Spoločnosť Weimarer Wohnstätte GmbH vytvára životné procesy – najmä vtedy, ak sa jedná o prenájom či predaj bytov za dostupné ceny. Ako stopercentná dcérska spoločnosť mesta Weimar pracuje a jedná Weimarer Wohnstätte s pochopením pre budúci rozvoj a zástavbu mesta. Jej snahy sa v prvom rade riadia záujmami a predstavami nájomníkov a vlastníkov bytov. „Vytvárame miesta pre život“ je nie len sľub cenovo dostupného bývania, ale aj priznáva snaha o zlepšenie bytovej kultúry a kvality života.

Flexibilné riešenie archívu, ktoré obstojí aj v budúcnosti

Pred zavedením ELO už spoločnosť Weimarer Wohnstätte GmbH zložky svojich nájomníkov archivovala elektronicky. Software pre bytové hospodárstvo však mal byť v nasledujúcich rokoch modernizovaný. Od roku 2003 bolo jasné, že dlhodobá archivácia sa musí opierať o inovatívny, flexibilný a predovšetkým nezávislý archivačný systém, ktorý tiež bude možné prepojiť s akýmkoľvek iným softwarom. Vyhodnocovanie archivačných systémov nebolo pre Weimarer Wohnstätte jednoduché. Najmú preto, že už používané riešenie pre hlavnú oblasť činnosti ponúka taktiež archivačnú komponentu. Po obsiahlom hľadaní trvajúcom jeden a pol roka a porovnávanie najrôznejších systémov archivácie a správy dokumentov, aj po niekoľkých praktických návštevách u iných bytových spoločností sa firma rozhodla pre ELOprofessional.

Intuitívne ovládanie bez veľkého učenia

Aj cez elektronickú poštu nájomníkov sa v firme pracovalo s centrálnym archívom papierových dokumentov. Hľadanie informácií zo zložky nájomníka bolo namáhavé a zdĺhavé. Dôležitým kritériom pre rozhodnutie nasadiť ELO ako elektronický archivačný systém bola okrem jednoduchého a intuitívneho ovládania tiež skutočnosť, že naučiť sa ovládať systém sa dá rýchlo. Presvedčivá bola najmä flexibilita prispôsobenia sa systému bytového hospodárstva používaného vo firme. Prepojenie oboch softwarových systémov trvalo iba jeden deň. Dnes je vďaka ELOprofessional každá informácia – tiež zo servisných centier mimo centrály – k dispozícii ihneď bez straty bez straty času – stačí stlačiť klávesu.

„Kompetentný, flexibilný a angažovaný vo všetkých otázkach tkajúcich sa bývania“

Pokiaľ toto tvrdia zákazníci o zamestnancoch firmy, môže byť na to v podstate hrdá. Weimarer Wohnstätte ponúka napríklad 24 hodinový servis pre všetky technické problémy týkajúce sa bytu nájomníkov. V každej väčšej obytnej oblasti sa nachádza servisné centrum spoločnosť Weimarer Wohnstätte. S rovnakým nasadením a kompetenciou zastupuje firma tiež záujmy vlastníkov, napríklad pri správe a údržbe ich bytových domov a budov. S ohľadom na nasadenie v záujme nájomníkov a vlastníkov bytov je elektronický archív ELO pre firmu dôležitým prostriedkom na zvyšovanie spokojnosti zákazníkov.

Na ceste k spokojnosti zákazníkov

Spoločnosť Weimarer Wohnstätte začala svoj projekt ELO so spracovávaním a archiváciou aktívnych nájomných vzťahov. K archivačnej štruktúre ELO patria zložky so zmluvami a korešpondenciou ako napr. nájomné zmluvy, zmeny nájomného alebo oprávnenie k inkasu z účtu. Ďalšie zložky obsahujú dokumenty týkajúce sa súdnych aktivít, kaucií a záruk, vyúčtovanie prevádzkových nákladov a ostatných platobných ujednaní. Informácie týkajúce sa bytov sú v ELO archivované v zložke bytov, napr. pôdorysy, fotografie a plány. V rámci popísanej archivácie zložiek boli pracovné postupy vo vnútri firmy cielene zjednodušené, takže zamestnanci v oblasti bytového hospodárstva môžu svoje vlastné dokumenty v jednej pracovnej operácii archivovať sami. V tejto súvislosti zorganizovala spoločnosť Weimarer Wohnstätte GmbH elektronickú archiváciu e-mailových a faxových dokumentov z Lotus Notes do elektronickej zložky nájomníka v ELO. S rozhraním ELO Cold môžu zamestnanci automaticky nahrať listy s vyúčtovaním prevádzkových nákladov zo systému bytového hospodárstva AS/400 a Wohndata do zložky nájomníkov v ELO.

