Individuálne riešenie a intuitívne používanie

Vedenie spoločnosti si veľmi dobre uvedomovalo nutnosť perfektného prehľadu v oblasti firemných procesov. Boli zistené nedostatky v nákupnom oddelení a management sa rozhodol zaviesť systém na archiváciu a správu dokumentov. Zložité spôsoby narábania s papierovými dokumentmi vďaka tomu mali patriť minulosti. Najmä bolo dôležité, aby potrebné informácie bolo možné nájsť rýchlo, bez zložitostí a najlepšie všetky na jednom mieste. Po dôkladnom vyhodnotení výrobcov DMS systémov vsadila firma Ybbstaler na ELOprofessional. „Presvedčila nás možnosť prispôsobiť ELO presne našim potrebám pomocou skriptovania a najmä jednoduché ovládanie systému", hovorí vedúci IT Reinhard Spreitzer. Štartovný výstrel pre projekt ELO padol na jar v roku 2007.

Zmena v zdĺhavých a obtiažnych procesoch

Pred zavedením ELOprofessional sa spustil tok papierových dokumentov na mostnej váhe. Tu sa vážili prichádzajúce vozidlá pred vykládkou a po nej, aby sa zistilo skutočné množstvo dodávky. Na tomto mieste sa vystavujú a podpisujú doklady o vážení a prijímaní tovaru, colné dokumenty, certifikáty a kontrolné protokoly. Dokumenty sú potom ďalej odovzdané do laboratória a colnému resp. účtovnému oddeleniu. Pretože s dokladmi pracuje niekoľko oddelení nezávisle na sebe, bolo potrebné ich niekoľkokrát skopírovať a potom odovzdávať zodpovednému pracovníkovi. Dôsledkom toho bol zdĺhavý, obtiažny a najmä neprehľadný proces.

Jasné procesy vďaka štruktúrovanej koncepcii

S ELOprofessional patria tieto zdĺhavé procedúry minulosti. Všetky papiere sa ihneď po prijatí naskenujú na centrálnom mieste a uložia v elektronickej podobe. Vytvorenie. Evidenčnej karty pritom v ELO prebieha sčasti automaticky, sčasti ručne. Vďaka štruktúre stanovenej firmou sú dopredu všetky dokumenty priradené príslušnej udalosti. S použitím čiarového kódu, ktorý sa generuje z vlastného firemného ERP systému (CSB) sa priradenie a archivácia dodacích a vážnych listov do archívu ELO robí plne automaticky. Od tohto momentu je z každého ľubovoľného miesta v rámci firmy prístup k týmto dátam. ELO tu finguje ako centrálna informačná databáza.

Zníženie nákladov a ochrana životného prostredia

Firma Ybbstaler teraz nie len ušetrí hŕbu papierov, ale znížením spotreby papiera zároveň aj chráni životné prostredie. „Už iba pri prijímaní tovaru sa nám podarilo objem tlačených dokladov drasticky zredukovať. Pracovné postupy sa vďaka tomu podstatne urýchlili", hovorí s nadšením Reinhard Speitzer. Zamestnanci zodpovední vo firme Ybbstaler za IT sa naviac zúčastnili školenia ELO o skriptovaní a sú teraz schopní sami naprogramovať a predovšetkým zautomatizovať prácu s prvkami štruktúry a chovanie dokumentov po archivácií. To firme ponúka nezávislosť a flexibilitu, ktorá aj v budúcnosti zaručí optimálne prispôsobenie po archivácii. To firme ponúka nezávislosť, ktorá aj v budúcnosti zaručí optimálne prispôsobenie ELO požadovaným pracovným procesom.

Tri kroky k úspechu

Pred zavedením ELO premyslela firma Pred zavedením ELO premyslela firma Ybbstaler spoločne s obchodným partnerom ELO podrobnú koncepciu implementácie projektu, ktorá prebehla nakoniec v troch krokoch.

Krok 1: Pomocou ELO sa spravujú všetky nákupy od ovocia a iných surovín cez stroje až po kancelárske sponky. Naviac sa dajú všetky dokumenty z MS Office a Outlooku archivovať v ELO priamo k príslušnému prípadu. Úžitok pre zamestnancov je obrovský. Rýchlo a prehľadne nájdu všetky skoršie ponuky a môžu tak efektívne porovnávať ceny.

