V jednej zložke musia byť rôzne formy elektronických informácií priradené k firemnému procesu, ktorého sa spravidla účastina rôzne oddelenia. Ak sú informácie k dispozícii v papierovej podobe, uskutoční sa ich naskenovanie, rozpoznanie a klasifikácia a následne sú zaradené do zložky.

Výhody:

• Informácia je okamžite dostupná pre všetkých zamestnancov firmy a odpadá teda vyhľadávanie akéhosi papiera.

Dôverne známy spôsob práce

Práca s archívom ELO sa opiera o tradičný spôsob práce, dajú sa tak pridávať k dokumentom poznámky alebo napr. vybaviť niektoré dokumenty pečiatkami. Dokumenty zaraďujete do štandardnej štruktúry, na ktorú ste si zvykli – archív, skrine, šanóny a zložky. Nie je pritom dôležité, ako sú jednotlivé položky zaradené: či chronologicky, abecedne či v číselnom poradí, všetko sa dá nastaviť, rovnako ako označenie zložiek farebnou informáciou.

Výhody:

• Rýchle osvojenie si práce s ELO vďaka intuitívnemu užívateľskému rozhraniu, na ktoré ste si zvykli
  
• Pozitívna odozva zamestnancov

Okrem toho je k dispozícii výkonné vyhľadávanie, ktoré umožní vyhľadávať dokumenty vo všetkých zložkách. Administrácia užívateľov je zárukou toho, že všetci môžu prehliadať a spracovávať iba tie dokumenty, pre ktoré majú príslušné práva. Pomocou digitálneho podpisu sa dajú dokumenty pri ich vzniku elektronicky podpísať v súlade so zákonom o elektronickom podpise.

Výhody:

• Dodržovanie zákonných požiadavok
  
• Zníženie podnikateľského rizika

Prehľad zaručený

Potenciály digitálneho archívu sa prejavia veľmi rýchlo. Všetky informácie vzťahujúce sa na firemné procesy, nezávisle na tom, či majú digitálnu alebo papierovú podobu:

• Sú spravované v jednom centrálnom archíve a s históriou jednotlivých verzií dokumentu, ďalej sú chránené proti falšovaniu a dajú sa jednoducho nájsť.
  
• To umožňuje kontinuálnu a konzistentnú správu dát.
  
• Firemné procesy sú riadené pomocou workflow a vďaka tomu je zaistená ich transparentnosť, zrozumiteľnosť a efektivita.

Digitálny archív je tak nie len úschovňou najrôznejších informácií, ale stáva sa riadiacim nástrojom firemných procesov.