Pridané hodnoty archivácie

Jednoduché ovládanie a prepojenie so systémom bytového hospodárstva prispeli k vysokej akceptácií DMS u všetkých zamestnancov Weimarer Wohnstätte. Archivačný systém sa stal dôležitou súčasťou v dennom pracovnom procese a dnes už k nemu neodmysliteľne patrí. ELO je k dispozícii všetkým zamestnancom, aj tím, ktorí pracujú v externých kanceláriách vo Weimare. Rýchla reakcia, okamžité informácie a tlač kópií v súlade s požiadavkami – to sú faktory, ktoré zamestnanci vnímajú ako pozitívne. “Vyúčtovanie nákladov na vykurovanie, ktoré sme predtým od externej firmy dostávali v meter vysokých papierových zväzkoch, sa dnes so zhruba 7000 dátovými záznamami vojdú na 2 CD“, hovorí vedúci projektu paní Dr. Wernicke.

Výhľad

„Myslím, že v budúcnosti vytvoríme z dnešného archívu zameraného na bytové hospodárstvo centrálny archív, v ktorom budeme archivovať tiež dôležité dokumenty týkajúce sa organizácie a riadenie firmy a pomocou diferencovanej správy prístupových práv ELO je individuálne sprístupníme zamestnancom spoločnosti Weimarer Wohnstätte GmbH“, dodáva paní Dr. Wernicke záverom. Elektronický archivačný systém ELO je stále rastúcim systémom, vďaka ktorému sa dá zefektívniť rada pracovných procesov.

V skratke

• Štát: Nemecko
• Odbor: nehnuteľnosti
  
• Firma: Ako stopercentná dcérska firma mesta Weimar prenajíma a predáva Weimarer Wohnstätte GmbH cenovo dostupné bývanie. Spravuje 7000 bytov a 1000 nebytových priestorov, garáží atď.. Firma zamestnáva 58 zamestnancov.
  
• Úloha: Rýchly a prehľadný prístup ku zložkám nájomníkov zo strany všetkých zamestnancov a z každého pracoviska spoločnosti Weimarer Wohnstätte GmbH. Rozhranie k systému bytového hospodárstva AS/400 a Wohndata.
  
• Riešenie: Zložky nájomníkov, prijatá a odoslaná pošta sa spracovávajú a archivujú pomocou ELOprofessional. Vyúčtovanie prevádzkových nákladov sa zo softwarom pre bytové hospodárstvo cez rozhranie ELO Cold automaticky integruje do elektronickej zložky nájomníka v ELO.
  
• Úžitok: vyššia spokojnosť zákazníkov, optimalizácia informačného toku, efektívne obchodné procesy.

Čo hovorí zákazník

„Bola vytvorená možnosť, aby sa obrovské množstvá dát dali archivovať za cca 2O minút v podobe dokumentov v ELO – pre každého zamestnanca zvlášť. To je nie len obrovské uľahčenie práce ale aj obrovská úspora času, získaný čas teraz využívame pre skutočne zmysluplné veci.“ Dr. A. Wernicke, management IT a riadenie projektov vo Weimarer Wohnstätte GmbH

„V ELO sa už archivuje aj veľa dokumentov MS-Office – je to veľmi pohodlné riešenie, ktoré je súčasťou štandardného balíčka archivačného systému ELO, som úplne nadšená.“ Dr. A. Wernicke, management IT a riadenie projektov vo Weimarer Wohnstätte GmbH