Dajte svojej spoločnosti správny impulz s ELOprofessional

Rozmanitosť dostupných modulov ELOprofessional umožňuje špeciálne konfigurácie presne prispôsobené potrebám firmy. Všetky firemné dokumenty premiestnite na jedno miesto, čím informácie sprístupnite veľkému množstvu užívateľov a zároveň budú dokumenty zabezpečené. Taktiež v ELOprofessional je prioritou použiteľnosť systému. Veľmi jednoducho sa dá vytvoriť spoločná projektová štruktúra archívu, zložka pre zákazníka či sprístupniť faktúry, ktoré sú potom k dispozícii aj všetkým ostatným. Sofistikované riadenie prístupových práv kontroluje prístup k citlivým dátam. Pri navrhovaní vášho archívu nie sú kladené žiadne obmedzenia; či už sa rozhodnete ho navrhnúť klasicky v zmysle starej dobrej spisovnej skrine so šanónmi a zložkami alebo na základe individuálne vytvorených symbolov ako sú tímové miestnosti, aktivity či problémy k riešeniam.

ELOprofessional 7.0 vychádza z osvedčenej modernej architektúry ELOenterprise založenej na platforme Java. Základný archivačné a aplikačné služby je nanovo možné spúšťať na ľubovoľne platforme s dostupnou podporou Java aplikácií. Súčasťou sú aj nové verzie fulltextové a zálohovacie služby, ktoré sa dajú konfigurovať priamo z prostredia klienta ELO.

ELOprofessional je moderný systém pre elektronickú správu dokumentov, ktorý je navrhnutý pre jednoduchú a rýchlu prácu s dokumentmi. V systémoch ELO môže byť dokumentom ľubovoľný súbor (MS-Office, PDF, video, záznam zvuku, obrázok, fax, e-mail...) a taktiež aj papierový dokument. Systém umožňuje zaradiť dokument veľmi jednoducho do zabezpečeného elektronického archívu, v ktorom je potom možné jednoducho vyhľadávať nie len podľa zaraďovacích kritérií, ale aj fulltextovo a naviac kompletne po slovensky. ELOprofessional je systém dôsledne založený na princípoch architektúry klient-server s tým, že každá komponenta môže byť umiestnená na samostatnom počítači. Vďaka tomu je možné optimálne distribuovať úlohy medzi jednotlivé stroje tak, aby aj pri naozaj vysokom zaťažení boli zachované čo možno najkratšie doby odozvy, a aby práca s rozsiahlymi archívmi bola pohodlná ako v prípade archívov malých.

ELOprofessional naviac dôsledne oddeľuje dokumenty ako také a ich popisné údaje, rovnako ako údaje o štruktúre archívu. Dokumenty nie sú prevádzané do zvláštneho formátu charakteristického pre ELO, sú zachované v pôvodných formátoch. Na uchovávanie digitalizovaných papierových dokumentov sa používa štandardný formát TIFF s vysokým stupňom kompresie. Použitím štandardných formátov dokumentov a bežných relačných databáz zostáva zákazník relatívne nezávislý na výrobcovi systému – spoločnosti ELO Digital Office GmbH, naviac celý systém je veľmi otvorený (možnosť komunikácie cez OLE a COM rozhranie), podporuje XML výmenu dát a digitálny podpis.

ELOprofessional obsahuje už vo svojej základnej verzii „workflow“ – môžete riadiť tok dokumentov vo vašej organizácii. Môžete použiť buď jednoduché AdHoc vytvárané schémy (na schválenie, na vedomie), alebo môžete pomocou veľmi jednoduchého editoru vytvoriť schémy priechodov štandardných dokumentov organizácií. Odkazy na dokumenty sú automaticky rozosielané jednotlivým užívateľom vrátane pripomienok. Jednotlivé uzly schém workflow naviac umožňujú nastaviť lehoty na spracovanie dokumentu a systém podporuje sledovanie dodržovania týchto lehôt, a to ako podľa konkrétnych aktívnych workflow, podľa uzlu, tak aj podľa užívateľov. ELO podporuje zastupiteľnosť jednotlivých užívateľov, a to nie len vo workflow. V prípade, že niektorý pracovník napr. z dôvodu choroby alebo dovolenky nie je na pracovisku a nemôže teda dočasne plniť svoje pracovné úlohy, stačí v ELOprofessional aktivovať zastúpenie daného pracovníka iným a všetky úlohy neprítomného pracovníka budú odovzdávané jeho zástupcovi. Pri tvorbe schém priechodov dokumentu organizáciou je možné naviac používať podmienky alebo spojovacie uzly, ktoré po stanovenú dobu čakajú na výsledok uzlu predchádzajúceho. Je teda možné napríklad smerovať faktúry znejúce na určitú čiastku na odsúhlasenie rôznym pracovníkom práve podľa porovnania výšky čiastky konkrétnej faktúry a prahovej hodnoty. Podľa jednoduchého kritéria môžete automaticky riadiť obeh dokumentu v organizácii v závislosti na údajoch konkrétneho dokumentu. Ku každému uzlu schémy je možné pripojiť aj skripty, ktoré sa spracujú pri prijatí úlohy alebo jeho odosielaní, čo otvára možnosti pre ďalšie automatické spracovanie dokumentov, vyplňovanie popisných údajov alebo aj závislé spúšťanie ďalších workflow. Workflow sa dá plno synchronizovať elektronickou poštou, takže účastníci procesu workflow dostávajú úlohy prostredníctvom bežnej elektronickej pošty.

Práve používanie skriptov a možnosť ich načasovania na určité udalosti v archíve dáva systému ELO flexibilitu a rozširuje možnosti automatického spracovania a indexovanie dokumentov. Systém nepodporuje skripty len interne, jednotlivé funkcie ELO je možné vyvolať aj diaľkovo z inej aplikácie alebo z iného počítača, čím je možné ELO prepojiť takmer s ktoroukoľvek aplikáciou.