovala, efektívnejšie využívala svoje zdroje a posielala spoluprácu medzi centrálou a pobočkami. Informácie museli byť k dispozícii v rámci celej firmy. Riešenie malo byť jednoducho integrovateľné do operatívneho systému vo W.I.R. Naviac mali byť pracovné procesy riadené a podporované workflow. Po vyhodnotení 10 dodávateľov sa W.I.R. rozhodla pre ELOprofessionl. Všetky základné požiadavky splnilo ECM riešenie (Enterprise Content Management) už v štandarde – presvedčila najmä vynikajúca automatizovaná podpora procesov.

Kráka doba na spracovanie

Po rozhodnutí pre ELO bolo riešenie nasadené v celej firme iba za štyri mesiace. Zavádzanie riešenia trvalo v každej pobočke iba jeden deň. Rovnako dlho trvalo školenie pre užívateľov, a to vďaka intuitívnemu užívateľskému rozhraniu ELOprofessional. Nasledujúci deň bola zamestnancom pri práci s novým riešením ešte poskytovaná pomoc a následne mohli s aplikáciou bez problémov pracovať sami. Riešenie dnes kompletne podporuje správu uchádzačov, personálu a zákazníkov. Paralelne k tomu bolo do prevádzky uvedené skúšobné prostredie. V ňom si môžu všetci užívatelia jednotlivé procesy prehrávať a majú teda možnosť ich ďalej optimalizovať a prispôsobovať nové požiadavky systému.

Rýchla a efektívna práca

Dnes sú podklady na pobočkách vybavené čiarovými kódmi, naskenované a cez file router prenášané online do centrály v Ekharte. Tam vďaka čiarovému kódu vedia, o aký druh dokumentu sa jedná a kde bol zaevidovaný. Na tomto základe sa pre príslušnú operáciu automaticky spustí vhodný workflow, ktorý dokumenty v každom kroku predloží kompetentnému pracovníkovi v centrále. Informácie pre tento postup sa načítajú priamo z databázy, ktorá obsahuje popisy procesov vo W.I.R.. Referent teraz môže dokument skontrolovať, akceptovať či zamietnuť a v prípade potreby si od pobočky vyžiadať doplňujúce informácie. Komunikácia taktiež prebieha online. Zamestnanec na pobočke má tak ihneď spätnú väzbu a môže napríklad ešte do pohovoru s uchádzačom zahrnúť pokyny centrály. To pre W.I.R. znamená obrovskú úsporu času.

Získaný drahocenný čas a zdroje

„Administratíva sa teraz vybavuje kompletne v centrále v Ekharte. Filiálky sa môžu plne sústrediť na predaj a starostlivosť o zamestnancov. Vďaka tomu šetríme drahocenný čas a zdroje. Zároveň môžeme lepšie riadiť kapacitné výkyvy v jednotlivých pobočkách“, vysvetľuje vedúci oddelenia IT a organizácie Peter Friederich. Kvalita práce sa trvalo zlepšila.“ Filiálky mali skôr sčasti rozdielne spôsoby práce. Vďaka riadeniu pomocou workflow v ELOprofessional sú procesy teraz štandardizované, čo taktiež podstatne znížilo počet chýb“, hovorí Peter Friedrich. Cez databázu s popismi procesov môžeme automaticky generovať dynamické workflow.“

Rozšírenie vďaka pridanej hodnote

ELOprofessional sa za krátku dobu veľmi svedčilo. Aplikácia bude v najbližšej dobe ďalej rozšírená. Plánované je prepojenie účtovníctva, oddelenie bezpečnosti práce, administratívy a managementu podniku. Uvažuje sa tiež o integrácii do portálového serveru Microsoft Sharepoint ako riešenie pre intranet a zákaznícky portál. Okrem toho bude na riešenie napojená aj sesterská spoločnosť IRW - Industriedienstleistung Reinigung und Wartung ako špecialista na služby pre priemysel. Procesy a služby medzi oboma firmami sa tak budú dať v budúcnosti lepšie zladiť. „Pre nás bola realizácia tohto centrálneho riešenia obrovským pokrokom“, dodáva Peter Friedrich na záver. „S novými technológiami a metódami môžu naši užívatelia vo všetkých firemných oblastiach dnes pracovať podstatne rýchlejšie a efektívnejšie.“

V skratke

• Štát: Nemecko
• Odbor: poskytovanie služieb
  
• Firma: W.I.R./IRW je jeden z popredných poskytovateľov personálnych služieb a služieb pre priemysel v Nemecku, po celom Nemecku má v súčasnosti 57 pobočiek. S viac než 2000 zamestnancami dosahuje obrat v rade desiatok miliónov: divízie W.I.R v oblasti personálnych služieb s prácou na dobu určitú, projektovou činnosťou a sprostredkovávaním personálu a divízie IRW v sektore služieb pre priemysel s údržbou zariadenia, realizácií čiastkových prevádzkových procesov outsourcingových partnerov v priemysle a poskytovaním projektových služieb šitých na mieru. Centrála obidvoch firiem je v Ekharte pri Düsseldorfe.
  
• Úloha: Administratíva mala byť centrálne presunutá do Ekhartu z dôvodu rozširovania pobočiek. Spoločnosť W.I.R hľadala riešenie, pomocou ktorého by procesy optimalizovala efektívnejšie využívala svoje zdroje a posielala spoluprácu medzi centrálou a pobočkami. Informácie mali byť k dispozícii v rámci celej firmy a riešenie malo byť jednoducho integrovateľné do operatívneho systému vo W.I.R.
  
• Riešenie: Podklady sú na pobočkách vybavené čiarovým kódom a naskenované a cez file router prenášané online do centrály v Ekharte. Tam vďaka čiarovému kódu vedia, o aký druh dokumentu sa jedná a kde bol zaevidovaný. Na tomto základe sa pre príslušnú operáciu automaticky spustí vhodný workflow v ELO, ktorý dokumenty v každom kroku predloží kompetentnému pracovníkovi v centrále. Komunikácia prebieha online
  
• Úžitok: Optimálna komunikácia medzi pobočkami. Rýchla a efektívna práca. Zamestnanci majú všetky informácie ihneď k dispozícii a môžu ich ihneď použiť pri pohovore s uchádzačmi. Enormná úspora času pre zamestnancov, ktorá prispeje najmä zákazníckej službe.

Čo hovorí zákazník

„S ELOprofessional máme perfektne zladené softwarové technológie, správne workflow a robustnú celkovú koncepciu, ktorá našu činnosť optimálne a spoľahlivo podporuje.“ Peter Freidrich, projektový vedúci v oddelení IT a organizácie.

„Administratíva sa teraz vybavuje kompletne v centrále v Ekharte. Filiálky sa môžu plne sústrediť na predaj a starostlivosť o zamestnancov. Vďaka tomu šetríme drahocenný čas a zdroje. Súčasne môžeme lepšie riadiť kapacitné výkyvy v jednotlivých pobočkách.“ Peter Freidrich, projektový vedúci v oddelení IT a organizácie.

„Filiálky mali skôr sčasti rozdielne spôsoby práce. Vďaka riadeniu pomocou workflow v ELOprofessional sú procesy teraz štandardizované. To podstatne znížili počet chýb.“ Peter Freidrich, projektový vedúci v oddelení IT a organizácie.

„Pre nás bola realizácia tohto centralizovaného riešenia obrovským pokrokom. S novými technológiami a metódami môžu naši užívatelia vo všetkých firemných oblastiach dnes pracovať podstatne rýchlejšie a efektívnejšie.“ Peter Freidrich, projektový vedúci v oddelení IT a organizácie