XML súbor obsahuje údaje o tom, ako ma vypadať evidenčná karta k určitému dokumentu. V nej je stanovené kam a s akými prístupovými právami má byť dokument v archíve uložený. Dátový zdroj, ako napríklad ERP systém, strojovo vygeneruje dokument (faktúru, dodací list, potvrdenie o odoslaní atď.) a naviac k tomuto dokumentu dátový zdroj pridá ešte druhý súbor, XML.

V ňom sa nachádzajú informácie pre vyplnenie evidenčnej karty. Importér ELO XML prevezme oba súbory, vyhodnotí XML súbor a dokument uloží na správne miesto v archíve ELO s odpovedajúcou evidenčnou kartou. Manuálny výber informácií pre evidenčnú kartu dokumentu tak odpadá. Archivácia do ELO vykonáva iba XML importér bez nutnosti ľudského zásahu, náklady sa tak znížia na minimum.