Krok 2: Zahŕňa taktiež oblasť nákupu všetkých surovín okolo (materiály ako kartóny, obaly alebo etikety). Aj tu sa majú všetky vstupné dáta elektronicky zadať do systému ELO a môžu byť účinne spracované.

Krok 3: V záverečnej fáze je naplánované integrovať do DMS účtovníctva s jeho centrálnym ukladaním dát. Tu má byť schvaľovanie faktúr riadené workflow. Taktiež je v pláne priame prepojenie elektronického faxovacieho systému na prostredí ELO.

Krok 1 už bol dokončený, dokončenie ešte otvorených projektových bodov je plánované na druhú polovicu roku 2008.

Mobilita pre vyššiu flexibilitu v odbyte

Externí zamestnanci, ktorí sa pohybujú po celom svete, požívajú modul ELO Mobile pre prácu na cestách. So sebou si tak vo svojom notebooku vozia aj archív ELO. Modul im poskytuje plnú funkčnosť DMS na cesty, Reinhard Spreitzer na to hovorí: „Obchodníci tak majú priamy prístup k ponukám, potvrdeniam objednávok alebo najrôznejším projektom. To zaručuje efektívnu predajnú prácu u zákazníka." Mobilný klient ELO poskytuje archív ELO k dispozícii aj offline, takže užívateľ nie je závislý na zlom či neexistujúcom internetovom pripojení.

Akceptácia a optimalizácia na plnej čiare

„Zamestnanci prijali nové, zjednodušené pracovné postupy s veľkým nadšením", líči Reinhard Spreitzer doterajšie ELO, „kto sa skôr musel pri dodatočnom hľadaní určitej dodávky prehrabávať celými horami spisov, tomu dnes stačí pár kliknutí na počítači a informácie má k dispozícii na obrazovke." 25 zamestnancov firmy Ybbstaler už bolo v novom systéme zaškolených. Už po dokončení prvej fáze projektu sa podarilo pracovné procesy v Ybbstaleri podstatne optimalizovať. Dokumenty sa už nekopírujú a neprepravujú krížom krážom celou firmou, vďaka ELOprofessional stačí par kliknutí myši a požadované informácie sú po ruke. V nasledujúcom kroku bude ELO zavedené v oblasti financií a účtovníctva.

V skratke

Krajina: Rakúsko

Odvetvie: Potravinársky priemysel

Firma: Ybbstaler je renomovaný výrobca koncentrátov ovocných štiav a prárodnych základných látok pre nápoje. So svojimi spracovateľskými závodmi v Európe patrí táto firemná skupina celosvetovo medzi najväčších vo svojom odbore.

Zadanie: Zníženie množstva papierov vo firme. Informácie majú byť k dispozícii centrálne a jednoducho k vyhľadaniu.

Riešenie: Použitie ELOprofessional. Dokumenty sa pri zaobstaraní priamo naskenujú a sčasti automaticky a sčasti manuálne opatria evidenčnou kartou. Prepojenie s MS Office a Outlookom.

Úžitok: Rýchle spracovanie. Zníženie množstva papierových dokumentov. Zamestnanci majú informácie rýchlo po ruke.

Čo hovorí zákazník

„Vďaka systému správy dokumentov od ELO sa nám podarilo znížiť nákladnú prepravu papierových dokladov na najmenšiu možnú mieru a tým obrovsky urýchliť komunikačné cesty v rámci firmy."
Reinhard Spreitzer, vedúci IT v Ybbstaler Fruchtsaft GmbH

„Zamestnanci prijali nové, zjednodušené pracovné postupy s obrovským nadšením."
Reinhard Spreitzer, vedúci IT v Ybbstaler Fruchtsaft GmbH

„Kde sa skôr muselo pri dodatočnom hľadaní určitej dodávky prehrabávať celými horami spisov, tomu dnes stačí pár kliknutí na počítači a informácie má k dispozícii na obrazovke."
Reinhard Spreitzer, vedúci IT v Ybbstaler Fruchtsaft GmbH

„Predajcovia majú s mobilným klientom ELO prístup priamo k ponukám, potvrdeniam objednávok alebo najrôznejším projektom. To zaručuje efektívnu predajnú prácu u zákazníka."
Reinhard Spreitzer, vedúci IT v Ybbstaler Fruchtsaft GmbH

„Možnosť prispôsobiť skriptovaním ELO presne našim potrebám a najmä skutočnosť jednoduchého ovládania systému nás presvedčili!"
Reinhard Spreitzer, vedúci IT v Ybbstaler Fruchtsaft GmbH